Inhoudsopgave
Inleiding
In INSTELLINGEN beheert u alle instellingen van uw account en uw CrewPlanner omgeving. Hierdoor bepaalt u hoe u en uw werknemers met CrewPlanner zullen werken.
CrewTip! Besteed voldoende tijd aan de instellingen van uw account. Wanneer alles is ingesteld naar uw voorkeur, wordt werken met CrewPlanner nóg aangenamer.
Op de INSTELLINGEN pagina vindt u aan de rechterzijde het menu waarmee u eenvoudig door de verschillende onderdelen kan navigeren. In dit artikel lichten we u de verschillende onderdelen toe, let wel dat enkel die onderdelen voor u zichtbaar zijn in CrewPlanner waarvoor u de permissie heeft.
Algemeen
Onder ALGEMEEN vindt u, zoals de naam al aangeeft, de algemene informatie van uw onderneming. U ziet hier 4 onderverdelingen. We overlopen ze één voor één.
Klantinfo
Bij info van de klant ziet u de naam van uw bedrijf, zoals deze in CrewPlanner zal worden gebruikt, het land waar uw hoofdzetel gevestigd is en waar uw personeel staat ingeschreven.
Bedrijfsinfo
De bedrijfsinfo is een aanvulling op de gegevens van uw onderneming.
Bedrijfsnaam: de naam van uw maatschappelijke zetel.
Ondernemingsnummer: in België is dit hetzelfde als uw BTW-nummer, in Nederland is dit uw KvK-nummer.
BTW-nummer.
IBAN: uw rekeningnummer.
BIC: uw IBAN-nummer wordt gelezen en indien dit correct werd ingevuld, wordt de BIC-code automatisch voor u aangevuld.
E-mail voor factuur: Onze facturen worden naar dit e-mailadres verstuurd, maar u kunt ze ook terugvinden in CrewPlanner in het tabblad LICENTIE.
Adres: het adres van uw hoofdzetel.
Paritair comité: in dit voorbeeld ziet u het paritair comité dat vaak in de horecasector wordt gebruikt, alle paritaire comités zijn echter beschikbaar voor u. Afhankelijk van het paritair comité, heeft u de keuze uit specifieke contracttypes. Meer hierover later.
Contract Types
Alle contract types zijn optioneel, u vinkt dus aan wat van toepassing is voor uw onderneming.
De verschillende contracttypes die u hier ziet, zijn standaard in CrewPlanner voor België. In bovenstaand voorbeeld zijn de contracttypes zichtbaar voor een vaak gebruikt paritair comité voor de horeca, namelijk PC 302.
Meerdere contracttypes vereisen een dimona-aangifte. De uitleg over de dimona's en hoe deze behandeld worden vindt u hier.
Huisstijl
CrewPlanner is een white label product. Dit betekent dat u uw account in een leuk jasje kunt steken met uw eigen stijl en huiskleuren.
De kleur die u kiest voor uw account is in HEX-formaat.
CrewTip! Lees hier hoe u te weten komt welke HEX-code u nodig heeft.
Uw logo voldoet best aan deze 2 voorwaarden:
Ratio afbeelding: 3 : 1 (240 px : 80 px)
Transparante afbeelding
Configuratie
In CONFIGURATIE stelt u de basisregels van uw omgeving in; we lichten deze graag toe.
Loon: hier stelt u de basislonen in die u hanteert volgens de contract types. Hier vindt u meer informatie over het instellen van lonen.
Pauze regels: hier kunt u de pauze regels automatiseren, zo zullen deze aan de hand van uw instellingen automatisch ingevuld worden in de urenregistraties.
Timer: indien u JA (en OPSLAAN) selecteert laat u uw medewerkers in en uitklokken in de applicatie via de timer.
Pauze timer: indien u de timer in de app gebruikt, heeft u ook de mogelijkheid om een pauze timer te activeren. Zo kunnen uw medewerkers ook hun pauze via de app doorgeven.
Timer progressie: deze functionaliteit geeft uw supervisors een overzicht van de totale geplande uren tegenover de geklokte uren op een actief project. Lees meer hier.
Medewerker bevestiging: laat uw medewerkers de ingeplande shiften nog eens bevestigen via de app.
Intrekking van werknemer ingeschakeld: geef medewerkers de mogelijkheid om via de app een intrekking aan te vragen voor een reeds bevestigde shift.
Urendrempel voor intrekking: indien u gebruik maakt van bovenstaande functionaliteit, kunt u hier instellen tot hoelang voor aanvang van een shift een medewerkers een intrekking kan aanvragen voor deze shift.
