Dans PARAMÈTRES, vous gérez tous les paramètres de votre compte et de votre environnement CrewPlanner. Cela déterminera comment vous et vos employés travaillerez avec CrewPlanner.

CrewTip! Passez suffisamment de temps avec les paramètres de votre compte. Lorsque tout est réglé selon vos préférences, travailler dans CrewPlanner devient encore plus agréable.

Sur la page PARAMÈTRES, vous trouverez le menu de droite qui vous permet de naviguer facilement dans les différentes sections. Dans cet article, nous vous expliquons les différents éléments. Veuillez noter que seuls les éléments pour lesquels vous disposez d'une permission sont visibles dans le CrewPlanner.

Général

Sous GÉNÉRAL, vous trouverez, comme le nom l'indique déjà, les informations générales de votre entreprise. Vous trouverez ici 4 subdivisions. Nous allons les passer en revue un par un.

Informations client
Sous info client, vous verrez le nom de votre entreprise, tel qu'il sera utilisé dans CrewPlanner, le pays où se trouve votre siège social et où votre personnel est enregistré.
Informations sur la société
Les informations sur la société s'ajoutent aux données de votre entreprise.
1. Nom de l'entreprise : le nom de votre siège social.
2. Numéro d'entreprise : en Belgique, c'est le même que votre numéro de TVA, aux Pays-Bas c'est votre numéro de chambre de commerce.
3. Numéro de TVA.
4. IBAN : votre numéro de compte.
5. BIC : votre numéro IBAN est lu et s'il est correctement rempli, le code BIC sera automatiquement complété pour vous.
6. E-mail de facture : nos factures sont envoyées à cette adresse e-mail, mais vous pouvez également les trouver dans CrewPlanner dans l'onglet LICENCE.
7. Adresse : l'adresse de votre siège
8. Commission paritaire : dans cet exemple, vous voyez la commission paritaire qui est souvent utilisée dans le secteur de la restauration, mais toutes les commissions paritaires sont à votre disposition. En fonction de la commission paritaire, vous pouvez choisir parmi des types de contrats spécifiques. Nous en reparlerons plus tard.
Types de contrat
Tous les types de contrats sont facultatifs, vous pouvez donc cocher ce qui s'applique à votre entreprise.

Les différents types de contrat que vous voyez ici sont standard dans CrewPlanner pour la Belgique. Dans l'exemple ci-dessus, les types de contrat sont visibles pour une commission paritaire couramment utilisée dans le secteur de l'hôtellerie, à savoir le PC 302.

Plusieurs types de contrats exigent une déclaration dimona. L'explication des dimona et de la façon dont ils sont traités se trouve ici.
Identité d'entreprise
CrewPlanner est un produit en marque blanche. Cela signifie que vous pouvez donner à votre compte un joli look avec votre propre style et les couleurs de votre maison.
1. La couleur que vous choisissez pour votre compte est au format HEX.
  
  CrewTip! Lisez ici comment trouver le code HEX dont vous avez besoin.
2. Votre logo doit remplir ces 2 conditions :
  - Rapport d'image : 3: 1 (240 px: 80 px)
  - Image transparente

Configuration

Dans CONFIGURATION, vous définissez les règles de base de votre environnement ; nous sommes heureux de vous les expliquer.

Salaires : vous définissez ici les salaires de base que vous utilisez en fonction des types de contrats. Vous trouverez ici plus d'informations sur la manière de paramétrer les salaires.
Règles de pause : ici, vous pouvez automatiser les règles de pause, afin qu'elles soient remplies automatiquement dans les encodages des heures selon vos paramètres.
Timer : si vous sélectionnez OUI (et SAUVEGARDER), vous pouvez laisser vos employés pointer dans l'application via le timer.
Pause pointeuse : si vous utilisez la pointeuse dans l'application, vous avez également la possibilité d'activer une pointeuse de pause. De cette façon, vos employés peuvent également signaler leur pause via l'application.
Progression de la pointeuse : cette fonctionnalité donne à vos superviseurs un aperçu du total des heures planifiées par rapport aux heures pointées sur un projet actif. Plus d'informations ici.
Confirmation des employés : laissez vos employés confirmer les quarts de travail prévus via l'application.
Retrait d'employé activé : donnez aux employés la possibilité de demander un retrait pour un quart de travail qui a déjà été confirmé via l'application.
Seuil d'heures de retrait des employés : si vous utilisez la fonctionnalité ci-dessus, vous pouvez définir ici combien de temps avant le début d'une garde un employé peut demander un retrait pour cette garde.

CrewTip! Si "Demander la disponibilité des employés" dans les paramètres du département est défini sur "NON", les employés n'auront pas l'option de confirmer leurs quarts de travail ni de demander un retrait. Assurez-vous que ce paramètre est activé si vous souhaitez que les employés puissent gérer la confirmation de leurs quarts de travail et les demandes de retrait via l'application.
Rassembler : si vous activez cette option, vous permettez à vos responsables de définir un lieu de rassemblement par groupe de service où les employés sont censés se réunir avant le début de leur poste.
Facturation : vous déterminez ici si vous souhaitez utiliser notre module de facturation pour la génération automatique de factures (disponible à partir du plan Classic).
Mise en page du contrat : déterminez ici si vous souhaitez utiliser le module de mise en page du contact pour la génération et l'envoi automatiques des contrats.
Paiements : déterminez ici si vous souhaitez utiliser notre fonctionnalité de paiements pour générer automatiquement un fichier bancaire pour le paiement des avances (disponible à partir du plan Classic).

Si vous activez cette fonctionnalité, deux paramètres supplémentaires apparaissent :
1. Règles pour les avances : Vous déterminez ici le pourcentage par type de contrat que vous souhaitez payer sous forme d'avances. Pour plus d'informations, cliquez ici.
2. Référence de paiement par défaut : vous pouvez définir ici une référence par défaut pour les paiements. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Gamification : vous activez ici la fonctionnalité de gamification. Une fois que vous avez sélectionné oui ici et que vous avez appuyé sur sauvegarder, une page supplémentaire apparaît dans le menu des paramètres où vous pouvez gérer vos paramètres de gamification. Lisez comment procéder dans cet article.
Gamification activée pour les employés : une fois que vous êtes satisfait de vos paramètres de gamification, activez la gamification pour vos employés en réglant cette fonctionnalité sur oui et en sauvegardant.
Sécurité - Forcer l'authentification à deux facteurs : si vous l'activez, vous demanderez à vos managers d'activer la vérification à deux facteurs et il vous sera demandé de fixer une date limite pour cela. Les nouveaux managers disposent par défaut de 3 jours pour cela. (Ceci ne s'applique pas aux managers de l'entreprise ou de Payroll)

CrewTip! Si vous ne l'activez pas à temps, le compte sera verrouillé et vous devrez supprimer le manager et l'inviter à nouveau.
Demandez la disponibilité pour les quarts de travail remplis : si cette option est activée, CrewPlanner demandera aux employés d'indiquer leur disponibilité pour ces quarts de travail, même si votre planning est déjà complet. De cette façon, vous pouvez remplacer rapidement les employés qui retirent leur disponibilité.
Génération d'une référence de quart de travail : grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez faire en sorte qu'une référence soit attribuée à chaque groupe de nouveaux quarts de travail créés simultanément. Vous pouvez retrouver cette référence pour chaque quart de travail lors de la consultation d'un projet ou d'un horaire de travail.
Publication du projet pour disponibilité : vous déterminez combien de temps à l'avance un projet sera visible pour les employés via l'application pour indiquer la disponibilité.
Arrondissement du temps de planification : vous définissez ici comment les heures de début et de fin seront arrondies pour la mise en page de votre planning. Par défaut, l'arrondi se fait par quart d'heure.
Arrondissement de l'encodage des heures : vous déterminez ici comment l'heure de début et l'heure de fin des heures travaillées seront arrondies pour l'encodage des heures. Par défaut, ce paramètre est également défini par quart d'heure.
Enregistrement prédéfini par défaut : Comment souhaitez-vous que l'encodage des heures soit effectué automatiquement. Sélectionnez ici la règle applicable.
Sauvegarder pointeuse : combien de temps voulez-vous sauvegarder les temps chronométrés avec éventuellement la localisation GPS et la photo de votre chronomètre après qu'ils aient été complétés par un responsable.
Indemnité kilométrique (€/km) : Définissez ici une indemnité kilométrique générale.
Conditions requises pour le profil de l'employé - Photo du profil requise : si vous sélectionnez OUI, vous rendez obligatoire le téléchargement d'une image de profil par vos employés, et l'employé ne pourra pas utiliser l'application tant que celle-ci ne sera pas en ordre. Si vous sélectionnez NON, le téléchargement d'une photo est uniquement une option.
Règles pour les contrats hebdomadaires : Facultatif, uniquement visible si vous utilisez notre module contrat. Vous pouvez trouver plus d'informations ici.
Définir l'arrière-plan des cartes : vous pouvez définir ici la couleur d'arrière-plan des cartes de set que vous pouvez télécharger sur la page des employés et par le biais d'un projet. Pour en savoir plus sur les cartes de set, cliquez ici.

