Inhoudsopgave
Inleiding
Wanneer u een project aanmaakt, heeft u de mogelijkheid om het project in detail uit te werken. Als u vervolgens het project raadpleegt, krijgt u niet alleen een overzicht van dit project, maar heeft u bovendien nog een paar bijkomende functionaliteiten en tabbladen ter beschikking.
Deze zullen we in dit artikel verder bespreken en we starten hiervoor met een project dat reeds werd aangemaakt:
Details
Zodra u een reeds aangemaakt project opent op de DASHBOARD of AGENDA pagina, komt u terecht in het eerste tabblad van het project, DETAILS:
Dit geeft u een overzicht van alle informatie die door u reeds werd aangevuld bij het aanmaken van het project. Hoe u een project aanmaakt, leest u hier.
Welke informatie vindt u hier:
De datum waarop het project plaats vindt, met mogelijk een indicatie dat het een terugkerend project betreft aan de hand van cirkelvormige pijltjes.
Het bedrijf van uw klant.
De naam van het project.
De formules inclusief opmerkingen.
De projectverantwoordelijke.
De kledijvoorschriften.
De benodigdheden, dus wat de werknemers zelf dienen mee te brengen.
Een vak omschrijving waar u extra informatie kunt toevoegen voor uw werknemers.
Aangepast(e) veld(en) voor projecten, indien u hier gebruik van maakt.
Het adres of indien nog niet gekend wordt hier Adres onbekend vermeld.
Linksonder beschikt u nu ook over een bijkomend veld waar u interne notities kunt plaatsen. Deze notities zijn niet zichtbaar voor de werknemers, enkel voor managers.
Onderaan heeft u ook nog de shiften voor dit project en wie er reeds ingepland werd.
De shiften
In dit onderdeel heeft u niet alleen de mogelijkheid om informatie te raadplegen over de werknemer en extra toe te voegen aan de shift, maar ook om werknemers in te plannen. U klikt hiervoor op het gele kadertje met het grijze kruisje en vervolgens krijgt u aan de linkerzijde een overzicht van wie beschikbaar is:
CrewTip! Hoe de werknemers gegroepeerd worden weergegeven, hangt af van welke keuze u gemaakt heeft in de filter Groeperen op in AGENDA. Dit kunt u instellen per Functie of per Afdeling. De informatie die wordt weergegeven met betrekking tot de werknemers blijft echter hetzelfde.
Meer informatie over het inplannen van werknemers, vindt u hier.
Ingeplande werknemers en shift informatie
Indien u hier uw cursor over de verschillende elementen beweegt van een shift met een ingeplande werknemer, verschijnt er meer informatie in een pop-up.
Welke informatie is er mogelijk wanneer een werknemer werd ingepland:
Indien de werknemer een profielfoto heeft opgeladen wordt deze eerst weergegeven, anders ziet u enkel de initialen, gevolgd door de naam. Indien u de naam selecteert, heeft u de mogelijkheid om de werknemersfiche te openen, zoals elders in CrewPlanner.
CrewTip! Indien bij de profielfoto een rode stip met een uitroepteken weergegeven wordt, dan wil dit zeggen dat het profiel van deze werknemer nog niet werd goedgekeurd. Dit profiel moet worden goedgekeurd vooraleer Dimona’s of contracten kunnen worden verwerkt.
Daaropvolgend worden mogelijk de volgende iconen weergegeven:
Shift bevestiging
Indien u de functie MEDEWERKER BEVESTIGEN geactiveerd heeft in CONFIGURATIE, verschijnt dit icoon zodra de werknemer de shift bevestigd heeft via de app.
Supervisor
Het timer icoon geeft weer dat deze persoon supervisor status heeft en bijgevolg collega’s kan in- en uitklokken.
De supervisor status aanpassen voor een werknemer doet u via het werknemersprofiel.
Verzameltijd
Indien u gebruik maakt van een verzamellocatie en -tijd, wordt hier het tijdstip weergeven waarop men op deze locatie aanwezig dient te zijn. Plaats u uw cursor op het tijdstip om meer informatie weer te geven over de locatie:
Dit wordt gevolgd door de afkorting van het type werknemer.
Shiftreferentie
Als gebruik maakt van de functionaliteit shiftreferentie, kunt u deze referentie hier raadplegen. Hier vindt u meer informatie.
Opmerking
Wanneer u dit selecteert, opent een pop-up waardoor u de mogelijkheid heeft om een bijkomende opmerking te koppelen aan deze shift. Deze opmerking zal zichtbaar zijn voor de werknemer die op deze shift ingepland wordt, in de app.
Zo kunt u bijvoorbeeld meegeven dat deze persoon chauffeur zal zijn. Omdat de opmerking gekoppeld is aan de shift en niet aan de werknemer, kan deze reeds toegevoegd worden vooraleer u iemand inplant en zal ook niet verdwijnen als u iemand uitplant.
Aangepast veld voor projectshift
Indien u gebruik maakt van aangepaste velden voor projectshiften om bijkomende informatie in te zamelen, wordt hier onderstaand icoon weergegeven. Plaats uw cursor op het icoon om ingegeven informatie te raadplegen of selecteer het om gegevens in te geven of aan te passen.
De volgende informatie is afhankelijk van de groepering die u geselecteerd heeft, zoals eerder vermeld. Hier wordt ofwel de afdeling of de functie weergegeven voor deze werknemer.
Beoordeling
Uiterst rechts wordt de beoordeling weergegeven die deze werknemer tot nu toe heeft ontvangen tijdens de urenregistratie.
Dit kan van belang zijn voor het inplannen van werknemers voor bepaalde projecten.Verwijderen
Tot slot kunt u met behulp van het kruisje achteraan, een werknemer opnieuw uitplannen.
Documenten
Het volgende tabblad van een project is DOCUMENTEN.
Zoals u kunt vermoeden, heeft u hier de mogelijkheid om documenten en bestanden voor uw werknemers te uploaden voor dit project. Of werknemers kunnen via deze weg ook bestanden uploaden die u op uw beurt dan weer kunt raadplegen en downloaden. Meer informatie over documenten uploaden en ontvangen en wat er hierbij nog meer mogelijk is, vindt u hier.
Financiën
In het tabblad FINANCIËN vindt u een overzicht van de brutomargeberekeningen met betrekking tot dit project. Meer informatie over financiën vindt u in dit artikel.
Optionele modules
Indien u extra modules heeft geactiveerd of koppelingen heeft met partners zoals bijvoorbeeld Offix, kunt u hier nog een aantal bijkomende tabbladen aantreffen zoals DIMONA’S, CONTRACTEN of FACTURATIE. Raadpleeg de respectievelijke artikelen voor meer informatie over deze tabbladen.
Urenregistratie
Het tabblad URENREGISTRATIE wordt pas zichtbaar één uur voor aanvang van het project.
Vanaf dat tijdstip kunnen werknemers inklokken of ingeklokt worden en is het relevant om gepresteerde uren weer te geven. In dit artikel wordt er uitgebreid toegelicht wat de mogelijkheden zijn bij de urenregistratie.
Overige iconen
Rechts naast de tabbladen heeft u nog een aantal iconen ter beschikking. In dit hoofdstuk beschrijven we kort welke acties u met hen kunt ondernemen.
Stuur bericht
Met behulp van het enveloppe icoon heeft u de mogelijkheid om een bericht te versturen naar de werknemers of afdelingen die op dit project ingepland werden.
Een bericht sturen via het project, kan voor de volgende 2 doeleinden:
U wenst de werknemers die reeds ingepland zijn op dit project op de hoogte te brengen van iets.
U ontbreekt nog één of meerdere werknemers en wenst, zij die in aanmerking komen voor deze shift(en), een bericht te sturen.
Zodra u dit icoon selecteert, krijgt u onderstaande pop-up.
Deze pop-up is identiek aan deze op de agenda pagina, voor het versturen van een bericht. We verwijzen dan ook graag naar het hoofdstuk Stuur bericht in het artikel van de AGENDA, voor meer informatie.
Prikklok
Ook hier heeft u de mogelijkheid om een prikklok code te genereren. Deze zal dan enkel kunnen gebruikt worden om de geplande werknemers van dit project in en uit te klokken.
Wanneer u het klok icoon selecteert, verschijnt de pop-up waardoor u een pincode kunt genereren. Meer informatie vindt u in dit artikel.Export
Het kan soms handig zijn om ter plaatse op een project nog een papieren versie te hebben van het projectoverzicht.
Als u het download icoon selecteert, krijgt u een pop-up met een lijst zichtbare velden welke u al dan niet kunt selecteren om toe te voegen aan uw export. U kunt bovendien de volgorde van deze informatie veranderen door de gegevens te slepen naar de gewenste plaats.
Onderaan deze lijst kunt u bovendien ongelimiteerd velden toevoegen met behulp van Open veld:
Als u klaar bent met het opstellen van de lijst, selecteert u EXPORTEREN NAAR PDF, waardoor een het pdf-document met de door u geselecteerde gegevens opent in een nieuw tabblad in uw browser.
Het exportbestand kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
CrewTip! Indien u een project heeft waarop heel veel werknemers zijn ingepland, dan is het niet altijd meteen mogelijk om het start- of einduur of de pauze in de applicatie van CrewPlanner in te geven. Een alternatief kan zijn om alles even op dit document te noteren en deze informatie op het einde van het project in te geven.
Set kaarten
Met behulp van het visitekaartje icoon in een project, kunt u snel per project de set kaarten aanmaken voor de ingeplande werknemers.
Ook hier heeft u een Open veld ter beschikking en kunt u extra informatie toevoegen.
Indien u gebruik maakt van aangepaste velden voor werknemers, zal u deze informatie eveneens kunnen toevoegen aan de export.
Project kopiëren
Als u een project wenst in te plannen gelijkaardig aan een vorig project, heeft u door middel van het pagina icoon de mogelijkheid om een project te kopiëren.
Als u dit icoon selecteert, komt u in een nieuw project terecht. Hier zal bijna alle informatie van het vorige project reeds zijn ingevuld, maar u kunt alles nog naar wens wijzigen. U zult echter altijd een nieuwe datum moeten selecteren. U heeft ook de mogelijkheid om de ingeplande werknemers uit het oorspronkelijke project te kopiëren door het vakje onderaan de pagina aan te vinken.
Voor meer informatie over het aanmaken van een project, lees hier.
Project bewerken
Een bestaand project kan steeds aangepast of bewerkt worden door middel van het potlood icoon.
Welke informatie u juist kunt bewerken, kunt u lezen u in het artikel Project bewerken.
Hopelijk hebben wij u met dit artikel verder geholpen!
Indien u nog vragen heeft, neem eerst even een kijkje in onze Crew Academy. Hier vindt u misschien het antwoord in één van onze artikelen.