Table des matières
Introduction
Si vous utilisez un planning horizontal ou hebdomadaire, un planning de travail est idéal. Grâce à un horaire de travail, vous avez non seulement la possibilité de créer un programme hebdomadaire, mais vous pouvez également planifier les employés dans un aperçu hebdomadaire. De plus, vous pouvez facilement copier ces horaires de travail sur d'autres semaines et les ajuster si nécessaire. Vous pouvez créer des horaires de travail pour toute l'entreprise ou simplement pour un site et vous pouvez même assigner un département spécifique à un horaire de travail, limitant ainsi les personnes autorisées à le gérer. Vous créez et gérez vos plans de travail sur la page HORAIRES DE TRAVAIL de la barre de menu.
Cependant, les employés ne verront pas cela comme un horaire de travail, mais plutôt comme des projets individuels par jour. Dans l'aperçu des projets sur la page du calendrier, les horaires de travail sont également affichés sous forme de projets par jour.
Les composantes de la page des horaires de travail
Lorsque vous ouvrez la page des horaires de travail, les éléments suivants se distinguent :
Créez un horaire de travail : par ce moyen, vous créez naturellement un horaire de travail.
Actions : sur cette page, vous avez la possibilité d'exporter tous vos horaires de travail avec un programme hebdomadaire, au format PDF.
Fonction de recherche : sélectionnez l'icône loupe pour ouvrir la fonction de recherche. Recherchez les horaires de travail comme vous le souhaitez, en utilisant des parties du nom, de l'entreprise ou même le nom des employés qui ont été planifiés sur un horaire de travail.
Filtres : vous trouverez ici le filtre Semaine et d'autres filtres, ainsi qu'une option CLEAR pour réinitialiser rapidement les filtres. Le filtre Semaine est toujours actif sur cette page et il est possible de combiner plusieurs filtres. Sélectionnez l'icône entonnoir pour ouvrir le menu des filtres. Nous verrons dans un instant quels sont les filtres disponibles.
L'aperçu des horaires de travail : dès que vous créez un horaire de travail, il apparaît ici. C'est ici que vous gardez un aperçu de votre planning. En outre, vous disposez d'un certain nombre d'autres fonctions, mais nous y reviendrons plus tard.
Créer un horaire de travail
Nous abordons ici la création d'un horaire de travail à partir de la page des horaires de travail, mais vous pouvez également créer un horaire de travail via AJOUTER HORAIRE DE TRAVAIL dans l'onglet PROJETS d'un dossier d'entreprise ou via l'icône d'horaire de travail d'un site. Cependant, cela vous amène à la page des horaires de travail, vous créez donc un horaire de travail de la même manière que ci-dessous.
Pour créer un horaire de travail, sélectionnez CRÉER UN HORAIRE DE TRAVAIL sur la page des horaires de travail, en haut :
La page suivante s'ouvre :
Ici, sélectionnez l'entreprise pour laquelle vous souhaitez créer un horaire de travail ou vous avez la possibilité de créer une nouvelle entreprise ici en saisissant le nom et en sélectionnant Ajouter une nouvelle entreprise. Vous trouverez de plus amples informations sur les entreprises ici.
Sélectionnez un site si vous souhaitez utiliser l'horaire de travail uniquement pour un site spécifique. Notez que cet horaire de travail ne sera visible que par les managers sans restrictions ou par ceux disposant des permissions appropriées.
Si vous souhaitez assigner un département spécifique à un horaire de travail afin qu'il ne soit visible que par les managers sans restriction de département ou de groupe ou ayant la permission de gérer ce département ou ce groupe de départements, sélectionnez le département souhaité dans la liste déroulante.
Suivant, saisissez un nom pour l'horaire de travail.
CrewTip! Deze naam kunt u niet meer wijzigen bij de verdere aanmaak van het werkschema, en zal dan ook gelden voor alle weken waarvoor u dit werkschema aanmaakt. Indien u alsnog de naam wenst te wijzigen, kan dit enkel via het potlood icoon in het werkschema overzicht. Meer hierover later.
Finalement, sélectionnez CRÉER UN HORAIRE DE TRAVAIL.
Vous accédez à la page suivante, où la semaine en cours est affichée. Pour établir une bonne base pour votre horaire de travail, commencez par sélectionner AJOUTER UNE NOUVELLE SEMAINE.
Sur la page qui s'ouvre ensuite, remplissez les détails nécessaires à l'horaire de travail, comme pour l'ajout d'un projet journalier ou récurrent :
Vous avez 3 sections principales ici :
1. Informations générales :
Horaire de travail : le nom que vous avez choisi lors de la création de l'horaire de travail est affiché ici. Vous ne pouvez plus le modifier ici.
Entreprise : le nom de l'entreprise ou le nom de l'emploi a également été choisi précédemment et ne peut être modifié.
CrewTip! Si l'horaire de travail a été créé pour un site spécifique, ce site sera indiqué ici et ne pourra plus être modifié.
Responsable de projet : vous indiquez ici un employé comme responsable de tous les jours de l'horaire de travail. Un responsable de projet a les mêmes fonctionnalités et les mêmes droits qu'un superviseur, mais il ne doit pas être planifié sur le projet.
Référence de la facturation / du bon de commande : si vous utilisez notre module de facturation, vous avez la possibilité d'introduire ici une référence de la facturation ou du bon de commande.
Semaine : dès que vous sélectionnez cette option, un calendrier s'ouvre où vous pouvez choisir la semaine souhaitée pour laquelle vous voulez programmer ce plan de travail.
Jours de la semaine : vous cochez ou décochez ici les jours pour lesquels l'horaire de travail sera créé.
Adresse : Comme pour un projet, cela nécessite également une adresse afin que vos employés sachent où aller. Si l'adresse n'est pas encore connue, cochez Adresse inconnue. Vous recevrez ensuite, plusieurs fois avant le début du programme de travail, une notification indiquant que l'adresse est requise. Lisez cet article si vous avez besoin d'aide pour saisir l'adresse.
CrewTip! Si vous sélectionnez une entreprise qui existe déjà, l'adresse utilisée dans le dernier projet créé pour ce client sera renseignée ici automatiquement. Vous pouvez bien sûr toujours modifier cela si nécessaire.
2. Informations complémentaires :
Tenue : s'il existe des règles vestimentaires pour cet horaire de travail, veuillez les communiquer à vos employés ici.
Matériel (Emporter vous-mêmes) : Tout élément supplémentaire que vos employés doivent emporter eux-mêmes.
Informations complémentaires : Tout autre élément d'information pertinent pour l'horaire de travail que vous souhaitez ajouter.
CrewTip! Comme pour la création d'un projet, il est possible d'ajouter des tenues ou des matériaux ou de les gérer via LES ATTRIBUTS dans PARAMÈTRES.
3. Timing et planification de l'horaire de travail
Timing du projet : il s'agit d'un moyen pratique d'afficher le déroulement de votre événement pour vos employés dans un bref aperçu à l'aide de formules. Toutes les formules pour lesquelles les employés ont été programmés apparaîtront dans leur profil (voir : fiche de l'employé), de sorte que vous pouvez facilement voir qui a déjà de l'expérience avec des formules spécifiques.
Un exemple :
Ajouter équipe : vous déterminez ici le nombre d'employés dont vous avez besoin pour chaque jour de l'horaire de travail, en fonction d'un département et d'une profession.
Un exemple :
CrewTip! Si un horaire de travail a été créé pour un département spécifique, vous n'aurez plus la possibilité de sélectionner ou de changer le département:
Après avoir ajouté toutes les informations à l'horaire, en bas, sélectionnez AJOUTER UNE NOUVELLE SEMAINE, ce qui donne l'horaire de travail :
Lorsque vous créez un horaire de travail, l'horaire sera le même pour chaque jour. Toutefois, vous pouvez toujours modifier le nombre de quarts de travail requis ainsi que les heures de début et de fin de chaque journée. Nous y reviendrons plus tard.
CrewTip! si vous utilisez la fonctionnalité des références de quart de travail, chaque fois que vous créez des quarts de travail, une nouvelle référence sera attribuée à ces quarts de travail. Ces références sont affichées en bas à gauche du quart de travail.
Une fois que vous avez terminé les modifications, vous pouvez planifier vos employés à partir de cette page. Nous l'expliquerons plus en détail plus tard.
CrewTip! Si vous avez créé par erreur un horaire de travail pour la semaine en cours dont certains jours se situent dans le passé et que vous souhaitez les supprimer, vous n'avez cette possibilité que pendant une période de 24 heures. Pour ce faire, sélectionnez d'abord Supprimer la semaine sous ACTIONS ou supprimez les équipes nécessaires dans le plan de travail, puis supprimez les projets concernés pour les jours passés, un par un, sur la page agenda.
La fonction de recherche, les filtres et les actions
La fonction de recherche, les filtres et les actions sur la page des horaires de travail vous offrent la possibilité de rechercher un horaire de travail particulier ou une sélection d'horaires de travail et, si nécessaire, d'exporter leurs données vers un fichier Pdf.
La fonction de recherche
La fonction de recherche vous permet de rechercher des horaires de travail par composants, à partir du nom de l'horaire de travail, d'une entreprise ou même des employés qui ont été planifiés. Pour utiliser la fonction de recherche, sélectionnez l'icône loupe, tapez office, par exemple, et appuyez sur la touche Entrée. Vous obtiendrez ainsi une liste de tous les horaires de travail comportant le mot office dans le nom de l'horaire de travail ou de l'entreprise.
Les filtres
Si vous souhaitez plutôt rechercher les horaires de travail par certaines caractéristiques, vous pouvez le faire en utilisant les filtres de cette page. Vous ouvrez le menu de filtrage en sélectionnant l'icône entonnoir. Si vous le souhaitez, vous pouvez combiner plusieurs filtres.
Si vous souhaitez supprimer rapidement et facilement les filtres utilisés, utilisez l'option Clear pour supprimer le filtre, à droite du bouton du menu des filtres :
L'accès rapide aux filtres sélectionnés disparaît également, seul le filtre Semaine est toujours conservé.
Voici les filtres disponibles sur cette page :
Vous disposez de deux types de filtres. Il s'agit des filtres standards qui vous permettent de filtrer par caractéristiques de l'horaire de travail. Mais vous pouvez également filtrer par certains types de champs personnalisés, si vous les utilisez.
Voici les filtres dont vous disposez :
Semaine : ce filtre est toujours visible sur la page du planning de travail et, par défaut, il affiche la semaine en cours. Si vous voulez changer cela, sélectionnez le filtre qui ouvre un calendrier où vous pouvez choisir et appliquer la semaine souhaitée.
Entreprises : ce filtre vous permet de trouver les horaires de travail d'entreprises spécifiques en cochant celle que vous voulez et en sélectionnant APPLY.
Sites: sélectionnez le(s) site(s) approprié(s) si vous souhaitez limiter l'aperçu aux horaires de travail créés pour ces sites.
Départements : de la même manière, vous pouvez afficher uniquement les horaires de travail créés pour certains départements.
Groupes de départements : utilisez ce filtre si vous recherchez des horaires de travail pour certains groupes de départements.
Statut : enfin, vous pouvez filtrer par le statut de l'horaire de travail ; pas d'horaire de travail, a des équipes ouvertes, complété. Ceci est utile si, par exemple, vous souhaitez afficher tous les horaires de travail pour lesquels vous devez encore planifier des quarts de travail.
Champs personnalisés : Toutefois, vous ne disposez ici de filtres que pour les champs personnalisés que vous avez définis pour les entreprises, les départements et/ou les quarts de travail de projet et ceux de type OUI/NON et de type déroulant. Comme pour les filtres standard, une fenêtre contextuelle s'ouvre lorsque vous sélectionnez l'un de ces filtres, contenant les options correspondant à vos paramètres pour ce champ personnalisé.
Cela vous permet, par exemple, de n'afficher que les horaires de travail des entreprises d'une certaine taille :
Actions
Actions vous permet d'exporter tous les horaires de travail pour lesquels un programme hebdomadaire a été créé vers un Pdf. En sélectionnant ACTIONS, vous ouvrez la liste déroulante suivante :
Après avoir sélectionné à nouveau EXPORTER AU FORMAT PDF, un aperçu de tous les horaires de travail créés pour la semaine sélectionnée s'ouvre au format PDF, qu'ils aient été planifiés ou non.
L'aperçu des horaires de travail et les icônes
Sur la page des horaires de travail, vous avez un aperçu de tous les horaires de travail, ainsi qu'une vue claire du statut de la planification et d'un certain nombre d'options dont vous disposez par horaire de travail.
Ce que vous trouverez dans cet aperçu :
Nom : le nom de l'horaire de travail est affiché ici. Il reste donc le même pour chaque planning hebdomadaire, même si vous en créez un tout à fait différent la semaine suivante. Nous verrons dans un instant comment vous pouvez encore modifier le nom.
Entreprise : il s'agit bien entendu du nom de l'entreprise pour laquelle vous avez créé l'horaire de travail. Vous ne pouvez plus modifier cette information.
Département : si vous avez attribué un département à l'horaire de travail, celui-ci est affiché ici. Nous verrons dans un instant comment modifier cette information.
Statut : voici le statut du planning pour la semaine en cours, avec un code couleur associé. Il existe 3 possibilités :
Vert : l'horaire de travail a été créé pour cette semaine et entièrement complété.
Orange : l'horaire de travail a été créé pour cette semaine, mais n'a pas encore été complété.
Rouge : aucun plan de travail n'a (encore) été créé pour cette semaine
Si vous sélectionnez ces statuts, vous serez dirigé vers l'horaire de travail où vous pourrez planifier vos employés ou ajouter un programme hebdomadaire.
Icônes de l'horaire de travail : à droite de chaque horaire de travail, vous disposez de 3 icônes.
La pointeuse
L'icône de l'horloge vous permet de générer un code pour la pointeuse. Ce code n'est alors valable que pour cet horaire de travail, mais pour chaque semaine de cet horaire de travail. Plus d'informations sur la pointeuse ici.
Horaire de travail : modifier le nom ou le département ou supprimer
Lorsque vous cliquez sur l'icône du crayon, vous êtes redirigé vers cette page :
Ici, vous pouvez modifier ou attribuer un département ou changer le nom de l'horaire de travail, c'est-à-dire que vous ne pouvez pas choisir une autre entreprise ou, si l'horaire de travail a été créé pour un site, choisir un autre site. Ces modifications s'appliqueront à tous les horaires de travail terminés, en cours et futurs.
Vous avez également la possibilité ici de supprimer la totalité de l'horaire de travail. Attention, cette opération supprime non seulement le programme hebdomadaire en cours de cet horaire de travail, mais aussi tous les programmes futurs.
CrewTip! Si vous ne souhaitez supprimer qu'un programme hebdomadaire, n'utilisez pas l'icône crayon dans l'aperçu des horaires de travail, mais le bouton d'action dans l'horaire de travail. Nous y reviendrons plus tard.
Consulter l'horaire de travail
En cliquant sur l'icône du calendrier, vous revenez à l'horaire de travail où vous pouvez afficher et consulter la semaine souhaitée. Selon le statut de l'horaire de travail, un programme hebdomadaire est affiché ici ou vous pouvez en créer un nouveau. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet plus tard dans cet article.
Modifier un horaire de travail
Lorsque vous créez un horaire de travail, chaque jour de cet horaire affichera la même occupation. Cependant, certains jours peuvent naturellement nécessiter une occupation plus légère ou plus lourde. Il est possible de rapidement effectuer quelques modifications mineures directement dans l'horaire de travail. Si vous souhaitez effectuer des modifications en masse, il est préférable de le faire dans le projet du jour. Voici un exemple.
Supposons que vous venez de créer ou de consulter l'horaire de travail ci-dessous via l'icône du calendrier :
CrewTip! Lorsque vous créez un horaire de travail, tous les jours seront les mêmes en termes de personnel et de données. Si vous effectuez des modifications pour un jour particulier, elles ne seront pas automatiquement copiées sur les projets des autres jours du calendrier de travail.
Ajouter un quart de travail
Dans l'exemple ci-dessus, supposons que vous souhaitiez ajouter des quarts de travail supplémentaire :
Après avoir sélectionné AJOUTER UN QUART DE TRAVAIL, vous obtiendrez la fenêtre pop-up suivante :
Dans le calendrier, le jour où vous avez appuyé sur AJOUTER UN QUART DE TRAVAIL est déjà sélectionné, mais vous pouvez également sélectionner d'autres jours où vous souhaitez ajouter le même quart de travail. Vous sélectionnez l'heure de début et de fin. Vous sélectionnez le département, sauf si l horaire de travail a été créé pour un département spécifique. Vous sélectionnez ensuite la profession/fonction. Si vous avez défini des champs personnalisés sur le quart de travail de projet, il vous sera demandé de les compléter ici. Sélectionnez ensuite le nombre d'employés/de quarts de travail dont vous avez besoin.
Dès que vous entrez un nombre dans le nombre de quarts de travail, la possibilité de planifier immédiatement des employées sur ce(s) quart(s) de travail apparaît, en cochant les employés dans le menu déroulant :
CrewTip! vous pouvez ajouter jusqu'à 500 quarts de travail sans employés ou 300 quarts de travail avec employés à planifier de cette manière.
Dans l'exemple ci-dessus, nous souhaitons ajouter un quart de travail les 29 et 30 décembre de 10h00 à 17h00 à partir du département Waiters - Flexi avec la Profession Waiters, sans planifier immédiatement un employé.
Une fois que vous avez sélectionné CRÉER, vous verrez que le quart de travail a été ajouté à l'horaire de travail :
CrewTip! Si vous utilisez la fonctionnalité des références de quart de travail, chaque fois que vous créez des quarts de travail, une nouvelle référence sera attribuée à ces quarts de travail. Ces références sont affichées en bas à gauche du quart de travail.
Modifier un quart de travail
Si vous déplacez votre curseur sur un quart de travail, deux icônes apparaissent dans le coin supérieur droit, une icône de crayon et une icône de poubelle. Vous modifiez un quart de travail via l'icône du crayon :
CrewTip! Si vous avez configuré un champ personnalisé pour les quarts de travail de projet et que vous avez effectué une sélection pour ce quart de travail, une troisième icône s'affiche :
Placez votre curseur sur cette icône pour consulter la réponse saisie ou sélectionnez-la pour modifier la réponse.
En continuant sur l'exemple ci-dessus, nous voulons ajuster les heures d'une équipe le mercredi. Lorsque vous sélectionnez l'icône crayon de cette équipe, la fenêtre contextuelle apparaît :
Vous pouvez ajuster les heures, le département et le poste. Nous ajustons l'heure de début et de fin dans l'exemple ci-dessus, ce qui donne :
CrewTip! Vous pouvez modifier un quart de travail de cette façon avec ou sans employés planifiés.
Supprimer un quart de travail
Comme pour modifier un quart de travail, vous pouvez également supprimer un quart de travail. Comme vous pouvez le deviner, nous utilisons l'icône de la poubelle dans le coin supérieur droit pour cela.
Supposons que vous souhaitiez supprimer un quart de travail dans l'horaire de travail ci-dessus le lundi :
Une fois que vous aurez sélectionné l'icône de la poubelle, vous obtiendrez la fenêtre pop-up suivante.
Si vous sélectionnez CONFIRMER, le quart de travail sera supprimé.
CrewTip! Si vous avez déjà planifié des employés pour un quart de travail, vous devez d'abord les désélectionnez avant de pouvoir supprimer un quart de travail de cette façon.
Modifications via le projet
Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous pouvez rapidement modifier certains quarts de travail dans l'aperçu de l'horaire de travail. Cependant, si vous souhaitez modifier les quarts de travail en masse ou d'autres informations pour vos employés, il est préférable de se rendre sur le projet du jour souhaité.
Pour ce faire, vous devez sélectionner le jour ou l'icône de l'œil de votre choix dans l'horaire de travail en haut :
Vous saisirez le projet pour ce jour et pourrez effectuer des modifications à l'aide de l'icône du crayon :
Pour plus d'informations sur la modification d'un projet, voir ici.
En haut, il est mentionné que le projet fait partie d'un horaire de travail, donc une fois que vous avez effectué et sauvegardé les modifications souhaitées, vous pouvez facilement revenir via VOIR L'HORAIRE DE TRAVAIL :
Planifier les employés
Une fois que vous êtes satisfait de l'horaire de travail, vous pouvez planifier les employés. Vous procédez de la même façon que pour un projet, mais la séquence de programmation diffère. Dans un projet, vous planifiez les employés verticalement, chronologiquement par jour. Dans un horaire de travail, vous programmerez plutôt les travailleurs horizontalement pour le même poste à travers les différents jours d'un horaire de travail.
Si vous sélectionnez Planifier dans la case jaune, vous aurez différentes options pour planifier les employés :
Cela se fait de la même manière que celle déjà expliquée dans l'article AGENDA.
En haut, sous la date du projet, vous pouvez voir d'un coup d'œil quel est l'état d'occupation du projet grâce au nombre de quarts de travail prévus par rapport au nombre total de quarts de travail pour ce jour et au code couleur correspondant.
Barre verte : Le projet est entièrement planifié
Barre orange : Le projet n'est pas encore entièrement planifié
Barre rouge : De nombreuses personnes doivent encore être planifiées pour ce projet
Programmes hebdomadaires d'un horaire de travail
Comme mentionné précédemment, vous consultez votre horaire de travail en sélectionnant le nom ou l'icône de calendrier de cet horaire de travail dans l'aperçu. Par défaut, vous arrivez dans la semaine actuelle du plan de travail ou dans la semaine que vous avez sélectionnée dans le filtre.
Si vous avez déjà créé un programme hebdomadaire pour cette semaine, il sera affiché ici avec tous les employés déjà planifiés. Vous pouvez toujours effectuer des modifications ou continuer à planifier les employés ici, comme décrit précédemment.
CrewTip! Si vous utilisez notre lien Dimona, le module Dispositions du contrat pour générer des contrats, ou si vos contrats sont exécutés via Offix, vous verrez 1 ou 2 cercles à droite de votre employé planifié, indiquant les différents statuts. Si vous sélectionnez ces statuts, vous serez dirigé vers les sections pertinentes du projet. Vous trouverez de plus amples informations sur ces statuts dans les articles correspondants.
En haut de la page d'un horaire de travail, vous verrez LES ACTIONS. Lorsque vous sélectionnez cette option, une liste déroulante s'ouvre et si la semaine sélectionnée contient un programme hebdomadaire, vous disposez des options suivantes :
Exporter un programme hebdomadaire
Comme nous l'avons vu précédemment, sur la page des horaires de travail, vous pouvez exporter un aperçu de tous les horaires de travail pour une semaine donnée vers un fichier Pdf. De la même manière, vous pouvez ici exporter le programme hebdomadaire d'un horaire de travail particulier pour une semaine souhaitée vers un fichier Pdf ou vous pouvez utiliser le générateur de documents d'exportation pour exporter certaines données de ce programme hebdomadaire.
Vous allez à la semaine que vous souhaitez exporter via le filtre Semaine ou les flèches à côté des jours de la semaine, puis sélectionnez dans la liste déroulante sous LES ACTIONS :
Exporter au format PDF
Après avoir sélectionné à nouveau EXPORTER AU FORMAT PDF dans le pop-up suivant, un PDF de cet horaire de travail pour la semaine souhaitée s'ouvrira.
CrewTip! Si la semaine sélectionnée ne contient pas de programme hebdomadaire, ce document sera vide.
Exportation des données
Après cela, le générateur de documents d'exportation s'ouvre et vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez exporter vers un fichier Excel, PDF ou CSV.
CrewTip! L'option Exportation des données n'est visible que si un programme hebdomadaire est présent pour la semaine souhaitée.
Supprimer un programme hebdomadaire
Vous pouvez supprimer un horaire de travail entier uniquement dans l'aperçu des horaires de travail via l'icône du crayon, comme indiqué précédemment. Toutefois, vous pouvez également supprimer uniquement un programme hebdomadaire d'un horaire de travail pour la semaine de votre choix.
Pour ce faire, allez de nouveau à la semaine que vous souhaitez supprimer via la barre des semaines ou les flèches à côté des jours de la semaine, puis sélectionnez Supprimer la semaine dans la liste déroulante sous LES ACTIONS.
Le pop-up vous demandera à nouveau si vous êtes sûr et après votre confirmation, le programme hebdomadaire sera définitivement supprimé. En conséquence, ce planning ne pourra évidemment plus être copié sur une semaine ultérieure.
CrewTip! L'option supprimer la semaine n'est visible que si un programme hebdomadaire est présent pour la semaine souhaitée.
Si vous vous trouvez dans un horaire de travail dans une semaine pour laquelle il n'existe pas de programme hebdomadaire, vous disposez des deux options suivantes au centre de la page :
Ajouter un programme hebdomadaire
Une fois que vous aurez sélectionné AJOUTER UNE NOUVELLE SEMAINE, vous serez dirigé vers la page où vous pourrez créer une nouvelle semaine, comme indiqué précédemment dans la section Créer un horaire de travail.
Copier un programme hebdomadaire
Si vous voulez créer un programme hebdomadaire dans un horaire de travail existant qui est similaire à un programme hebdomadaire d'une semaine précédente, vous pouvez copier les programmes hebdomadaires. Les données que vous pouvez copier sont expliquées plus tard.
Vous pouvez commencer de deux manières différentes : soit vous sélectionnez d'abord la nouvelle semaine via le filtre dans l'aperçu des horaires de travail et ensuite l'horaire de travail, soit vous consultez d'abord l'horaire de travail et vous passez ensuite à la nouvelle semaine souhaitée via la barre de semaine ou les flèches.
Sélectionner la semaine dans l'aperçu des horaires de travail
Comme nous l'avons vu précédemment dans l'aperçu du plan de travail, le statut d'une semaine spécifique est représenté par 3 couleurs possibles. Vous ne pouvez copier un programme hebdomadaire que sur une semaine sans programme hebdomadaire. L'horaire de travail de la nouvelle semaine souhaitée doit donc afficher un statut rouge :
Vous sélectionnez soit le statut, soit l'icône du calendrier :
Vous entrez ensuite l'horaire de travail de la semaine souhaitée.
Sélectionner la semaine dans l'horaire de travail
Vous pouvez également atteindre cette page en sélectionnant d'abord l'horaire de travail dans l'aperçu et alors ensuite naviguer vers la semaine souhaitée via la barre de semaine ou les flèches.
Si vous vous trouvez dans la semaine souhaitée sans programme hebdomadaire, dans cet exemple la semaine 7, vous verrez COPIER LE PLANNING EXISTANT au milieu de la page :
Après avoir sélectionné cette option, une fenêtre pop-up s'ouvre dans laquelle vous pouvez sélectionner la semaine dont vous souhaitez copier le programme hebdomadaire.
Par exemple, vous souhaitez faire une copie de la semaine 5. Ici, cependant, vous obtenez une liste de tous les programmes hebdomadaires qui ont déjà été créés pour cet horaire de travail.
Nous sélectionnons la semaine 5 et arrivons à cette page :
Quelles sont les informations dont vous disposez :
Vous ne pouvez pas modifier le nom de l'horaire de travail. Mais sélectionnez ceci, vous serez ramené à l'horaire de travail.
Vous ne pouvez pas non plus modifier le nom de l'entreprise. Cependant, il s'agit d'un lien vers la fiche d'entreprise.
CrewTip! Si l'horaire de travail a été créé pour un site spécifique, il sera affiché ici, mais vous ne pourrez pas le modifier.
Vous pouvez toutefois changer le responsable de projet et le sélectionner dans votre liste d'employés.
Vous pouvez toujours modifier la semaine sur laquelle vous souhaitez copier le programme hebdomadaire.
Jours dans l'horaire de travail : il n'est pas nécessaire de copier tous les jours, il suffit de cocher ou décocher les jours que vous souhaitez.
Copier les employés de l'horaire d'origine : si vous utilisez souvent le même groupe d'employés, c'est idéal. Il vous permet de planifier immédiatement les mêmes employés, comme dans cet exemple de la semaine 5. Si vous décochez cette option, vous obtenez un programme hebdomadaire vide.
Vous pouvez également modifier l'adresse ou sélectionner Adresse inconnue si nécessaire.
Dans l'exemple, nous continuons avec les jours déjà sélectionnés ainsi que les employés de l'horaire original, nous sélectionnons AJOUTER UN EXAMPLAIRE DE LA SEMAINE en bas et cela donne :
Vous pouvez voir que le programme hebdomadaire a été copié et que les employés ont été planifiés. Cependant, vous remarquerez que les quarts de travail de certains employés sont affichés avec une couleur d'arrière-plan différente, ainsi qu'une icône de calendrier. En plaçant votre curseur sur cette icône, vous verrez que cet employé n'est pas disponible ce jour-là :
La couleur indique la raison pour laquelle l'employé n'est pas disponible :
Bleu : indique que l'employé s'est fait porter malade ce jour-là.
Orange : indique que cette personne a déclaré être en vacances.
Rouge : indique que l'employé a signalé son indisponibilité.
Pour plus d'informations sur les disponibilités journalières, cliquez ici.
Vous pouvez ensuite retirer l'employé du quart de travail en plaçant votre curseur sur le quart de travail et en sélectionnant la croix qui apparaît dans le coin supérieur droit. Vous planifiez ensuite quelqu'un d'autre comme indiqué précédemment.
CrewTip! Cependant, si dans l'exemple ci-dessus Jens était déjà programmé pour un autre projet le mercredi pour la semaine 7, ce quart de travail sera vide. De plus, ceci est affiché en haut de la page sous forme d'alerte avec les informations de l'autre projet. Par conséquent, vous pouvez reprogrammer une personne disponible pour ce quart de travail ou retirer l'employé de l'autre projet.
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