Veuillez toujours enregistrer vos paramètres ou vos modifications en sélectionnant SAUVEGARDER.

Notifications

Vous avez la possibilité d'envoyer chaque jour des messages push ou des e-mails dans lequel vous demandez à vos employés de transmettre leurs disponibilités :

Nom : il s'agit du nom que vos employés verront comme l'expéditeur des e-mails.
E-mail : cette adresse e-mail est pour vos employés l'expéditeur de l'e-mail dans lequel vous leur demandez de communiquer leurs disponibilités. Vous pouvez le créer librement ici.
Demande de disponibilité par e-mail/notifications : vous activez ce paramètre en sélectionnant OUI. Si vous sélectionnez NON, vos employés ne recevront pas d'e-mail ou de message push leur demandant de transmettre leurs disponibilités.
Heure : une fois ce paramètre activé, vous devez indiquer ici l'heure à laquelle vos employés recevront l'e-mail ou le message push quotidien.
Sauvegarder : sauvegardez vos modifications.

CrewTip! Si vous envoyez des messages à vos employés via CrewPlanner, ils verront les messages push ou les e-mails apparaître à votre nom. Si l'employé est connecté à l'application, il recevra un message push, s'il n'est pas connecté, il recevra un e-mail. Si vos employés ont déjà transmis toutes leurs disponibilités pour les quarts de travail pour lesquels ils sont éligibles, ils ne recevront plus de message ou d'e-mail. La saisie des disponibilités quotidiennes ne fait pas partie de ce processus.

Manager

Dans CrewPlanner, vous avez la possibilité d'accorder diverses permissions aux managers; cet article en donne un aperçu. Vous pouvez inviter ou ajouter des managers sur la page MANAGER.

Lisez l'article pour plus d'informations sur la gestion de vos managers.

Documents juridiques

Cette fonctionnalité vous permet de partager très facilement et automatiquement des documents juridiques avec vos employés ou les responsables de votre entreprise. Sur cette page, vous créez et gérez des documents juridiques.

Cet article vous explique comment procéder.

Vérification des documents

Vous avez ici la possibilité de déterminer les documents que vos employés doivent fournir pour vérification avant de pouvoir être programmés pour travailler sur des projets. Pensez par exemple à la copie d'une carte d'identité, d'un permis de travail, d'un permis de conduire. Les documents standard que CrewPlanner demande pour la vérification sont une preuve d'identité et une carte bancaire. Vous pouvez créer, modifier et supprimer de nouvelles vérifications de documents.

Les documents téléchargés restent accessibles aux deux parties via DOCUMENTS dans la barre de menu de CrewPlanner ou de l'application. Vous trouverez plus d'informations sur le fonctionnement de la VÉRIFICATION DES DOCUMENTS ici.

Les champs personnalisés

Il est toujours possible que vous souhaitiez recueillir des informations supplémentaires spécifiques à votre secteur ou à votre façon de travailler. Cela peut se faire à l'aide des CHAMPS PERSONNALISÉS, en posant des questions supplémentaires à vos employés, managers d'entreprise et co-managers, par exemple en fin de journée lors de l'enregistrement du temps.

Vous avez la possibilité d'obtenir vos informations de différentes manières, comme une question oui/non, une question à choix multiple ou une question avec un champ de réponse libre. Vous pouvez même rendre obligatoire la réponse à ces questions.

Vous trouverez plus d'informations sur cette fonctionnalité dans cet article.

Modèles

Les MODÈLES sont vos documents de base en Word (fichier .docx) qui servent de modèles pour les documents juridiques et les contrats. Sur ces documents, vous avez la possibilité d'ajouter des morceaux de code, de sorte que lorsqu'un contrat ou un document juridique pour un employé ou un manager est généré, ses données y sont automatiquement saisies. Si vous le souhaitez, vous pouvez également demander une signature numérique.

Utilisez notre article pour créer vos propres modèles pour vos documents juridiques et contrats.

Préréglages d'exportation

Avec les préréglages d'exportation, vous pouvez créer des modèles d'exportation, que vous pourrez simplement sélectionner dans le générateur de documents d'exportation sur les pages principales de CrewPlanner.

Sur cette page, vous pouvez créer, modifier, télécharger, importer et supprimer vos préréglages.

