Table de matières
Introduction
Lorsque vous créez un projet, vous avez la possibilité d'élaborer un projet en détail. Lorsque vous consultez ensuite le projet, vous obtenez non seulement un aperçu de ce projet, mais vous disposez également de quelques fonctionnalités et onglets supplémentaires.
Nous les aborderons plus en détail dans cet article, et pour cela, nous commencerons par un projet déjà créé :
Détails
Dès que vous ouvrez un projet déjà créé sur la page TABLEAU DE BORD ou AGENDA, vous accédez au premier onglet du projet DÉTAILS :
Cela vous donne un aperçu de toutes les informations que vous avez déjà complétées lorsque vous avez créé le projet. Vous pouvez lire comment créer un projet ici.
Vous trouverez ces informations ici :
La date à laquelle le projet a lieu, avec éventuellement une indication qu'il s'agit d'un projet récurrent à l'aide de flèches circulaires.
L'entreprise de votre client.
Le nom du projet.
Les formules incluant les commentaires.
Le responsable du projet.
La tenue.
Le matériel, c'est-à-dire ce que les employés doivent apporter eux-mêmes.
Une zone de description dans laquelle vous pouvez ajouter des informations supplémentaires pour vos employés.
Un ou plusieurs champs personnalisés pour les projets, si vous les utilisez.
L'adresse ou, si elle n'est pas encore connue, Adresse inconnue, est saisie ici.
En bas à gauche, vous disposez désormais d'un champ supplémentaire où vous pouvez placer des notes internes. Ces notes ne sont pas visibles pour les employés, mais uniquement pour les managers.
En bas, vous avez également les quarts de travail pour ce projet et qui a déjà été programmé.
Les quarts de travail
Dans cette section, vous avez non seulement la possibilité de consulter les informations relatives à l'employé et d'ajouter des éléments supplémentaires au quart de travail, mais aussi de planifier les employés. Pour ce faire, cliquez sur le cadre jaune avec la croix grise et vous verrez alors un aperçu des personnes disponibles sur la gauche :
CrewTip! La façon dont vous affichez les employés groupés, ça dépend du choix que vous avez fait dans le filtre Trier par dans AGENDA. Vous pouvez le définir par fonction ou par département. Cependant, les informations affichées concernant les employés restent les mêmes.
Vous trouverez plus d'informations sur la planification des employés ici.
Informations sur les employés planifiés et les quarts de travail
Si vous passez votre curseur sur les différents éléments d'un quart de travail avec un employé planifié, plus d'informations apparaissent dans une fenêtre contextuelle.
Quelles sont les informations possibles lorsqu'un employé a été planifié :
Si l'employé a une photo de profil téléchargée, elle sera affichée en premier, sinon vous ne verrez que les initiales, suivis par le nom. Si vous sélectionnez le nom, vous avez la possibilité d'ouvrir la fiche de l'employé, comme ailleurs dans CrewPlanner.
CrewTip! Si un point rouge avec un point d'exclamation apparaît à côté de la photo de profil, cela signifie que le profil de cet employé n'a pas encore été approuvé. Ce profil doit être approuvé avant que les Dimona ou les contrats puissent être traités.
Ensuite, les icônes suivantes peuvent être affichées :
Confirmation du quart de travail
Si vous avez activé la fonction CONFIRMATION DES EMPLOYÉS dans CONFIGURATION, cette icône apparaîtra dès que l'employé aura confirmé son poste via l'application.
Superviseur
L'icône de la minuterie indique que cette personne a le statut de superviseur et peut donc faire pointer ses collègues.
La modification du statut de superviseur d'un employé se fait via le profil de l'employé.
Heure de rassemblement
Si vous utilisez un lieu et une heure de rassemblement, l'heure à laquelle une personne doit être présente à cet endroit est affichée ici. Placez votre curseur sur l'heure pour afficher plus d'informations sur le lieu :
Ceci est suivi de l'abréviation du type d'employé.
Référence de quart de travail
Si vous utilisez la fonctionnalité de référence de quart de travail, vous pouvez consulter cette référence ici. Pour plus d'informations, cliquez ici.
Commentaire
Lorsque vous sélectionnez cette option, une fenêtre contextuelle s'ouvre et vous permet d'associer un commentaire supplémentaire à ces quarts de travail. Ce commentaire sera visible par l'employé planifié pour ce quart de travail, dans l'application.
Par exemple, vous pouvez inclure que cette personne sera un chauffeur. Comme le commentaire est lié au quart de travail et non à l'employé, il peut déjà être ajouté avant de planifier quelqu'un et ne disparaîtra pas non plus lorsque vous planifierez un départ de quelqu'un.
Champ personnalisé pour un quart de travail de projet
Si vous utilisez des champs personnalisés pour les quarts de travail de projet afin de collecter des informations supplémentaires, l'icône ci-dessous s'affiche ici. Placez votre curseur sur l'icône pour afficher les informations saisies ou sélectionnez-la pour saisir ou modifier des données.
L'information suivante dépend du regroupement que vous avez sélectionné, comme mentionné précédemment. Ici, soit le département, soit la fonction est affichée pour cet employé.
Évaluation
À l'extrême droite, l'évaluation que cet employé a reçue jusqu'à présent pendant l'encodage des heures est affichée.
