Table des matières
Introduction
Il est toujours possible que vous souhaitiez collecter des informations supplémentaires spécifiques à votre secteur ou à votre façon de travailler en posant des questions complémentaires à vos employés, aux managers de l'entreprise ou aux co-managers, mais aussi, par exemple, lors de l'encodage des heures. Vous pouvez le faire à l'aide de champs personnalisés, que vous pouvez ajouter et gérer sur la page LES CHAMPS PERSONNALISÉS sous PARAMÈTRES.
Vous disposez de plusieurs options pour poser vos questions, par exemple via une question oui/non, une question à choix multiple ou une question avec un champ de réponse libre. Vous pouvez même choisir de rendre la réponse à ces questions obligatoire ou de créer le champ personnalisé pour usage interne uniquement. De plus, vous pouvez ajouter ces réponses à vos exportations. Enfin, sur la page AGENDA, HORAIRES DE TRAVAIL et EMPLOYÉS, vous avez la possibilité d'appliquer des filtres pour les types de champs personnalisés oui/non et à choix multiples.
CrewTip! Les champs personnalisés sont conçus pour recueillir des informations plus spécifiques pour les managers. Ces informations sont uniquement visibles par les managers et ne sont pas accessibles aux employés. Les employés peuvent utiliser le profil pour accéder et modifier uniquement les informations qui leur ont été demandées.
Créer un champ personnalisé
Sous PARAMÈTRES dans le menu de droite, naviguez jusqu'à LES CHAMPS PERSONNALISÉS et là, sélectionnez CRÉER UN CHAMPS PERSONNALISÉ :
Vous serez alors amené à cet écran :
C'est ainsi que vous commencez à créer votre champ personnalisé :
Langue : L'anglais est le paramètre de langue par défaut, donc si vous créez le champ personnalisé uniquement ici, la question apparaîtra en anglais pour tout le monde. Si vous souhaitez que le champ s'affiche dans votre langue préférée, vous devez définir les 4 langues différentes séparément.
CrewTip! Si vous configurez votre champ pour les différentes langues, il est important que vous le traduisiez un par un. Ainsi que les réponses qui pourraient vous être données, par exemple dans une liste déroulante.
Nom de champ : vous choisissez le nom de ce champ, ou vous placez une question ici.
Texte d'aide : Dans ce champ, vous pouvez placer tout texte supplémentaire pour donner quelques exemples ou explications sur les informations souhaitées.
Clé : Grâce à cette clé, un morceau de code est lié à votre champ, que vous pouvez utiliser dans les MODÈLES. Par conséquent, la réponse à ce champ apparaîtra dans les contrats ou les documents juridiques sur lesquels ce mot-clé est placé.
Appartient à : vous sélectionnez ici dans le menu déroulant à qui ou à quoi ce champ personnalisé est destiné. Si vous créez un champ personnalisé pour vos employés, un certain nombre de champs sont ajoutés ici. Cela vous permet de créer ce champ personnalisé de manière encore plus spécifique. Nous y reviendrons dans le prochain chapitre.
Type : le type de question que vous voulez poser et le type de réponse que vous voulez recevoir :
Une seule ligne : la réponse doit tenir sur une ligne, mais il n'y a pas de réponses prédéfinies.
Exemple : "Avec quel collègue aimez-vous travailler (nom et prénom) ?"
Réponse : "Avec John Doe".
Plusieurs lignes : cette option est généralement utilisée si vous souhaitez poser une question très ouverte.
Exemple : "Veuillez expliquer votre expérience antérieure dans ce secteur."
Réponse : "J'ai travaillé dans ce secteur pendant x années en tant qu'étudiant à ...".
OUI/NON : si vous souhaitez poser une question à laquelle la réponse sera uniquement oui/non, sélectionnez cette option.
Dropdown ( seulement 1 option possible) : il s'agit souvent d'une question oui/non, mais vous pouvez également ajouter une liste de réponses possibles dans laquelle une seule réponse peut être sélectionnée.
Exemple : "Avez-vous une préférence spécifique en termes de nourriture ?"
Réponses : "Aucune préférence spécifique, végétarien, végétalien, flexitarien, halal, casher, autre".
Dropdown (plusieurs options possibles) : si vous choisissez ce type, les personnes ont la possibilité de cocher plusieurs réponses.
Exemple : "Quelles sont les fonctions que vous aimez exercer ?"
Réponses : "Bar, serveur, caissier, réception, vestiaire, cuisine".
Si vous choisissez une liste déroulante, vous devrez bien sûr fournir les réponses vous-même (si vous utilisez plusieurs langues, vous devez également saisir ces options dans chaque langue). Cela ressemble à ceci :
Champ requis : si vous souhaitez rendre la réponse à votre question obligatoire pour ce champ personnalisé, cochez-la. Vous devrez ensuite saisir ces informations pour continuer, par exemple lors de I'enregistrement ou après avoir rempli un encodage des heures. Si vous ne cochez pas cette option, le champ personnalisé peut être ignoré.
Un champ personnalisé pour les employés
Pour obtenir des informations supplémentaires sur vos employés, comme indiqué précédemment, sélectionnez Employé sous Appartient à. Deux filtres supplémentaires apparaissent alors, vous permettant de déterminer quels employés se voient offrir ce champ, en cochant les types de contrat et/ou les départements souhaités. Vous pouvez également choisir de n'utiliser ce champ personnalisé qu'en interne et de le rendre invisible pour les employés.
Si vous rendez le champ personnalisé obligatoire, l'employé doit saisir une réponse lorsqu'il se connecte ou s'enregistre. Pas de réponse, signifie pas d'accès à l'application.
Exemple :
Pour l'employé, cela se présente comme suit :
Si l'employé tente de poursuivre sans saisir de réponse, il sera averti qu'une réponse est requise :
Vous pouvez également ajouter ces informations à une exportation via le Générateur de documents d'exportation sur les pages AGENDA, HORAIRES DE TRAVAIL, RAPPORT et EMPLOYÉS.
Un champ personnalisé pour les entreprises
Pour obtenir des informations supplémentaires de vos clients et les afficher dans le profil de l'entreprise, sélectionnez Entreprise sous Appartient à. Vous pouvez compléter ces informations vous-même lors de la création ou de la modification du profil de vos entreprises, ou vous pouvez laisser le client les remplir lui-même.
Exemple :
Vous avez la possibilité de remplir vous-même ce champ pour vos clients dans leur fiche sous ENTREPRISES :
Vous pouvez aussi les laisser remplir eux-mêmes cette rubrique à PARAMÈTRES dans leur environnement.
Les informations que vous collectez de cette manière peuvent également être ajoutées au Générateur de documents d'exportation sur la page ENTREPRISES.
Un champ personnalisé pour les projets
Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés à des projets en sélectionnant Projet sous Appartient à. Toutefois, ces champs ne sont visibles que par les managers et ne s'affichent donc pas dans l`application des employés.
Exemple :
Vous trouverez ces champs personnalisés lors de la création ou de la modification d'un projet, entre le champ adresse inconnue et les informations complémentaires.
Les informations que vous collectez de cette manière peuvent être ajoutées au Générateur de documents d'exportation sur la page AGENDA, HORAIRES DE TRAVAIL et RAPPORT.
Un champ personnalisé pour les quarts de travail de projet
De même, vous avez la possibilité d'ajouter des champs personnalisés aux quarts de travail de projet en sélectionnant Quart de travail de projet à Appartient à. Ces champs ne sont également visibles que par les managers et ne sont pas affichés dans l`application des employés.
Vous pouvez trouver ces champs en ouvrant un projet et en sélectionnant l'icône suivante aux quarts de travail du projet ou de l'horaire de travail:
Une fenêtre contextuelle s'ouvre alors, dans laquelle les champs personnalisés sont affichés et où vous pouvez saisir une réponse.
CrewTip! Une fois que vous avez introduit des informations dans un projet journalier d'un horaire de travail pour un champ personnalisé pour un quart de travail de projet, vous pourrez également y accéder et les modifier dans le programme hebdomadaire.
Les informations ainsi collectées peuvent être ajoutées au Générateur de documents d'exportation sur la page AGENDA, HORAIRES DE TRAVAIL et RAPPORT.
Un champ personnalisé pour les départements
Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés pour les départements. Pour ce faire, sélectionnez bien sûr Département sous Appartient à. Ces informations sont ensuite demandées lorsque vous modifiez ou créez un département.
Exemple :
Cette demande d'informations apparaît en bas à gauche lorsque vous créez ou modifiez un département :
Les informations collectées peuvent être ajoutées au Générateur de documents d'exportation sur la page RAPPORT.
Un champ personnalisé pour un groupe de départements
Pour ajouter des informations à un groupe de départements, sélectionnez Groupe de départements sous Appartient à. Ces informations sont ensuite demandées lorsque vous modifiez ou créez un groupe de départements.
Exemple :
Cette demande d'information apparaît en bas à gauche lorsque vous créez ou modifiez un groupe de départements :
Vous pouvez ajouter à nouveau les informations que vous avez collectées dans le Générateur de documents d'exportation sur la page RAPPORT.
Un champ personnalisé pour votre encodage des heures
Si vous sélectionnez l'option Encodage des heures sous Appartient à, ces informations vous seront demandées lorsque vous encodez des heures.
Une fois que vous avez sauvegardé le champ personnalisé, vous verrez apparaître l'icône suivante dans l'encodage des heures :
Si vous sélectionnez cette option, vous obtiendrez une fenêtre pop-up contenant les questions que vous avez créées sous les champs personnalisés :
Une fois les informations fournies, sélectionnez FERMER pour continuer à compléter l'encodage des heures.
Vous pouvez également ajouter ces informations à votre exportation via le Générateur de documents d'exportation sur les pages AGENDA, HORAIRES DE TRAVAIL et RAPPORT.
Modifier un champ personnalisé
Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, sélectionnez l'icône en forme de crayon qui se trouve à côté de celui-ci dans la vue d'ensemble.
Cela ouvre la page de ce champ personnalisé et vous permet d'apporter les modifications nécessaires.
Sélectionnez toujours SAUVEGARDER pour effectuer vos modifications.
CrewTip! Si vous avez un champ personnalisé obligatoire appartenant aux employés et que vous le modifiez, ce champ ne sera plus proposé à vos employés lorsqu'ils ouvriront l'application. Si vous souhaitez qu'il soit à nouveau proposé à tous les employés avant qu'ils ne puissent continuer à utiliser l'application, vous devez créer un nouveau champ personnalisé obligatoire.
Supprimer un champ personnalisé
Si vous souhaitez supprimer un champ personnalisé, cette fois dans la vue d'ensemble, sélectionnez l'icône de la corbeille à côté de ce champ.
La fenêtre pop-up ci-dessous s'ouvre alors. Une fois que vous avez sélectionné confirmer, ce champ personnalisé sera supprimé.
CrewTip! veuillez noter que lorsque vous supprimez un champ personnalisé, vous supprimez également les données déjà introduites. Si vous souhaitez conserver ces données, vous devez d'abord créer une exportation via le générateur de documents d'exportation sur les pages concernées.
Nous espérons vous avoir aidé avec cet article !
Si vous avez encore des questions, jetez d'abord un coup d'œil à notre Crew Academy. Vous trouverez peut-être la réponse dans l'un de nos articles.