Vous appliquez les préréglages via le générateur de documents d'exportation sur les pages du type de préréglage que vous avez choisi. Pour en savoir plus sur les préréglages d'exportation, consultez cet article.

Mise en pages du contrat

Les mises en pages du contrat vous permettent d'utiliser des modèles pour fournir facilement et automatiquement tous les contrats nécessaires à vos employés pour chaque jour ouvrable ou pour une semaine entière. Une fois que vous avez créé ces modèles de contrat, ils sont prêts à l'emploi et vous pouvez toujours les consulter dans l'onglet CONTRATS de chaque projet.

Pour en savoir plus sur les mises en pages des contrats et les contrats, consultez cet article.

Les attributs

Cet onglet vous donne un aperçu de toutes les nécessités et codes vestimentaires que vous créez dans un projet ou un calendrier de travail, ainsi que les formules (l'agenda ou le déroulement d'un projet).

Vous avez toujours la possibilité de modifier ou de supprimer les fournitures, les codes vestimentaires et les formules de cette liste. Pour ce faire, sélectionnez le crayon ou l'icône de la poubelle. Si vous souhaitez créer un nouvel attribut, sélectionnez en haut à gauche CRÉER UN ATTRIBUT :

Vous arriverez à cet écran :

Type : ici vous choisissez si l'attribut se situe sous Tenue, Fournitures nécessaires ou Formule.
Valeur : vous donnez à l'attribut un nom approprié.
Image : Vous pouvez ajouter une image ici en recherchant un fichier sur votre ordinateur ou en le faisant glisser vers le cadre sous IMAGE. Vous trouverez de plus amples informations ici.

Après cela, il vous suffit de sélectionner SAUVEGARDER et votre nouvel attribut est ajouté et peut être utilisé dans les projets et les horaires de travail.

Abonnement social (uniquement en Belgique)

Avec l'abonnement social, nous vous offrons la possibilité d'automatiser le remboursement des frais de déplacement d'un employé. Ceux-ci sont alors calculés sur la base de l'abonnement social mis en place.

Vous pouvez lire ici comment mettre en place un abonnement social.

Fonctions d'un quart de travail

Les FONCTIONS D'UN QUART DE TRAVAIL que vous créez lors de la construction de vos projets ou horaires de travail seront toutes stockées de manière centralisée ici. En utilisant ces fonctions, vous pouvez enregistrer les salaires et les coûts associés à un quart de travail. De cette façon, vous pouvez garder votre administration sur la bonne voie, par exemple, lorsque vous utilisez des modules et des intégrations supplémentaires tels que les contrats, la facturation et offix. Créez des fonctions de quart à un niveau général ou spécifique à un client. Lisez ici comment commencer.

Jetons API

Si vous souhaitez établir une connexion avec un tiers, vous pouvez le définir via l'onglet JETONS API. Avec l'aide de cette fonctionnalité, vous avez la possibilité de créer un intégration API avec un tiers qui n'a pas encore de connexion avec CrewPlanner.

Si vous souhaitez en profiter, lisez l'article sur la façon de commencer.

Licence

Sur la page LICENCE, vous trouverez non seulement, comme le titre l'indique, toutes les informations relatives à votre licence, mais aussi à votre consommation et à vos factures. Depuis notre collaboration avec Stripe, c'est également ici que vous pouvez modifier vous-même votre licence et que vous pouvez acheter des services complémentaires.

Dans cet article, vous trouverez toutes les informations concernant la gestion de votre licence et ce à quoi vous pouvez accéder ici.

Facturation

A partir du plan Classic, vous disposez de notre module de facturation pour générer automatiquement des factures. Vous activez ce module sur la page de configuration, comme nous l'avons vu plus haut. Une fois activé, vous pouvez en outre lier CrewPlanner à l'un de nos partenaires de facturation tels qu'Exact Online, Xero ou Odoo, ou vous pouvez utiliser le module sans intégration. Vous trouverez plus d'informations sur la création de ces liens et la définition des paramètres généraux dans les articles respectifs.

Veuillez vous référer à l'article sur le module de facturation pour plus d'informations.

Intégrations

Le dernier onglet liste les intégrations possibles que nous offrons, que ce soit pour obtenir des fonctionnalités supplémentaires ou pour établir des intégrations avec nos partenaires. Les intégrations que vous pouvez établir dépendent du plan que vous avez choisi dans LICENCE, comme indiqué sur cette page.

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les intégrations ou les partenaires, veuillez consulter les articles correspondants dans notre Crew Academy.

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