Inhoudsopgave
Inleiding
Het is altijd mogelijk dat u specifiek voor uw sector of voor uw manier van werken bijkomende informatie wenst te verzamelen door bijkomende vragen te stellen aan uw werknemers, bedrijfsmanagers of medemanagers, maar ook bijvoorbeeld tijdens de urenregistratie. Dit kunt u met behulp van aangepaste velden, welke u kunt toevoegen en beheren op de AANGEPASTE VELDEN pagina bij INSTELLINGEN.
U heeft verschillende mogelijkheden om uw vragen te stellen, zoals bijvoorbeeld via een ja/nee vraag, een meerkeuzevraag of een vraag met een vrij antwoord veld. U kunt zelfs ervoor kiezen om het beantwoorden van deze vragen verplicht te maken of om het aangepast veld enkel voor intern gebruik aan te maken. Bovendien kunt u deze antwoorden toevoegen aan uw exports. Tot slot heeft u de mogelijkheid om op de AGENDA, WERKSCHEMA’S en WERKNEMERS pagina voor de types ja/nee en meerkeuze aangepaste velden, filters toe te passen.
CrewTip! Aangepaste velden zijn ontworpen om meer specifieke informatie voor managers te verzamelen. Deze informatie is alleen zichtbaar voor managers en niet toegankelijk voor werknemers. Werknemers kunnen via het profiel enkel de informatie raadplegen en wijzigen die hen gevraagd werd.
Een aangepast veld aanmaken
U navigeert bij INSTELLINGEN in het menu aan de rechterzijde naar AANGEPASTE VELDEN en daar selecteert u MAAK EEN AANGEPAST VELD:
Vervolgens komt u terecht in dit scherm:
Zo gaat u aan de slag om uw aangepast veld aan te maken:
Taal: Engels is de standaard taalinstelling, waardoor als u het aangepast veld enkel hier aanmaakt, voor iedereen de vraag in het Engels verschijnt. Wilt u dat het veld in de taal naar voorkeur wordt weergeven, dan dient u de 4 verschillende talen apart in te stellen.
CrewTip! Als u uw veld instelt voor de verschillende talen, is het belangrijk dat u deze één op één vertaalt. Dus eveneens de antwoorden die men aan u zou kunnen geven, bijvoorbeeld in een dropdown.
Veldnaam: U kiest hoe u dit veld wenst te noemen, of u plaatst hier een vraag.
Help tekst: In dit veld kunt u eventueel extra tekst plaatsen om enkele voorbeelden of uitleg te geven over de gewenste informatie.
Sleutel: Via deze sleutel wordt een stukje code gekoppeld aan uw veld, dat u kunt gebruiken in TEMPLATES. Hierdoor zal het antwoord op dit veld verschijnen in de contracten of juridische documenten waarop dit sleutelwoord wordt geplaatst.
Hoort bij: hier selecteert u in het dropdown menu voor wie of waarvoor dit aangepast veld bedoeld is. Indien u een aangepast veld aanmaakt voor uw werknemers, worden hier een aantal velden toegevoegd. Zo kunt u dit aangepast veld nog gerichter aanmaken. Meer hierover in het volgende hoofdstuk.
Type: welk soort vraag wenst u te stellen en wat voor antwoord u wenst te ontvangen:
Enkele lijn: het antwoord moet op één lijn passen, maar er staan geen vooropgestelde antwoorden.
Voorbeeld: "Met welke collega werkt u graag samen? (voor- en achternaam)"
Antwoord: "Met John Doe".
Meerdere lijnen: dit wordt doorgaans gebruikt indien u een zeer open vraag wenst te stellen.
Voorbeeld: "Licht uw voorgaande ervaring toe in deze sector."
Antwoord: "Ik heb als student reeds x jaar in deze sector gewerkt bij ...".
JA/NEE: wanneer u een vraag wenst te stellen waarop het antwoord enkel ja/nee zal zijn, selecteert u deze optie.
Dropdown (enkel 1 optie mogelijk): vaak is dit een ja/nee-vraag, maar u kunt ook een lijst van mogelijke antwoorden toevoegen waaruit men enkel één antwoord kan selecteren.
Voorbeeld: "Heeft u een specifieke voorkeur qua eten?"
Antwoorden: "Geen specifieke voorkeur, vegetariër, veganist, flexitariër, halal, kosher, andere".
Dropdown (meerdere opties mogelijk): indien u dit type kiest, heeft men de mogelijkheid om meerdere opties aan te vinken.
Voorbeeld: "Welke functies voert u graag uit?"
Antwoorden: "Bar, kelner, kassa, ontvangst, vestiaire, keuken".
Indien u voor een dropdown kiest, moet u natuurlijk ook zelf de opties voorzien (als u gebruik maakt van meerdere talen, dient u deze opties eveneens in te geven in elke taal). Dat ziet er zo uit:
Veld is verplicht: indien u het beantwoorden van uw vraag voor dit aangepast veld verplicht wenst te maken, vinkt u dit aan. Dan wordt men verplicht deze informatie in te vullen om verder te kunnen gaan, bijvoorbeeld tijdens de registratie of na het afronden van een urenregistratie. Indien u deze optie niet aanvinkt dan kan het aangepast veld overgeslagen worden.
Een aangepast veld voor werknemers
Om bijkomende informatie te bekomen van uw werknemers, selecteert u zoals eerder aangegeven, werknemer onder Hoort bij. Hierdoor verschijnen twee bijkomende filters waardoor u verder kunt bepalen welke werknemers dit veld aangeboden krijgen, dit door de gewenste contracttypes en/of afdelingen aan te vinken. Of u kunt ervoor kiezen om dit aangepast veld enkel intern te gebruiken en het onzichtbaar te maken voor de werknemers.
Indien u het aangepast veld verplicht maakt, dan moet de werknemer een antwoord ingeven bij het aanmelden of registreren. Geen antwoord, betekent geen toegang tot de app.
Voorbeeld:
Bij de werknemer verschijnt dit als volgt:
Indien de werknemer tracht om verder te gaan zonder een antwoord in te geven, dan krijgt deze de melding dat een antwoord vereist is:
U kunt deze informatie bovendien aan een export toevoegen via de Export Document Builder op de AGENDA, WERKSCHEMA’S, RAPPORT en WERKNEMERS pagina's.
Een aangepast veld voor bedrijven
Om bijkomende informatie te verkrijgen van uw klanten en weer te geven in de bedrijfsfiche, selecteert u Bedrijf onder Hoort bij. Deze informatie kunt u zelf aanvullen bij het aanmaken of bewerken van het profiel van uw bedrijven of u kunt dit de klant zelf laten invullen.
Voorbeeld:
U heeft de mogelijkheid om dit veld zelf in te vullen voor uw klanten in hun fiche bij BEDRIJVEN:
Of u kunt hen dit zelf ook laten invullen bij INSTELLINGEN in hun omgeving.
De informatie die u op deze manier verzamelt, kunt u eveneens toevoegen aan de Export Document Builder op de BEDRIJVEN pagina.
Een aangepast veld voor projecten
Ook aan projecten kunt u aangepaste velden toevoegen door Project te selecteren bij Hoort Bij. Deze velden zijn echter enkel zichtbaar voor managers en worden dus niet weergegeven in de werknemersapp.
Voorbeeld:
Deze aangepaste velden vindt u terug bij het aanmaken of wijzigen van een project, tussen het adres onbekend veld en extra informatie.
De informatie die u op deze manier verzamelt, kunt u toevoegen aan de Export Document Builder op de AGENDA, WERKSCHEMA’S en RAPPORT pagina.
Een aangepast veld voor projectshiften
Zo ook heeft u de mogelijkheid om aangepaste velden aan projectshiften toe te voegen door Projectshift te selecteren bij Hoort Bij. Deze velden zijn ook enkel zichtbaar voor managers en worden niet weergegeven in de werknemersapp.
U vindt deze velden door een project te openen en volgend icoon te selecteren bij de shiften van een project of een werkschema:
Hierna opent zich een pop-up waarin de aangepaste velden worden weergegeven en u een antwoord kunt ingeven.
CrewTip! Zodra u informatie heeft ingegeven bij een dag project van een werkschema voor een aangepast veld voor een projectshift, zal u dit ook in het weekrooster kunnen raadplegen en aanpassen.
De informatie die u op deze manier verzamelt, kunt u opnieuw toevoegen aan de Export Document Builder op de AGENDA, WERKSCHEMA’S en RAPPORT pagina.
Een aangepast veld voor afdelingen
U kunt ook aangepaste velden toevoegen voor afdelingen, daarvoor selecteert u natuurlijk Afdeling onder Hoort bij. Deze informatie wordt vervolgens gevraagd wanneer u een afdeling bewerkt of aanmaakt.
Voorbeeld:
Deze vraag naar informatie verschijnt linksonder bij het aanmaken of bewerken van een afdeling:
De informatie die u verzamelt, kunt u toevoegen aan de Export Document Builder op de RAPPORT pagina.
Een aangepast veld voor afdelingsgroepen
Om informatie toe te voegen aan een afdelingsgroep, selecteert u Afdelingsgroep onder Hoort bij. Deze informatie wordt dan gevraagd wanneer u een afdelingsgroep bewerkt of aanmaakt.
Voorbeeld:
Deze vraag naar informatie verschijnt linksonder bij het aanmaken of bewerken van een afdelingsgroep:
De informatie die u verzamelt, kunt u opnieuw toevoegen aan de Export Document Builder op de RAPPORT pagina.
Een aangepast veld bij urenregistratie
Als u de optie Urenregistratie selecteert onder Hoort bij, wordt deze informatie gevraagd bij de urenregistratie.
Zodra u het aangepast veld heeft opgeslagen, ziet u het volgende icoon verschijnen bij de urenregistratie:
Als u dit selecteert, krijgt u een pop-up met hierin de vragen die u aangemaakt heeft bij aangepaste velden:
Nadat de informatie verstrekt werd, selecteert men SLUITEN om de urenregistratie verder af te ronden.
Deze informatie kunt u eveneens toevoegen aan uw export via de Export Document Builder op de AGENDA, WERKSCHEMA’S en RAPPORT pagina's.
Een aangepast veld bewerken
Wenst u een aangepast veld te bewerken, dan selecteert u in het overzicht het potlood icoon naast dit veld.
Hierdoor opent de pagina van dit aangepast veld en kunt u de nodige aanpassingen doorvoeren.
Selecteer steeds OPSLAAN om uw wijzigingen door te voeren.
CrewTip! Heeft u een verplicht aangepast veld dat bij de werknemers hoort en u bewerkt dit, dan wordt dit veld niet opnieuw aangeboden aan uw werknemers als zij de app openen. Als u wenst dat dit aan alle werknemers opnieuw aangeboden wordt vooraleer ze verder kunnen in de app, dan maakt u best een nieuw verplicht aangepast veld aan.
Een aangepast veld verwijderen
Indien u een aangepast veld wil verwijderen, dan selecteert u ditmaal in het overzicht het prullenbak icoon naast dit veld.
Hierna opent zich onderstaande pop-up. Zodra u bevestigen selecteert, wordt dit aangepast veld verwijderd.
CrewTip! Let op, zodra u een aangepast veld verwijdert, dan verwijdert u eveneens de reeds ingegeven gegevens. Wenst u deze gegevens te behouden, dan maakt u best eerst een export via de Export document builder op de betrokken pagina’s.
Hopelijk hebben wij u met dit artikel verder geholpen!
Indien u nog vragen heeft, neem eerst even een kijkje in onze Crew Academy. Hier vindt u misschien het antwoord in één van onze artikelen.