CrewTip! Als "Beschikbaarheid opvragen bij medewerkers" in de afdelingsinstellingen is ingesteld op "NEE", krijgen medewerkers niet de optie om hun diensten te bevestigen of om een terugtrekking aan te vragen. Zorg ervoor dat deze instelling is ingeschakeld als u wilt dat medewerkers hun dienstbevestigingen en intrekkingsverzoeken via de app kunnen beheren.
Verzamel: als u dit inschakelt, geeft u uw managers de mogelijkheid om een verzamellocatie per afdelingsgroep in te stellen waar de medewerkers geacht worden zich te verzamelen voor het begin van hun dienst.
Facturatie: hier bepaalt u of u gebruik wenst te maken van onze facturatie module voor het automatisch opmaken van facturen (beschikbaar vanaf plan Classic).
Contract lay-outs: selecteer of u gebruik wenst te maken van de contact lay-out module voor het automatisch genereren en verzenden van contracten.
Betalingen: bepaal hier of u wenst gebruik te maken van onze betalingen functionaliteit voor het automatisch genereren van een bank bestand voor het betalen van voorschotten (beschikbaar vanaf plan Classic).
Als u deze functionaliteit inschakelt, verschijnen twee bijkomende instellingen:
Gamification: hier activeert u de functionaliteit gamification. Zodra u hier ja selecteert en op opslaan drukt, verschijnt er een bijkomende pagina in het instellingen menu waar u uw gamification instellingen beheert. Lees in dit artikel hoe u tewerk gaat.
Gamification geactiveerd voor werknemers: zodra u tevreden bent met uw gamification instellingen, activeert u gamification voor uw werknemers door deze functionaliteit op ja te zetten en op te slaan.
Beveiliging - Two-Factor-authenticatie: als u dit inschakelt, verplicht u uw managers om two factor authenticatie te activeren en wordt u gevraagd om hiervoor een deadline in te stellen. Nieuwe managers krijgen hiervoor standaard 3 dagen. (Dit geldt niet voor bedrijfs- of payroll managers)
CrewTip! Indien men dit niet tijdig activeert, wordt de account vergrendeld en dient u de manager te verwijderen en opnieuw uit te nodigen.
Vraag beschikbaarheid voor gevulde shiften: indien ingeschakeld, zal CrewPlanner alsnog aan de medewerkers vragen om beschikbaarheid op te geven voor deze shiften zelfs als uw planning al compleet is. Zo kunt u snel werknemers die hun beschikbaarheid intrekken, vervangen.
Genereren van shiftreferenties: met deze functionaliteit kunt u ervoor zorgen dat een referentie toegekend wordt aan elke groep nieuwe shiften die gelijktijdig aangemaakt worden. Deze referentie kunt u terugvinden bij elke shift als u een project of een weekrooster van een werkschema raadpleegt.
Projectpublicatie voor beschikbaarheid: u bepaalt zelf hoelang van tevoren een project voor de medewerkers via de app zichtbaar zal zijn om beschikbaarheid aan te geven.
Planning tijd afronding: hier bepaalt u hoe het start en einduur zal worden afgerond voor de opmaak van uw planning. Standaard staat dit ingesteld per kwartier.
Urenregistratie tijd afronding: hier bepaalt u hoe het start en einduur van de gerwerkte zal worden afgerond voor de urenregistratie. Standaard staat dit eveneens ingesteld per kwartier.
Voorvertoning urenregistratie standaard: hoe wenst u de uren van de urenregistratie automatisch te laten invullen. Selecteer hier de regel van toepassing.
Timer bewaren: hoe lang wenst u de geklokte tijden met eventueel gps-locatie en de foto van uw timer te bewaren nadat deze zijn afgerond door een manager.
Kilometervergoeding (€/km): Stel hier een algemene kilometervergoeding in.
Werknemer profiel eisen – Profielfoto vereist: indien u JA selecteert, maakt u het opladen van een profielfoto door uw werknemers, verplicht en zal de werknemer geen gebruik kunnen maken van de app zolang dit niet in orde is. Kiest u NEE, is het opladen van een foto slechts een optie.
Regels voor weekcontracten: optioneel, enkel zichtbaar indien u van onze contracten module gebruik maakt. Hier vindt u meer informatie.
Stel kaarten achtergrond in: hier kunt u de achtergrondkleur bepalen van de set kaarten die u kunt downloaden op de werknemers pagina en via een project. Hier leest u meer over set kaarten.