Cela peut être important pour planifier les employés pour certains projets.Supprimer
Enfin, en utilisant la croix à l'arrière, vous pouvez planifier le départ d'un employé.
Documents
L'onglet suivant d'un projet est DOCUMENTS.
Comme vous pouvez le supposer, vous avez ici la possibilité de télécharger des documents et des fichiers pour vos employés dans le cadre de ce projet. Les employés peuvent également télécharger des fichiers par cette voie, que vous pouvez à votre tour consulter et télécharger. Vous trouverez plus d'informations sur le téléchargement et la réception de documents et sur les autres possibilités à cet égard ici.
Finance
L'onglet FINANCE reprend les calculs de marge brute liés à ce projet. Vous trouverez plus d'informations sur la finance dans cet article.
Modules optionnels
Si vous avez activé des modules supplémentaires ou si vous avez des liens avec des partenaires tels qu'Offix, vous pouvez trouver ici des onglets supplémentaires tels que DIMONAS, CONTRACTS ou FACTURATION. Consultez les articles respectifs pour plus d'informations sur ces onglets.
Encodage des heures
L'onglet ENCODAGE DES HEURES ne devient visible qu'une heure avant le début du projet.
À partir de ce moment, les employés peuvent pointer ou être pointés et il est pertinent d'afficher les heures travaillées. Cet article explique en détail quelles sont les options disponibles lors de l'encodage des heures.
Autres icônes
À droite des onglets, vous avez plusieurs autres icônes à votre disposition. Dans cette section, nous décrivons brièvement les actions que vous pouvez entreprendre avec eux.
Envoyer un message
A l'aide de l'icône enveloppe, vous avez la possibilité d'envoyer un message à ces employés ou départements qui ont été planifiés sur ce projet.
L'envoi d'un message via le projet, peut se faire pour les 2 buts suivants :Vous souhaitez informer les employés déjà planifiés sur ce projet de quelque chose.
Il vous manque encore un ou plusieurs employés et vous souhaitez envoyer un message à ceux qui sont éligibles pour ce(s) quart(s) de travail.
Une fois que vous aurez sélectionné cette icône, vous obtiendrez la fenêtre pop-up ci-dessous.
Ce pop-up est identique à celle de la page agenda, pour l'envoi d'un message. Nous vous renvoyons donc à la section Envoyer un message de l'article AGENDA, pour plus d'informations.Pointeuse
Ici aussi, vous avez la possibilité de générer un code de pointage. Celle-ci ne peut alors être utilisée que pour pointer les employés prévus de ce projet.
Lorsque vous sélectionnez l'icône de l'horloge, la fenêtre pop-up apparaît pour vous permettre de générer un code PIN. Vous trouverez de plus amples informations dans cet article.
Exportation
Il peut parfois être utile d'avoir une version papier de l'aperçu du projet sur place.
Si vous sélectionnez l'icône de téléchargement, vous obtenez un pop-up avec une liste de champs visibles que vous pouvez sélectionner ou non pour les ajouter à votre exportation. Vous pouvez également modifier l'ordre de ces informations en faisant glisser les données à l'endroit souhaité.
Au bas de cette liste, vous pouvez en outre ajouter des champs illimités à l'aide de la fonction Champ ouvert :
Lorsque vous avez terminé de compiler la liste, sélectionnez EXPORTER AU FORMAT PDF, ce qui ouvrira un document PDF contenant les données sélectionnées dans un nouvel onglet de votre navigateur.
Par exemple, le fichier d'exportation peut ressembler à ceci :
CrewTip! Si vous avez un projet sur lequel beaucoup d'employés sont planifiés, il n'est pas toujours possible de saisir immédiatement l'heure de début ou de fin ou la pause dans l'application CrewPlanner. Une alternative pourrait être de noter tout brièvement sur ce document et de saisir ces informations à la fin du projet.
Cartes de set
En utilisant l'icône de carte de visite dans un projet, vous pouvez rapidement créer les cartes de set pour les employés planifiés pour ce projet.
Là encore, vous disposez d'un Champ ouvert et pouvez ajouter des informations supplémentaires.Si vous utilisez des champs personnalisés pour les employés, vous pourrez également ajouter ces informations à l'exportation.
Copier le projet
Si vous souhaitez planifier un projet similaire à un projet précédent, vous pouvez utiliser l'icône de page pour copier un projet.
En sélectionnant cette icône, vous accédez à un nouveau projet. Ici, presque toutes les informations du projet précédent seront déjà remplies, mais vous pouvez encore tout modifier comme vous le souhaitez. Cependant, vous devrez toujours sélectionner une nouvelle date. Vous avez également la possibilité de copier les employés programmés du projet d'origine en cochant la case en bas de la page.
Pour plus d'informations sur la création d'un projet, lisez ici.
Modifier le projet
Un projet existant peut toujours être ajusté ou modifié à l'aide de l'icône du crayon.
Vous pouvez lire exactement quelles informations vous pouvez modifier dans l'article Modifier le projet.
Nous espérons vous avoir aidé avec cet article !
Si vous avez encore des questions, jetez d'abord un coup d'œil à notre Crew Academy. Vous trouverez peut-être la réponse dans l'un de nos articles.