Unter EINSTELLUNGEN verwalten Sie alle Einstellungen Ihres Kontos und Ihrer CrewPlanner-Umgebung. Dies bestimmt, wie Sie und Ihre Mitarbeiter mit CrewPlanner arbeiten werden.

CrewTip! Nimm dir genügend Zeit für die Einstellungen deines Kontos. Wenn alles nach Ihren Wünschen eingestellt ist, wird die Arbeit mit CrewPlanner noch angenehmer sein.

Auf der Seite EINSTELLUNGEN finden Sie das Menü auf der rechten Seite, mit dem Sie leicht durch die verschiedenen Komponenten navigieren können. In diesem Artikel werden wir Ihnen die verschiedenen Komponenten erklären. Bitte beachten Sie, dass nur die Komponenten in CrewPlanner für Sie sichtbar sind, für die Sie die Berechtigung haben.

General

Unter GENERAL finden Sie, wie der Name schon sagt, die generellen Informationen über Ihr Unternehmen. Hier finden Sie 4 Unterabteilungen. Wir werden sie der Reihe nach durchgehen.

Kundendaten
Unter Kundendaten sehen Sie den Namen Ihrer Firma, wie er in CrewPlanner verwendet wird, das Land, in dem sich Ihr Hauptsitz befindet und wo Ihre Mitarbeiter registriert sind.
Firmeninfo
Das Firmeninfo ist eine Ergänzung zu den Daten Ihrer Firma.
1. Betriebsname: der Name Ihres eingetragenen Firmensitzes.
2. Betriebsnummer: In Belgien ist dies dieselbe Nummer wie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, in den Niederlanden ist es Ihre KvK-Nummer.
3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
4. IBAN: Ihre Kontonummer.
5. BIC: Ihre IBAN-Nummer wird gelesen, und wenn sie korrekt ausgefüllt ist, wird der BIC-Code automatisch für Sie ausgefüllt.
6. E-Mail für Rechnung: Unsere Rechnungen werden an diese E-Mail-Adresse geschickt, Sie finden sie aber auch im CrewPlanner unter dem Tab LIZENZ.
7. Adresse: die Adresse Ihres Hauptsitzes.
8. Paritätische Kommission (Belgien): In diesem Beispiel sehen Sie den Gemeinsamer Ausschuss, der häufig im Hotel- und Gaststättengewerbe verwendet wird, aber Ihnen stehen alle Gemeinsamer Ausschüsse zur Verfügung. Je nach Gemeinsamer Ausschuss können Sie zwischen verschiedenen Vertragstypen wählen. Dazu später mehr.
Vertragstypen
Alle Vertragstypen sind optional, so dass Sie ankreuzen können, was für Ihr Unternehmen gilt.

Die verschiedenen Vertragstypen, die Sie hier sehen, sind Standard im CrewPlanner für Belgien. In dem obigen Beispiel sind die Vertragstypen für einen häufig verwendeten Gemeinsamer Ausschuss für die Paritätische Kommission, nämlich PC 302, zu sehen.

Mehrere Vertragsarten erfordern eine Dimona-Erklärung. Eine Erklärung der Dimonas und wie sie gehandhabt werden, finden Sie hier.
Corporate identity
CrewPlanner ist ein White-Label-Produkt. Das bedeutet, dass Sie Ihrem Konto eine schöne Jacke mit Ihrem eigenen Stil und Ihren eigenen Farben geben können.
1. Die Farbe, die Sie für Ihr Konto wählen, ist im HEX-Format.
  
  CrewTip! Lesen Sie hier, wie Sie herausfinden, welchen HEX-Code Sie benötigen.
2. Ihr Logo sollte diese 2 Bedingungen erfüllen:
  - Bildverhältnis: 3 : 1 (240 px : 80 px)
  - Transparentes Bild

Aufbau

In AUFBAU legen Sie die Grundregeln Ihrer Umgebung fest; wir erklären sie Ihnen gerne.

Lohn: Hier legen Sie die Grundlöhne fest, die Sie je nach Vertragstype verwenden. Hier finden Sie weitere Informationen zur Einstellung der Löhne.
Pausenregeln: Hier können Sie die Pausenregeln automatisieren, so dass sie gemäß Ihren Einstellungen automatisch in die Zeiterfassung eingetragen werden.
Timer: Wenn Sie JA (und SPEICHERN) wählen, können Ihre Mitarbeiter über die Timer in der Anwendung ein- und ausstempeln.
Pausen-timer: Wenn Sie den Timer in der App verwenden, haben Sie auch die Möglichkeit, einen Pausen-timer zu aktivieren. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter ihre Pause auch über die App melden.
Timer-Fortschritt: Diese Funktion gibt Ihren Supervisoren einen Überblick über die insgesamt geplanten und die bereits geleisteten Stunden eines aktiven Projekts. Lesen Sie hier mehr.
Mitarbeiterbestätigung: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihre geplanten Einsätze über die App bestätigen.
Mitarbeiterrückzug aktiviert: Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, eine Rücknahme für eine bereits über die App bestätigte Schicht zu beantragen.
Mitarbeiter-rücktrittsstundenschwelle: Wenn Sie die obige Funktion verwenden, können Sie hier festlegen, bis zu welchem Zeitpunkt vor Beginn einer Schicht ein Mitarbeiter eine Rücknahme für diese Schicht beantragen kann.

CrewTip! Wenn "Verfügbarkeit von Mitarbeitern anfragen" in den Abteilungseinstellungen auf "NEIN" gesetzt ist, haben Mitarbeiter nicht die Möglichkeit, ihre Schichten zu bestätigen oder einen Rückzug zu beantragen. Stellen Sie sicher, dass diese Einstellung aktiviert ist, wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter ihre Schichtbestätigungen und Rückzugsanfragen über die App verwalten können.
Treffpunkt: Wenn diese Option aktiviert ist, können Ihre Manager für jede Abteilungsgruppe einen Treffpunkt festlegen, an dem sich die Mitarbeiter vor Beginn ihrer Schicht treffen sollen.
Rechnungsstellung: hier legen Sie fest, ob Sie unser Rechnungsstellungsmodul für die automatische Erstellung von Rechnungen verwenden möchten (verfügbar ab Plan Classic).
Vertragslayouts: Wählen Sie, ob Sie das Vertragslayoutmodul für die automatische Erstellung und den Versand von Verträgen verwenden möchten.
Zahlungen: Legen Sie hier fest, ob Sie unsere Zahlungsfunktionalität zur automatischen Erstellung einer Bankdatei für die Zahlung von Vorschüssen nutzen möchten (verfügbar ab Plan Classic).

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden zwei zusätzliche Einstellungen angezeigt:
1. Regeln für Vorschüsse: Hier legen Sie den Prozentsatz pro Vertragstyp fest, den Sie als Vorschüsse auszahlen möchten. Weitere Informationen finden Sie hier.
2. Standardauszahlungsreferenz: Hier können Sie eine Standardreferenz für Auszahlungen festlegen. Lesen Sie hier mehr.
Gamification: Hier aktivieren Sie die Gamification-Funktionalität. Sobald Sie hier Ja wählen und auf Speichern drücken, erscheint eine zusätzliche Seite im Einstellungsmenü, auf der Sie Ihre Gamification-Einstellungen verwalten können. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie vorgehen.
Gamification aktiviert für Mitarbeiter: Sobald Sie mit Ihren Gamification-Einstellungen zufrieden sind, aktivieren Sie die Gamification für Ihre Mitarbeiter, indem Sie diese Funktion auf Ja setzen und speichern.
Sicherheit - Two-Factor-Authentifizierung erzwingen: Wenn Sie dies aktivieren, müssen Ihre Manager die Two-Factor-Authentifizierung aktivieren und Sie werden aufgefordert, eine Frist dafür festzulegen. Neue Manager haben dafür standardmäßig 3 Tage Zeit. (Dies gilt nicht für Betriebs- oder Payroll-Manager)

CrewTip! Wenn Sie dies nicht rechtzeitig aktivieren, wird das Konto gesperrt und Sie müssen den Manager löschen und erneut einladen.
Fragen Sie nach der Verfügbarkeit für belegte Schichten: Wenn diese Option aktiviert ist, fragt CrewPlanner die Mitarbeiter nach ihrer Verfügbarkeit für diese Schichten, auch wenn Ihr Zeitplan bereits vollständig ist. Auf diese Weise können Sie Mitarbeiter, die ihre Verfügbarkeit zurückziehen, schnell ersetzen.
Generierung von Schicht-Referenzen: Mit dieser Funktion können Sie sicherstellen, dass jeder Gruppe von neuen Schichten, die gleichzeitig erstellt werden, eine Referenz zugewiesen wird. Sie können diese Referenz für jede Schicht finden, wenn Sie ein Projekt oder einen Arbeitsplan einsehen.
Projektpublikation für Verfügbarkeit: Sie entscheiden, wie weit im Voraus ein Projekt für die Mitarbeiter über die App sichtbar sein soll, um die Verfügbarkeit anzuzeigen.
Runden der Planungszeit: Hier legen Sie fest, wie die Start- und Endzeit für das Erstellen Ihrer Planung gerundet werden soll. Standardmäßig ist dies pro Viertelstunde eingestellt.
Zeiterfassung Rundung: Hier legen Sie fest, wie die Anfangs- und Endzeit der Arbeitsstunden für die Zeiterfassung gerundet werden. Standardmäßig ist dies ebenfalls pro Viertelstunde eingestellt.
Vorschau Zeitregistrierungsstandard: Wie möchten Sie die Zeiterfassung automatisch abschließen. Wählen Sie hier die zutreffende Regel aus.
Timer speichern: wie lange möchten Sie die gemessenen Zeiten mit eventuellem GPS-Standort und dem Bild Ihres Timers speichern, nachdem sie von einem Manager abgeschlossen wurden.
Kilometerpauschale (€/KM): Legen Sie hier ein allgemeines Kilometerpauschale fest.
Anforderungen an das Mitarbeiterprofil - Profilfoto erforderlich: Wenn Sie JA wählen, machen Sie das Hochladen eines Profilfoto durch Ihre Mitarbeiter obligatorisch und der Mitarbeiter kann die App erst nutzen, wenn dieses in Ordnung ist. Wenn Sie NEIN wählen, ist das Hochladen eines Fotos nur eine Option.
Regeln für Wochenverträge: optional, nur sichtbar, wenn Sie unser Vertragsmodule verwenden. Weitere Informationen finden Sie hier.
Kartenhintergrund einstellen: Hier können Sie die Hintergrundfarbe des Setkarten einstellen, die Sie auf der Mitarbeiterseite und über ein Projekt herunterladen können. Lesen Sie hier mehr über Setkarten.

Bitte speichern Sie Ihre Einstellungen oder Änderungen immer, indem Sie SPEICHERN wählen.

Benachrichtigungen

Sie haben die Möglichkeit, täglich Push-Nachrichten oder E-Mails zu versenden, in denen Sie Ihre Mitarbeiter bitten, ihre Verfügbarkeiten mitzuteilen:

Name: Dies ist der Name, den Ihre Mitarbeiter als Absender der E-Mails sehen werden.
E-Mail: Dies ist die E-Mail-Adresse, die Ihre Mitarbeiter als Absender der E-Mail sehen werden, in der Sie sie bitten, ihre Verfügbarkeit mitzuteilen. Diese können Sie hier erstellen.
Verfügbarkeit per E-Mail/Benachrichtigung anfragen: Aktivieren Sie diese Einstellung, indem Sie JA wählen. Wenn Sie NEIN wählen, erhalten Ihre Mitarbeiter keine E-Mail oder Push-Nachricht, in der sie aufgefordert werden, ihre Verfügbarkeit weiterzugeben.
Zeit: Sobald Sie diese Einstellung aktiviert haben, sollten Sie hier die Zeit eingeben, zu der Ihre Mitarbeiter die tägliche E-Mail oder Push-Nachricht erhalten.
Speichern: SPEICHERN Sie Ihre Änderungen

CrewTip! Wenn Sie über CrewPlanner Nachrichten an Ihre Mitarbeiter senden, sehen diese die Push-Nachrichten oder Mails unter Ihrem Namen erscheinen. Wenn die Mitarbeiter in der App eingeloggt sind, erhalten sie eine Push-Nachricht, wenn sie nicht eingeloggt sind, erhalten sie eine E-Mail. Wenn sie bereits alle Verfügbarkeiten für die Schichten, für die sie in Frage kommen, weitergegeben haben, werden sie keine Nachricht oder E-Mail mehr erhalten. Die Eingabe von täglichen Verfügbarkeiten ist davon ausgenommen.

Manager

In CrewPlanner haben Sie die Möglichkeit, Managern verschiedene Berechtigungen zu erteilen; dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über diese. Sie können Manager auf der Seite MANAGER einladen oder hinzufügen.

Lesen Sie den Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Manager verwalten können.

Juristische Dokumente

Mit dieser Funktion können Sie juristische Dokumente ganz einfach und automatisch mit Ihren Mitarbeitern oder Betriebsmanagern teilen. Auf dieser Seite können Sie juristische Dokumente erstellen und verwalten.

Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie dabei vorgehen.

Dokumentenprüfung

Hier haben Sie die Möglichkeit festzulegen, welche Dokumente Ihre Mitarbeiter zur Überprüfung vorlegen müssen, bevor sie für die Arbeit an Projekten eingeplant werden können. Denken Sie zum Beispiel an die Kopie eines Personalausweises, einer Arbeitserlaubnis oder eines Führerscheins. Die Standarddokumente, die CrewPlanner zur Überprüfung verlangt, sind ein Identitätsnachweis und eine Bankkarte. Sie können neue Dokumentennachweise erstellen, bearbeiten und löschen.

Die hochgeladenen Dokumente bleiben für beide Parteien über UNTERLAGEN in der Menüleiste von CrewPlanner oder der Anwendung verfügbar. Weitere Informationen über die Funktionsweise der DOKUMENTENPRÜFUNG finden Sie hier.

Benutzerdefinierte Felder

Es ist immer möglich, dass Sie zusätzliche Informationen sammeln möchten, die für Ihren Sektor oder Ihre Arbeitsweise spezifisch sind. Dies kann mit Hilfe von BENUTZERDEFINIERTE FELDER geschehen, indem Sie Ihren Mitarbeitern, Betriebsmanager oder Co-Manager zusätzliche Fragen stellen, z. B. am Ende des Tages bei der Zeiterfassung.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Informationen auf verschiedene Arten zu erhalten, z. B. als Ja/Nein-Frage, als Multiple-Choice-Frage oder als Frage mit einem freien Antwortfeld. Sie können sogar festlegen, dass die Beantwortung dieser Fragen obligatorisch ist.

Mehr über diese Funktionalität finden Sie in diesem Artikel.

Vorlagen

VORLAGEN sind Basisdokumente in Word (.docx-Datei), die als Vorlagen für die Gestaltung von rechtlichen Dokumenten und Verträgen verwendet werden können. Sie haben die Möglichkeit, diese Vorlagen mit Code zu versehen, so dass bei der Erstellung eines Vertrags oder eines juristischen Dokuments eine Reihe von Daten automatisch ausgefüllt werden. Falls gewünscht, können Sie auch eine digitale Signatur anfordern.

Nutzen Sie diesen Artikel, um Ihre eigenen Vorlagen für Ihre rechtlichen Dokumente und Verträge zu erstellen.

Exportvoreinstellungen

Mit Exportvoreinstellungen können Sie Exportvorlagen erstellen, die Sie einfach in den Export Dokument Generator auf den Hauptseiten von CrewPlanner auswählen können.

Auf dieser Seite können Sie Ihre Voreinstellungen erstellen, bearbeiten, herunterladen, hochladen und löschen.

Sie wenden die Voreinstellungen über den Export Dokument Generator auf den Seiten des Voreinstellungstyps an, den Sie ausgewählt haben. Erfahren Sie mehr über Exportvoreinstellungen in diesem Artikel.

Vertragslayouts

Mit Vertragslayouts können Sie Ihren Mitarbeitern mithilfe von Vorlagen ganz einfach und automatisch alle erforderlichen Verträge für jeden Arbeitstag oder für eine ganze Woche zukommen lassen. Sobald Sie diese Vertragslayouts erstellt haben, sind sie einsatzbereit und Sie können sie jederzeit auf dem Tab VERTRÄGE eines jeden Projekts einsehen.

Erfahren Sie mehr über Vertragslayouts und Verträge in diesem Artikel.

Attribute

Auf dieser Seite erhalten Sie einen Überblick über den gesamten Bedarf an Material und Kleidung, den Sie in einem Projekt oder Arbeitsplan anlegen, sowie über die Formeln (den Zeitplan oder den Fortschritt eines Projekts).

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Materialien, Bekleidungsregeln und Formeln in dieser Liste zu bearbeiten oder zu löschen. Wählen Sie dazu das Bleistift- oder das Mülleimersymbol. Wenn Sie ein neues Attribut erstellen möchten, wählen Sie oben links ATTRIBUT ERSTELLEN:

Sie werden dann zu diesem Bildschirm weitergeleitet:

Typ: Hier wählen Sie aus, ob das Attribut unter Kleidung, Erforderliche Vorräte oder Formel fällt.
Wert: Sie geben dem neuen Attribut einen geeigneten Namen.
Bild: Sie können hier ein Bild hinzufügen, indem Sie nach einer Datei auf Ihrem Computer suchen oder es in den Rahmen unter BILD ziehen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Wählen Sie dann einfach SPEICHERN und Ihr neues Attribut wird hinzugefügt und kann in Projekten und Arbeitsplänen verwendet werden.

Sozialabonnement (nur in Belgien)

Mit dem Sozialabonnement bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Erstattung der Reisekosten eines Mitarbeiters zu automatisieren. Diese werden dann auf der Grundlage des eingerichteten Sozialabonnements berechnet.

Wie Sie ein Sozialabonnement einrichten, können Sie hier nachlesen.

Shift-funktionen

Die SHIFT-FUNKTIONEN, die Sie beim Aufbau Ihrer Projekte oder Arbeitspläne erstellen, werden hier zentral gespeichert. Anhand dieser können Sie die mit einer Schicht verbundenen Löhne und Kosten ermitteln. So behalten Sie bei der Verwendung von Zusatzmodulen und Verknüpfungen wie Verträgen, Rechnungen und Offix den Überblick über Ihre Verwaltung. Shift-funktionen können auf allgemeiner Ebene oder speziell für einen Kunden erstellt werden. Lesen Sie hier, wie Sie loslegen können.

API-Token

Wenn Sie eine Verbindung mit einer dritten Partei herstellen möchten, können Sie dies über den Tab API-TOKEN einrichten. Mit dieser Funktionalität haben Sie die Möglichkeit, eine API-Verbindung mit einer dritten Partei herzustellen, die noch keine Verbindung zu CrewPlanner hat.

Wenn Sie davon Gebrauch machen möchten, lesen Sie bitte diesen Artikel.

Lizenz

Auf der Seite LIZENZ finden Sie nicht nur, wie der Titel schon sagt, alle Informationen über Ihre Lizenz, sondern auch über Ihren Verbrauch und Ihre Rechnungen. Seit unserer Zusammenarbeit mit Stripe ist dies auch der Ort, an dem Sie Ihre Lizenz selbst ändern können und an dem Sie zusätzliche Dienste erwerben können.

In diesem Artikel finden Sie alle Informationen über die Verwaltung Ihrer Lizenz und was Sie hier abrufen können.

Rechnungsstellung

Ab dem Plan Classic steht Ihnen unser Rechnungsstellungs-Modul für die automatische Erstellung von Rechnungen zur Verfügung. Sie aktivieren dieses Modul, wie bereits erwähnt, auf der Aufbau Seite. Sobald es aktiviert ist, können Sie CrewPlanner zusätzlich mit einem unserer Rechnungsstellungspartner wie Exact Online, Xero oder Odoo integrieren oder das Modul ohne Integration verwenden. Weitere Informationen zum Erstellen dieser Integrationen und zum Festlegen der allgemeinen Einstellungen finden Sie in den entsprechenden Artikeln.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel über das Rechnungsstellungs-Modul.

Integrationen

Auf dem letzten Tab finden Sie die möglichen Integrationen, die wir anbieten, um zusätzliche Funktionen oder Integrationen mit Partnern zu erhalten. Welche Integrationen Sie machen können, hängt von Ihrem gewählten Plan in LICENSE ab, wie auf dieser Seite gezeigt wird.

Wenn Sie weitere Informationen zu Integrationen oder Partnern wünschen, lesen Sie bitte die entsprechenden Artikel in unserer Crew Academy.

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Wir haben noch viele weitere lehrreiche Artikel für Sie. Bitte schauen Sie mal durch:

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