Gelieve steeds uw instellingen of wijzigingen te bewaren door OPSLAAN te selecteren.
Notificaties
U heeft de mogelijkheid om dagelijks een push-bericht of mail uit te sturen waarin u uw werknemers verzoekt hun beschikbaarheden door te geven:
Naam: dit is de naam die uw werknemers te zien krijgen als afzender van de e-mails.
E-mail: dit is het e-mailadres dat uw werknemers zullen zien als afzender van de mail waarin u hen verzoekt hun beschikbaarheden door te geven. U kunt dit hier vrij aanmaken.
Vraag beschikbaarheid via e-mail/notificaties: u activeert deze instelling door JA te selecteren. Indien u NEE selecteert, ontvangen uw werknemers geen mail of push-bericht met de vraag hun beschikbaarheid door te geven.
Tijd: zodra u deze instelling activeert, dient u hier het tijdstip in te geven waarop uw werknemers de dagelijkse mail of het push-bericht ontvangen.
Opslaan: sla uw wijzigingen op
CrewTip! Indien u berichten stuurt naar uw werknemers via CrewPlanner, dan zien zij de push-berichten of mails verschijnen vanuit uw naam. Als de werknemer ingelogd is op de app ontvangt men een push-bericht, is men niet ingelogd dan krijgt men een e-mail. Heeft men reeds alle beschikbaarheden doorgegeven voor de shiften waarvoor men in aanmerking komt, dan ontvangt men geen bericht of e-mail meer. Het ingeven van dag beschikbaarheden komt hiervoor niet in aanmerking.
Manager
In CrewPlanner heeft u de mogelijkheid om managers verschillende permissies toe te kennen; in dit artikel vindt u hiervan een overzicht. Op de pagina MANAGER kunt hen uitnodigen of toevoegen.
Lees het artikel voor meer informatie over hoe u uw managers beheert.
Juridische documenten
Met deze functionaliteit kunt u heel eenvoudig en automatisch juridische documenten delen met uw werknemers of bedrijfsmanagers. Op deze pagina maakt u juridische documenten aan en beheert u ze.
In dit artikel leest u hoe u tewerk gaat.
Document verificatie
Hier heeft u de mogelijkheid om te bepalen welke documenten uw werknemers u moeten bezorgen ter verificatie, vooraleer ze kunnen ingepland worden op projecten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een kopie van een identiteitskaart, een werkvergunning, een rijbewijs. De documenten die als standaard in CrewPlanner worden gevraagd ter verificatie zijn bewijs van identiteit en bankkaart. U kunt nieuwe document verificaties aanmaken, bewerken en verwijderen.
De documenten die opgeladen worden, blijven beschikbaar voor beide partijen via DOCUMENTEN in de menubar van CrewPlanner of de applicatie. Meer informatie over de werking van DOCUMENT VERIFICATIE vindt u hier.
Aangepaste velden
Het is altijd mogelijk dat u specifiek voor uw sector of voor uw manier van werken nog extra informatie wenst te verzamelen. Dit kan met behulp van AANGEPASTE VELDEN, door extra vragen te stellen aan uw werknemers, bedrijfsmanagers of medemanagers, bijvoorbeeld aan het einde van de dag bij de urenregistratie.
U heeft de mogelijkheid om uw informatie op verschillende manieren te bekomen, zoals bijvoorbeeld via een ja/nee vraag, een meerkeuzevraag, of een vraag met een vrij antwoord veld. U kunt zelfs het beantwoorden van deze vragen verplicht te maken.
Meer over deze functionaliteit vindt u in dit artikel.
Templates
TEMPLATES zijn basisdocumenten in Word (.docx-bestand) die als sjabloon kunnen dienen voor de opmaak van juridische documenten en contracten. U heeft de mogelijkheid om stukjes code toe te voegen aan deze templates, zodat, wanneer u een contract of juridisch document wil aanmaken, een aantal gegevens automatisch worden ingevuld. Indien gewenst, kunt u eveneens een digitale handtekening verzoeken.
Maak aan de hand van dit artikel uw eigen templates voor uw juridische documenten en contracten.
Export presets
Met export presets kunt u exportsjablonen maken, die u eenvoudig kunt selecteren in de export document builder op de hoofdpagina's van CrewPlanner.
Op deze pagina kunt u uw presets maken, bewerken, downloaden, uploaden en verwijderen.
U past de presets toe via de export document builder op de pagina's van het type preset dat u heeft gekozen. Meer informatie over export presets vindt u in dit artikel.
Contract lay-outs
Door middel van contract lay-outs kunt u met behulp van templates eenvoudig en automatisch alle nodige contracten bezorgen aan uw werknemers, dit voor iedere werkdag of voor een hele week. Nadat u deze contract lay-outs heeft aangemaakt zijn ze klaar voor gebruik en kunt u deze steeds raadplegen in het tabblad CONTRACTEN van elk project.
Leer meer over contract lay-outs en contracten in dit artikel.
Attributen
Deze pagina geeft u een overzicht van alle benodigdheden en kledingvoorschriften die u in een project of werkschema aanmaakt, alsook de formules (de agenda of verloop van een project).
U heeft altijd de mogelijkheid om in deze lijst benodigdheden, kledingvoorschriften en formules aan te passen of te verwijderen. Dit doet u door het potlood of het prullenbak icoon te selecteren. Wilt u een nieuw attribuut aanmaken, dan selecteert u linksboven ATTRIBUUT MAKEN:
U komt vervolgens op dit scherm terecht:
Type: u kiest hier of het attribuut valt onder Kledij, Benodigdheden of Formule.
Waarde: u geeft het nieuwe attribuut een gepaste naam.
Afbeelding: U heeft hier de mogelijkheid om een afbeelding toe te voegen door een bestand te zoeken op uw computer of door dit naar het kader onder AFBEELDING te slepen. Meer informatie hierover vindt u hier.
Daarna hoeft u enkel OPSLAAN te selecteren en uw nieuw attribuut is toegevoegd en kan gebruikt worden in projecten en werkschema’s.
Sociaal abonnement (Enkel in België)
Met sociaal abonnement bieden we u de mogelijkheid om de vergoeding van de verplaatsingskosten van een werknemer te automatiseren. Deze wordt dan aan de hand van het ingestelde sociaal abonnement berekend.
Hoe u tewerk gaat om een sociaal abonnement in te stellen leest u hier.
Shift functies
De SHIFT FUNCTIES die u aanmaakt tijdens het opbouwen van uw projecten of werkschema’s, worden hier centraal opgeslagen. Aan de hand hiervan kunt u lonen en kosten in kaart brengen die gekoppeld zijn aan een shift. Zo kunt u uw administratie in goede banen leiden wanneer u bijvoorbeeld gebruik maakt van extra modules en koppelingen zoals contracten, facturatie en Offix. Shift functies kunnen aangemaakt worden op algemeen niveau of specifiek voor een klant. Lees hier hoe u aan de slag gaat.
API tokens
Wilt u graag een connectie maken met een derde partij, dan kunt u dit instellen via het tabblad API TOKEN. Met behulp van deze functionaliteit beschikt u over de mogelijkheid om een API-koppeling te maken met een derde partij, die nog geen connectie heeft met CrewPlanner.
Wenst u hier graag gebruik van te maken, lees dan dit artikel.
Licentie
Op de pagina LICENTIE ziet vindt u niet alleen, zoals de titel het aangeeft, alle informatie over uw licentie, maar ook over uw verbruik en uw facturen. Sinds onze samenwerking met Stripe, is dit ook de plaats waar u zelf uw licentie kunt wijzigingen en waar u bijkomende diensten kunt aankopen.
In dit artikel vindt u alle informatie over het beheren van uw licentie en wat u hier kunt raadplegen.
Facturatie
Vanaf het plan Classic heeft u onze facturatie module ter beschikking voor het automatisch genereren van facturen. U activeert deze module op de configuratie pagina, zoals eerder besproken. Eens geactiveerd, kunt u bovendien CrewPlanner koppelen met één onze facturatiepartners zoals Exact Online, Xero of Odoo, of u kunt de module gebruiken zonder integratie. Meer informatie over het maken van deze koppelingen en het instellen van de algemene instellingen vindt u in de respectieve artikels.
Raadpleeg het facturatie module artikel voor verdere informatie.
Koppelingen
In de laatste tab vindt u de mogelijke koppelingen die we aanbieden, dit voor het bekomen van extra functionaliteiten of koppelingen met partners. Welke koppelingen u kunt maken hangt af van uw gekozen plan in LICENTIE, zoals wordt weergegeven op deze pagina.
Wenst u meer informatie over koppelingen of partners, raadpleeg dan de desbetreffende artikels in onze Crew Academy.
Vond u dit interessant?
We hebben nog zeer leerrijke artikelen voor u! Neem gerust een kijkje:
Of heeft u meer interesse in enkele praktische topics: