Inhoudsopgave
Inleiding
Wanneer u gebruik maakt van een horizontale planning of een planning op weekbasis, is een werkschema ideaal. Via een werkschema heeft u niet alleen de mogelijkheid om een planning op te stellen op weekbasis, maar u kunt ook werknemers inplannen in een weekoverzicht. Bovendien kunt u deze werkschema’s eenvoudig kopiëren naar andere weken en indien nodig aanpassen. U kunt werkschema’s aanmaken voor een heel bedrijf of enkel voor een specifieke locatie en u kunt zelfs een specifieke afdeling toewijzen aan een werkschema, zodat u kunt beperken wie het kan beheren. U maakt en beheert uw werkschema’s op de pagina WERKSCHEMA'S in de menubalk.
Werknemers zullen dit echter niet als een werkschema zien, maar wel als individuele projecten per dag. In het projectenoverzicht op de agendapagina worden werkschema’s eveneens weergegeven als projecten per dag.
De componenten van de werkschema’s pagina
Wanneer u de pagina van de werkschema's opent, vallen er de volgende componenten op:
Maak een werkschema: via deze weg maakt u vanzelfsprekend een werkschema aan.
Acties: op deze pagina heeft u de mogelijkheid om een export te maken van al uw werkschema’s met een weekrooster naar een pdf.
Zoekfunctie: selecteer het vergrootglas icoon om de zoekfunctie te openen. Zoek de werkschema’s naar wens, door middel van onderdelen van de naam, het bedrijf of zelfs de naam van werknemers die op een werkschema werden ingepland.
Filters: hier vindt u de week en overige filters, alsook een CLEAR optie om snel de filters te resetten. De week filter is steeds actief op deze pagina en meerdere filters kunnen gecombineerd worden. Selecteer het trechter icoon om het filter menu te openen. Welke filters u ter beschikking heeft, bespreken we zo dadelijk.
Het werkschema-overzicht: zodra u een werkschema aanmaakt, komt dit hier terecht. Zo bewaart u een overzicht van uw planning. Bovendien heeft u hier nog een aantal functies te uwer beschikking, maar meer hierover later.
Een werkschema aanmaken
Hier leggen we uit hoe u een werkschema kunt aanmaken vanaf de pagina WERKSCHEMA'S, maar u kunt ook een werkschema aanmaken via WERKSCHEMA TOEVOEGEN in het tabblad PROJECTEN van een bedrijfsfiche of via het werkschema icoon van een locatie. Dit brengt u echter naar de pagina WERKSCHEMA'S, zodat u het werkschema op dezelfde manier aanmaakt als hieronder beschreven.
Om een werkschema aan te maken, selecteert op de werkschema's pagina bovenaan MAAK EEN WERKSCHEMA:
Waardoor de volgende pagina geopend wordt:
Hier selecteert u het bedrijf waarvoor u een werkschema wenst aan te maken of u heeft hier de mogelijkheid om een nieuw bedrijf te creëren door de naam in te geven en Nieuw bedrijf toevoegen te selecteren. Meer informatie over bedrijven vindt u hier.
Selecteer een locatie als u het werkschema alleen voor één specifieke locatie wilt gebruiken. Let op, dit werkschema zal alleen zichtbaar zijn voor managers zonder beperkingen of voor degenen met de nodige permissies.
Indien u een specifieke afdeling wenst toe te kennen aan het werkschema, zodat het enkel zichtbaar is voor managers zonder afdelings- of groepsbeperking of met de permissie om deze afdeling of afdelingsgroep te beheren, selecteert u de gewenste afdeling uit de dropdown.
Vervolgens geeft u een naam in voor het werkschema.
CrewTip! Deze naam kunt u niet meer wijzigen bij de verdere aanmaak van het werkschema, en zal dan ook gelden voor alle weken waarvoor u dit werkschema aanmaakt. Indien u alsnog de naam wenst te wijzigen, kan dit enkel via het potlood icoon in het werkschema overzicht. Meer hierover later.
Tot slot selecteert u MAAK EEN WERKSCHEMA.
U wordt naar de volgende pagina geleid, waar de huidige week wordt weergegeven. Om een goede basis op te maken voor uw werkschema, start u door VOEG NIEUWE WEEK TOE te selecteren.
Op de pagina die vervolgens opent, vult u de nodige gegevens aan voor het werkschema, gelijkaardig aan het toevoegen van een dag of terugkerend project:
U heeft hier 3 grote onderdelen:
1. Algemene informatie:
Werkschema: hier wordt de naam weergegeven die u heeft gekozen bij het aanmaken van het werkschema. U kunt deze hier niet meer wijzigen.
Bedrijf: de naam van het bedrijf of de benaming van de tewerkstelling heeft u ook reeds eerder gekozen en kunt u niet meer wijzigen.
CrewTip! Als het werkschema is aangemaakt voor een specifieke locatie, wordt de locatie hier vermeld en kan deze niet meer worden gewijzigd.
Projectverantwoordelijke: hier duidt u een werknemer aan als verantwoordelijke voor alle dagen van het werkschema. Een projectverantwoordelijke heeft dezelfde functionaliteiten en rechten als een supervisor, maar hij hoeft niet op het project ingepland te zijn.
Facturatie / inkooporder referentie : indien u gebruik maakt van onze facturatie module, heeft u hier de mogelijkheid om een facturatie referentie of inkoopnummer te noteren.
Week: zodra u dit selecteert, opent een agenda waarop u de gewenste week kunt kiezen waarvoor u dit werkschema wilt inplannen.
Dagen in week: hier vinkt u de dagen aan of uit waarvoor het werkschema wordt aangemaakt.
Adres: Net zoals bij een project, is ook hier een adres vereist zodat uw werknemers weten waar ze naar toe moeten. Indien het adres nog niet gekend is, vinkt u Adres onbekend aan. U ontvangt dan een aantal malen voor de aanvang van het werkschema een melding dat het adres vereist is. Lees dit artikel indien u hulp nodig heeft bij het invullen van het adres.
CrewTip! Als u een bedrijf selecteert dat reeds bestaat, dan zal hier automatisch het adres ingevuld worden dat in het laatst aangemaakte project voor deze klant gebruikt werd. Dit kunt u natuurlijk nog aanpassen indien nodig.
2. Extra informatie:
Kledij: indien er kledingvoorschriften zijn voor dit werkschema, dan deelt u deze hier mee aan uw werknemers.
Benodigdheden (zelf voorzien): Eventueel extra zaken die uw werknemers zelf moeten voorzien.
Extra informatie: Alles wat u nog wenst toe te voegen van informatie dat relevant is voor het werkschema.
CrewTip! Net zoals bij een project aanmaken is het hier mogelijk om iets toe te voegen aan de kledij of benodigdheden of u beheert deze via ATTRIBUTEN in INSTELLINGEN.
3. Verloop en planning werkschema
Project timing: Dit is een handige manier om het verloop van uw evenement voor uw werknemers in een kort overzicht weer te geven aan de hand van formules. Alle formules waarvoor werknemers werden ingepland, komen in hun profiel terecht (zie: werknemersfiche), zodat u gemakkelijk kunt zien wie reeds ervaring heeft met specifieke formules.
Een voorbeeld:
Crew toevoegen: hier bepaalt u hoeveel werknemers u nodig heeft voor elke dag van het werkschema, dit op basis van een afdeling en functie.
Een voorbeeld:
CrewTip! Als een werkschema is aangemaakt voor een specifieke afdeling, heeft u niet meer de mogelijkheid om de afdeling te selecteren of te wijzigen:
Nadat u alle informatie heeft toegevoegd aan het schema, selecteert u onderaan MAAK NIEUWE WEEK, met als resultaat het werkschema:
Wanneer u een werkschema aanmaakt, zal de planning voor elke dag hetzelfde zijn. U kunt echter nog per dag zowel het aantal benodigde shiften als de begin- en eindtijden wijzigen. Meer details hierover later.
CrewTip! Indien u gebruik maakt van de functionaliteit shiftreferenties, zal telkens u shiften aanmaakt, een nieuwe referentie toegekend worden aan deze shiften. Deze referenties worden weergegeven links onderaan de shift.
Zodra dat u klaar bent met eventuele wijzigen aan te brengen, kunt u vanuit deze pagina u werknemers inplannen. Ook dit bespreken we later.
CrewTip! Indien u foutief een werkschema heeft aangemaakt van de huidige week waarvan enkele dagen in het verleden plaatsvinden en u wenst deze te verwijderen, dan heeft u die mogelijkheid enkel gedurende een periode van 24 uur. U selecteert hiervoor eerst Week verwijderen onder ACTIES of u verwijdert de nodige shiften in het werkschema, gevolgd door op de agenda pagina één voor één de desbetreffende projecten voor de dagen uit het verleden te verwijderen.
De zoekfunctie, filters en acties
De zoekfunctie, filters en acties op de werkschema pagina bieden u de mogelijkheid om één bepaald of een selectie van werkschema’s te zoeken en eventueel de gegevens ervan te exporteren naar een Pdf-bestand.
De zoekfunctie
Met de zoekfunctie kunt u werkschema’s zoeken door middel van onderdelen uit de naam van het werkschema, een bedrijf of zelfs de werknemers die werden ingepland. Om gebruik te maken van de zoekfunctie, selecteer het vergrootglas icoon, typ bijvoorbeeld office en druk op enter. Zo krijgt u een overzicht van alle werkschema’s met het woord office in de naam van het werkschema of het bedrijf.
Filters
Indien u eerder werkschema’s wenst te zoeken aan de hand van bepaalde kenmerken, kunt u dit met behulp van de filters op deze pagina. U opent het filter menu door het trechter icoon te selecteren. Indien gewenst, kunt u verschillende filters combineren.
Wilt u de gebruikte filters snel en eenvoudig wissen, dan maakt u gebruik van de wis filter optie, rechts naast de filter menu knop:
Ook de snelle toegang tot de geselecteerde filters verdwijnt, enkel de week filter blijft steeds behouden.
Dit zijn de filters die u op deze pagina ter beschikking heeft:
U heeft twee soorten filters ter beschikking. Namelijk de standaard filters waarmee u kunt filteren op kenmerken van het werkschema. Maar u kunt ook filteren op bepaalde soorten aangepaste velden, als u hiervan gebruik maakt.
Dit zijn de filters die u ter beschikking heeft:
Week: deze filter is steeds zichtbaar op de werkschema pagina en standaard wordt de huidige week getoond. Wilt u dit wijzigen, selecteert u de filter waardoor een agenda opent waarin u de gewenste week kunt kiezen en toepassen.
Bedrijven: met deze filter kunt werkschema’s zoeken van bepaalde bedrijven door de door u gewenste aan te vinken en APPLY te selecteren.
Locaties: selecteer de juiste locatie(s) als u het overzicht wilt beperken tot werkschema's die voor deze locaties zijn aangemaakt.
Afdelingen: zo ook kunt u enkel werkschema’s weergeven welke aangemaakt werden voor bepaalde afdelingen.
Afdelingsgroepen: Gebruik deze filter als u op zoek bent naar werkschema's voor bepaalde afdelingsgroepen.
Status: tot slot kunt u filteren op de status van de planning van werkschema’s; geen werkschema, heeft open shift(en), voltooid. Dit is handig als u bijvoorbeeld alle werkschema’s wenst weer te geven waarvoor u nog shiften dient in te plannen.
Aangepaste velden: U heeft hier echter enkel filters ter beschikking voor aangepaste velden die u ingesteld heeft voor bedrijven, afdelingen en/of projectshiften en deze van de types JA/NEE en dropdown. Net zoals bij de standaard filters, opent er een pop-up als u één van deze filters selecteert, met hierin de opties volgens uw instellingen voor dit aangepast veld.
Hierdoor kunt u bijvoorbeeld enkel deze werkschema’s weergeven voor bedrijven van een bepaalde grootte:
Acties
Via acties kunt alle werkschema’s waarvoor een weekrooster werd aangemaakt, exporteren naar een Pdf. Als u ACTIES selecteert, opent de volgende dropdown:
Nadat u opnieuw EXPORTEREN NAAR PDF selecteert, opent een Pdf met een overzicht van alle aangemaakte werkschema's voor de geselecteerde week, ongeacht of deze zijn ingepland.
Het werkschema-overzicht en de iconen
Centraal op de werkschema’s pagina heeft u een overzicht van alle werkschema’s, samen met een duidelijke weergave van de status van de planning en met een aantal opties die u heeft per werkschema.
Wat vindt u in dit overzicht:
Naam: hier wordt de naam van het werkschema weergegeven. Deze blijft dus hetzelfde voor elk weekrooster, ook al maakt u de volgende week een volledig andere planning. We bespreken zo dadelijk hoe u de naam alsnog kunt wijzigen.
Bedrijf: dit is natuurlijk de naam van het bedrijf waarvoor u het werkschema opmaakte. Deze informatie kunt u niet meer wijzigen.
Afdeling: indien u een afdeling heeft toegewezen aan het werkschema, wordt deze hier weergegeven. Hoe u dit wijzigt, bespreken we zo dadelijk.
Status: hier wordt de status van de planning vermeld voor de huidige week, met een bijhorende kleurencode. Er zijn 3 mogelijkheden:
Groen: het werkschema is aangemaakt voor deze week én volledig ingevuld
Oranje: het werkschema is aangemaakt voor deze week, maar nog niet volledig ingevuld
Rood: er werd (nog) geen planning aangemaakt voor deze week
Selecteert u deze statussen, dan wordt u doorverwezen naar het werkschema waar u uw werknemers kunt inplannen of waar u een weekrooster kunt toevoegen.
Iconen van een werkschema: rechts naast elk werkschema heeft u 3 iconen ter beschikking.
De prikklok
Via het klok icoon kunt u een code genereren voor de prikklok. Deze code is dan enkel geldig voor dit werkschema, maar wel voor elk weekrooster van dit werkschema. Meer informatie over de prikklok hier.
Werkschema: naam of afdeling wijzigen of verwijderen
Wanneer u op het potlood icoon klikt, wordt u doorverwezen naar deze pagina:
Hier kunt u een afdeling wijzigen of toewijzen, of de naam van het werkschema aanpassen. U kunt echter geen ander bedrijf kiezen, en als het werkschema voor een locatie is aangemaakt, kunt u geen andere locatie selecteren. Deze wijzigingen zullen van toepassing zijn op alle voltooide, huidige en toekomstige werkschema's.
U heeft hier ook de mogelijkheid om het volledige werkschema te verwijderen. Opgelet, hierdoor wordt niet enkel het rooster van de huidige week van dit werkschema verwijderd, maar ook alle toekomstige roosters.
CrewTip! Indien u slechts één weekrooster wenst te verwijderen gebruikt u niet het potlood icoon in het werkschema overzicht, maar wel de actieknop in het werkschema. Meer hierover later.
Werkschema raadplegen
Door op het kalender icoon te klikken komt u opnieuw terecht in het werkschema waar u de door u gewenste week kunt weergeven en raadplegen. Afhankelijk van de status van het werkschema, wordt hier een weekrooster weergegeven of kunt u er een nieuw aanmaken. Meer hierover leest u later in dit artikel.
Een werkschema wijzigen
Wanneer u een werkschema aanmaakt, zal elke dag van dit schema dezelfde bezetting weergeven. Het is echter natuurlijk mogelijk dat sommige dagen een lichtere of zwaardere bezetting vereisen. Snel een paar kleine wijzigen aanbrengen, kunt u rechtstreeks in het werkschema. Indien u wijzigingen in bulk wilt doorvoeren, doet u dit best in het project van die dag. We overlopen dit even voor u aan de hand van een voorbeeld.
Stel, u heeft zonet onderstaand werkschema aangemaakt of geraadpleegd via het kalender icoon:
CrewTip! Wanneer u een werkschema aanmaakt, zullen alle dagen hetzelfde zijn qua bezetting en gegevens. Indien u voor een bepaalde dag wijzigingen aanbrengt, worden deze niet automatisch gekopieerd naar de projecten op de andere dagen van het werkschema.
Shift toevoegen
Stel dat u in bovenstaand voorbeeld extra shiften wenst toe te voegen:
Nadat SHIFT TOEVOEGEN selecteert, krijgt u de volgende pop-up:
In de agenda is reeds de dag geselecteerd waar u op SHIFT TOEVOEGEN heeft gedrukt, maar u kunt hier ook nog bijkomende dagen selecteren waarop u dezelfde shift wenst toe te voegen. U kiest het begin- en einduur. U selecteert de afdeling, tenzij het werkschema aangemaakt werd voor een bepaalde afdeling. Vervolgens selecteert u de functie. Indien u aangepaste velden heeft ingesteld op projectshift wordt u hier gevraagd deze aan te vullen. Hierna kiest u en het aantal werknemers/shiften dat u nodig heeft.
Zodra u een getal ingeeft bij het aantal shiften, verschijnt de mogelijkheid om onmiddellijk gebruikers op deze shift(en) in te plannen door werknemers aan te vinken in de dropdown:
CrewTip! U kunt op deze manier tot 500 shiften zonder werknemers of 300 shiften met in te plannen werknemers toevoegen.
In bovenstaand voorbeeld wensen we een shift toe te voegen op 29 en 30 december van 10:00 tot 17:00 uur van de afdeling Waiters – Flexi met functie Waiters, zonder onmiddellijk een werknemer in te plannen.
Zodra u AANMAKEN selecteert, ziet u dat de shift werd toegevoegd aan het werkschema:
CrewTip! Indien u gebruik maakt van de functionaliteit shiftreferenties, zal telkens u nieuwe shiften aanmaakt, een nieuwe referentie toegekend worden aan deze shiften. Deze referenties worden weergegeven links onderaan de shift.
Shift wijzigen
Indien u met uw cursor over een shift beweegt, verschijnen er twee iconen in de rechterbovenhoek, een potlood icoon en een prullenbak icoon. U past een shift aan via het potlood icoon:
CrewTip! Indien u een aangepast veld heeft ingesteld voor projectshiften en u heeft voor deze shift een selectie gemaakt, dan wordt nog een derde icoon weergegeven:
Plaats uw cursor op dit icoon om het ingegeven antwoord te raadplegen of selecteer het om het antwoord te wijzigen.
We gaan verder op het bovenstaand voorbeeld en willen de uren van een shift aanpassen op woensdag. Wanneer u het potlood icoon van deze shift selecteert, verschijnt de pop-up:
U kunt de uren, de afdeling en de functie aanpassen. We passen in bovenstaand voorbeeld de start en eindtijd aan, met als resultaat:
CrewTip! U kunt op deze wijze een shift wijzigen met of zonder ingeplande werknemers.
Shift verwijderen
Gelijkaardig aan een shift wijzigen, kunt u een shift eveneens verwijderen. Zoals u reeds kunt vermoeden, gebruiken we hiervoor het prullenbak icoon in de rechterbovenhoek.
Stel dat u in bovenstaand werkschema op maandag één slot wenst te verwijderen:
Zodra u het prullenbak icoon selecteert, krijgt u de volgende pop-up.
Indien u BEVESTIGEN selecteert, wordt de shift verwijdert.
CrewTip! Indien u reeds werknemers heeft ingepland voor een shift, dient u deze eerst uit te plannen vooraleer u een shift op deze wijze kunt verwijderen.
Wijzigingen via project
Zoals eerder vermeld, kunt u snel enkele shiften wijzigingen in het werkschema overzicht. Indien u echter shiften in bulk wenst te wijzigen of andere informatie voor uw werknemers, dan gaat u best naar het project van de gewenste dag.
Dit doet u door in het werkschema bovenaan de door u gewenste dag of het oog icoon te selecteren:
U komt in het project terecht van die dag en kunt u wijzigingen maken met behulp van het potlood icoon:
Voor meer informatie over het aanpassen van een project, zie hier.
Bovenaan wordt vermeld dat het project een onderdeel is van een werkschema, dus zodra u de gewenste wijzigingen heeft uitgevoerd en opgeslagen, kunt u via BEKIJK HET WERKSCHEMA eenvoudig terugkeren:
Werknemers inplannen
Eens u tevreden bent met het werkschema, kunt u werknemers inplannen. Dit doet u op dezelfde manier als bij een project, de opeenvolging van dit inplannen verschilt echter. Bij een project plant u werknemers verticaal in, chronologisch per dag. Bij een werkschema zult u eerder horizontaal werknemers inplannen voor dezelfde shift over de verschillende dagen van een werkschema.
Als u Inplannen in het gele vakje selecteert, krijgt u verschillende opties om werknemers in te plannen:
Dit gebeurt op dezelfde manier als reeds toegelicht in het artikel van de AGENDA.
Bovenaan, onder de datum van het project, ziet u in één oogopslag wat de bezetting is van het project door middel van het aantal ingeplande shiften ten opzichte van het totaal aantal shiften voor die dag en de bijhorende kleurencode.
Groene balk: Het project is volledig ingepland
Oranje balk: Het project is nog niet volledig ingepland
Rode balk: Er dienen nog veel personen ingepland te worden voor dit project
Weekroosters van een werkschema
Zoals reeds eerder vermeld, raadpleegt u uw werkschema door in het overzicht de naam of het kalender icoon te selecteren van dit werkschema. U komt standaard in de huidige week van het werkschema terecht of in de week die u geselecteerd heeft in de filter.
Indien u voor deze week reeds een weekrooster heeft opgesteld, zal dit hier weergegeven worden samen met eventueel reeds geplande werknemers. U kunt hier nog steeds wijzigingen aanbrengen of werknemers verder inplannen, zoals eerder beschreven.
CrewTip! Indien u gebruik maakt van onze Dimona koppeling, Contract lay-outs module om contracten te genereren, of uw contracten via Offix verlopen ziet u rechtsonder uw geplande werknemer 1 of 2 cirkels welke de verschillende statussen aangeven. Indien u deze statussen selecteert, wordt u doorverwezen naar de relevante onderdelen van het project. Meer informatie over deze statussen vindt u in de desbetreffende artikels.
Bovenaan de pagina van een werkschema ziet u ACTIES. Wanneer u dit selecteert, opent een dropdown en als de geselecteerde week een weekrooster bevat, heeft u de volgende opties:
Een weekrooster exporteren
Zoals eerder besproken kunt u op de werkschema's pagina een overzicht van alle werkschema’s voor een gewenste week exporteren naar een Pdf, gelijkaardig kunt u hier het weekrooster van één bepaald werkschema voor een gewenste week exporteren naar een Pdf of kunt u via de Export document builder bepaalde data van dit weekrooster exporteren.
U gaat naar de week die u wenst te exporteren via de filter Week of de pijltjes naast de weekdagen en vervolgens selecteert u bij ACTIES in de dropdown:
Exporteren naar Pdf
Nadat u in de volgende pop-up opnieuw EXPORTEREN NAAR PDF selecteert, opent een Pdf van dit werkschema voor de gewenste week.
CrewTip! Indien de geselecteerde week geen weekrooster bevat, zal dit document leeg zijn.
Gegevens exporteren
Hierna opent de Export document builder waarin u de velden kunt selecteren die u wenst te exporteren naar een Excel, PDF of CSV bestand.
CrewTip! De optie gegevens exporteren is enkel zichtbaar indien een weekrooster aanwezig is voor de gewenste week.
Een weekrooster verwijderen
Een volledig werkschema kunt u enkel verwijderen in het werkschema-overzicht via het potlood icoon, zoals eerder besproken. U kunt echter ook enkel een weekrooster verwijderen van een werkschema voor een door u gewenste week.
Hiervoor gaat u opnieuw naar de week die u wenst te verwijderen via de weekbalk of de pijltjes naast de weekdagen en vervolgens selecteert u in de dropdown bij ACTIES Week verwijderen.
In de pop-up wordt u opnieuw gevraagd of u zeker bent en na uw bevestiging wordt het weekrooster definitief verwijderd. Hierdoor zal deze planning vanzelfsprekend niet meer gekopieerd kunnen worden naar een volgende week.
CrewTip! De optie week verwijderen is enkel zichtbaar indien een weekrooster aanwezig is voor de gewenste week.
Indien u in een werkschema in een week bent waarvoor geen weekrooster aanwezig is, heeft u centraal op de pagina de twee volgende mogelijkheden:
Een weekrooster toevoegen
Zodra u VOEG NIEUWE WEEK TOE selecteert, wordt u naar de pagina geleid waar u een nieuwe week kunt aanmaken, zoals eerder besproken in het hoofdstuk Werkschema aanmaken.
Een weekrooster kopiëren
Indien u in een bestaand werkschema een weekrooster wenst aan te maken dat gelijkaardig is aan een weekrooster uit een voorgaande week, kunt u weekroosters kopiëren. Welke gegevens u kunt overnemen, wordt verder nog toegelicht.
U kunt op twee verschillende manieren starten, ofwel selecteert u eerst de nieuwe week via de filter in het werkschema-overzicht en dan het werkschema, of u raadpleegt het werkschema eerst en gaat vervolgens naar de gewenste nieuwe week via de weekbalk of de pijltjes.
Week selecteren in het werkschema-overzicht
Zoals reeds eerder besproken in het werkschema-overzicht, wordt de status van een specifieke week weergegeven door 3 mogelijke kleuren. U kunt enkel een weekrooster kopiëren naar een week zonder weekrooster, dus moet het werkschema voor de gewenste nieuwe week een rode status weergeven:
U selecteert ofwel de status of het kalender icoon:
Vervolgens komt u terecht in het werkschema op de door u gewenste week.
Week selecteren in het werkschema
U kunt deze pagina ook bereiken door eerst het werkschema te selecteren in het overzicht en pas daarna via de weekbalk of de pijltjes naar de gewenste week te navigeren.
Bevindt u zich in de gewenste week zonder weekrooster, in dit voorbeeld week 7, dan ziet u in het midden van de pagina KOPIEER BESTAANDE WEEK:
Nadat u dit selecteert, opent een pop-up waarin u de week kunt selecteren waarvan u het weekrooster wenst te kopiëren.
U wenst bijvoorbeeld een kopie te maken van week 5. U krijgt hier echter een lijst van alle weekrooster die reeds voor dit werkschema werden aangemaakt.
We selecteren week 5 en komen op deze pagina terecht:
Welke informatie heeft u:
De naam van het werkschema kunt u niet wijzigen. Maar selecteert u dit, wordt u terug naar het werkschema geleid.
De naam van het bedrijf kunt u ook niet meer wijzigen. Dit is echter een link naar de bedrijfsfiche.
CrewTip! Als het werkschema voor een specifieke locatie is gemaakt, wordt dit hier weergegeven, maar u zult het niet kunnen wijzigen.
De projectverantwoordelijke kunt u wel wijzigen en selecteren uit uw lijst van werknemers.
U kunt alsnog de week veranderen waarnaar u het weekrooster wenst te kopiëren.
Dagen in de week: U hoeft dus niet alle dagen mee te kopiëren, u vinkt de dagen aan of uit die u wenst.
Kopieer werknemers van het originele rooster: indien u vaak gebruik maakt van eenzelfde groep werknemers, is dit ideaal. Hiermee plant u onmiddellijk dezelfde werknemers in, zoals in dit voorbeeld uit week 5. Vinkt u dit uit, krijgt u een leeg weekrooster.
Het adres kunt u ook nog wijzigen of u kunt indien nodig Adres onbekend selecteren.
In het voorbeeld gaan we verder met de reeds geselecteerde dagen én met de werknemers van het originele rooster, we selecteren onderaan KOPIE VAN WEEK AANMAKEN en dit geeft:
U ziet dat het weekrooster werd gekopieerd en de werknemers werden ingepland. U merkt echter op dat de shiften van enkele werknemers met een andere achtergrondkleur worden weergegeven, samen met een kalender icoon. Als u uw cursor op dit icoon plaatst, wordt weergegeven dat deze werknemer niet beschikbaar is die dag:
De kleur verwijst naar de reden waarom de werknemer niet beschikbaar is:
Blauw: geeft weer dat de werknemer zich ziek gemeld heeft die dag.
Oranje: geeft weer dat deze persoon heeft aangegeven op vakantie te zijn.
Rood: geeft weer dat de werknemer zich niet beschikbaar heeft gemeld.
Meer informatie over dag beschikbaarheden vindt u hier.
U kunt vervolgens de werknemer van de shift afhalen door met uw cursor over de shift te gaan en het kruisje te selecteren dat in de rechterbovenhoek verschijnt. Daarna plant u iemand anders in, zoals eerder besproken.
CrewTip! Indien in bovenstaand voorbeeld Jens echter reeds zou ingepland zijn voor een ander project op woensdag voor week 7, zal deze schift leeg zijn. Bovendien wordt dit bovenaan de pagina weergegeven als een waarschuwing samen met de informatie van dit andere project. U kunt bijgevolg opnieuw iemand inplannen voor deze shift die wel beschikbaar is of de werknemer van het andere project halen.
Vond u dit interessant?
We hebben nog zeer leerrijke artikelen voor u! Neem gerust een kijkje:
Of heeft u meer interesse in enkele praktische topics: