Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Wenn Sie eine horizontale oder wöchentliche Planung verwenden, ist ein Arbeitsplan ideal. Über einen Arbeitsplan haben Sie nicht nur die Möglichkeit, eine Wochenplanung zu erstellen, sondern Sie können auch Mitarbeiter in einer Wochenübersicht einplanen. Außerdem können Sie diese Arbeitspläne einfach auf andere Wochen kopieren und bei Bedarf anpassen. Sie können Arbeitspläne für einen ganzen Betrieb oder nur für einen Standort erstellen und Sie können einem Arbeitsplan sogar eine bestimmte Abteilung zuweisen und damit einschränken, wer ihn verwalten darf. Sie erstellen und verwalten Ihre Arbeitspläne auf der ARBEITSPLAN-Seite in der Menüleiste.
Die Mitarbeiter werden dies jedoch nicht als Arbeitsplan sehen, sondern als einzelne Projekte pro Tag. In der Projektübersicht auf der Kalenderseite werden die Arbeitspläne auch als Projekte pro Tag angezeigt.
Die Komponenten des Arbeitsplans Seite
Wenn Sie die Seite mit den Arbeitsplänen öffnen, fallen die folgenden Komponenten auf:
Erstellen Sie einen Arbeitsplan: Damit erstellen Sie natürlich einen Arbeitsplan.
Aktionen: Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Arbeitspläne mit einem Wochenplan in ein PDF-Dokument zu exportieren.
Suchfunktion: Wählen Sie das Lupen-Symbol, um die Suchfunktion zu öffnen. Suchen Sie nach Arbeitsplänen, wie Sie möchten, anhand von Teilen des Namens, des Betriebs oder sogar des Namens der Mitarbeiter, die in einem Arbeitsplan eingeplant waren.
Filter: Hier finden Sie den Wochen- und andere Filter sowie eine CLEAR-Option zum schnellen Zurücksetzen der Filter. Der Filter Woche ist auf dieser Seite immer aktiv, und es können mehrere Filter kombiniert werden. Wählen Sie das Trichter-Symbol, um das Filtermenü zu öffnen. Welche Filter Ihnen zur Verfügung stehen, werden wir gleich besprechen.
Die Arbeitsplan-Übersicht: Sobald Sie einen Arbeitsplan erstellen, landet er hier. So behalten Sie den Überblick über Ihre Planung. Darüber hinaus stehen Ihnen eine Reihe weiterer Funktionen zur Verfügung, doch dazu später mehr.
Einen Arbeitsplan erstellen
Hier besprechen wir die Erstellung eines Arbeitsplans über die Arbeitsplan-Seite, aber Sie können einen Arbeitsplan auch über ARBEITSPLAN HINZUFÜGEN im Tab PROJEKTE eines Betriebsblatts oder über das Arbeitsplan-Symbol einen Standort erstellen. Sie gelangen jedoch auf die Arbeitsplan-Seite, sodass Sie einen Arbeitsplan auf die gleiche Weise wie unten erstellen können.
Um einen Arbeitsplan zu erstellen, wählen Sie oben auf der Arbeitsplan Seite ARBEITSPLAN ERSTELLEN:
Damit öffnen Sie die nächste Seite:
Hier wählen Sie den Betrieb aus, für den Sie einen Arbeitsplan erstellen möchten, oder Sie haben die Möglichkeit, hier einen neuen Betrieb anzulegen, indem Sie den Namen eingeben und Hinzufügen neuer Betrieb wählen. Weitere Informationen über Unternehmen finden Sie hier.
Wählen Sie einen Standort aus, wenn Sie den Arbeitsplan nur für einen bestimmten Standort verwenden möchten. Beachten Sie, dass dieser Arbeitsplan nur für Manager ohne Einschränkungen oder für diejenigen mit den entsprechenden Berechtigungen sichtbar ist.
Wenn Sie dem Arbeitsplan eine bestimmte Abteilung zuordnen möchten, so dass er nur für Manager ohne Abteilungs- oder Gruppenbeschränkungen oder mit der Berechtigung zur Verwaltung dieser Abteilung oder Abteilungsgruppe sichtbar ist, wählen Sie die gewünschte Abteilung aus dem Dropdown-Menü aus.
Nächste geben Sie einen Namen für den Arbeitsplan ein.
CrewTip! Sie können diesen Namen bei der weiteren Erstellung des Arbeitsplans nicht mehr ändern, und er gilt für alle Wochen, für die Sie diesen Arbeitsplan erstellen. Wenn Sie den Namen dennoch ändern möchten, können Sie dies nur über das Bleistift-Symbol in der Übersicht des Arbeitsplans tun. Dazu später mehr.
Und schließlich wählen Sie ARBEITSPLAN ERSTELLEN.
Sie werden auf die nächste Seite weitergeleitet, auf der die aktuelle Woche angezeigt wird. Um eine gute Grundlage für Ihren Arbeitsplan zu schaffen, wählen Sie zunächst NEUE WOCHE HINZUFÜGEN.
Auf der Seite, die sich daraufhin öffnet, geben Sie die notwendigen Details für den Arbeitsplan ein, ähnlich wie beim Hinzufügen eines Tages oder eines wiederkehrenden Projekts:
Sie haben hier 3 große Teile:
1. Allgemeine Informationen:
Arbeitsplan: hier wird der Name angezeigt, den Sie bei der Erstellung des Arbeitsplans gewählt haben. Sie können sie hier nicht mehr ändern.
Betrieb: der Name des Betriebs oder der Name des Beschäftigungsverhältnisses, den Sie ebenfalls zuvor gewählt haben und der nicht geändert werden kann.
CrewTip! Wenn der Arbeitsplan für einen bestimmten Standort erstellt wurde, wird der Standort hier aufgeführt und kann nicht mehr geändert werden.
Projektleiter: Hier geben Sie einen Mitarbeiter an, der für alle Tage des Arbeitsplans verantwortlich ist. Ein Projektleiter hat die gleichen Funktionen und Rechte wie ein Supervisor, muss aber nicht für das Projekt eingeplant sein.
Rechnungsnummer / Bestellnummer: Wenn Sie unser Fakturierungsmodul nutzen, haben Sie die Möglichkeit, hier eine Rechnungs- oder Bestellnummer einzugeben.
Woche: Sobald Sie dies auswählen, öffnet sich ein Kalender, in dem Sie die gewünschte Woche auswählen können, für die Sie diesen Arbeitsplan erstellen möchten.
Tage im Arbeitsplan: Hier können Sie die Tage, für die der Arbeitsplan erstellt werden soll, ankreuzen oder abwählen.
Adresse: Wie bei einem Projekt benötigen Sie auch hier eine Adresse, damit Ihre Mitarbeiter wissen, wohin sie gehen müssen. Wenn die Adresse noch nicht bekannt ist, markieren Sie Adresse nicht bekannt. Sie erhalten dann mehrmals vor Beginn des Arbeitsplans eine Benachrichtigung, dass die Adresse benötigt wird. Lesen Sie diesen Artikel, wenn Sie Hilfe bei der Eingabe der Adresse benötigen.
CrewTip! Wenn Sie einen Betrieb auswählen, der bereits existiert, wird die Adresse, die im letzten für diesen Kunden erstellten Projekt verwendet wurde, hier automatisch eingetragen. Sie können dies natürlich bei Bedarf noch ändern.
2. Zusatzinformationen:
Kleidung: Wenn es für diesen Arbeitsplan bestimmte Kleidungsvorschriften gibt, teilen Sie diese bitte Ihren Mitarbeitern hier mit.
Attribute (Selbst bereitgestellt): Alle zusätzlichen Dinge, die Ihre Mitarbeiter selbst besorgen müssen.
Zusatzinformationen: Alles, was Sie sonst noch an Informationen hinzufügen möchten, die für den Arbeitsplan relevant sind.
CrewTip! Genau wie bei einem Projekt erstellen, ist es möglich, Kleidung oder Attribute hinzuzufügen oder über ATTRIBUTE in EINSTELLUNGEN zu verwalten.
3. Verlauf und Planung Arbeitsplan
Projekttiming: Dies ist eine praktische Möglichkeit, den Verlauf Ihrer Veranstaltung für Ihre Mitarbeiter in einer kurzen Übersicht anhand von Aufgaben anzuzeigen. Alle Aufgaben, für die Mitarbeiter eingeplant wurden, werden in ihrem Profil angezeigt (siehe: Mitarbeiterprofil), so dass Sie leicht erkennen können, wer bereits Erfahrung mit bestimmten Aufgaben hat.
Ein Beispiel:
Crew hinzufügen: Hier bestimmen Sie, wie viele Mitarbeiter Sie für jeden Tag des Arbeitsplans benötigen, basierend auf einer Abteilung und Berufsbezeichnung.
Ein Beispiel:
CrewTip! Wenn ein Arbeitsplan für eine bestimmte Abteilung erstellt wurde, haben Sie keine Möglichkeit mehr, die Abteilung auszuwählen oder zu ändern:
Nachdem Sie alle Informationen zum Arbeitsplan hinzugefügt haben, wählen Sie unten die Option NEUE WOCHE HINZUFÜGEN, woraufhin der Arbeitsplan erscheint:
Wenn Sie einen Arbeitsplan erstellen, wird der Zeitplan für jeden Tag gleich sein. Sie können jedoch sowohl die Anzahl der benötigten Schichten als auch die Start- und Endzeiten für jeden Tag ändern. Mehr dazu später.
CrewTip! Wenn Sie die Funktion der Shift-Referenzen nutzen, wird jedes Mal, wenn Sie Schichten anlegen, diesen Schichten eine neue Referenz zugewiesen. Diese Referenzen werden unten links in der Schicht angezeigt.
Sobald Sie alle Änderungen vorgenommen haben, können Sie Ihre Mitarbeiter von dieser Seite aus einplanen. Auch hierauf werden wir später eingehen.
CrewTip! Wenn Sie irrtümlich einen Arbeitszeitplan für die aktuelle Woche erstellt haben, in dem einige Tage in der Vergangenheit liegen und Sie diese löschen möchten, haben Sie diese Möglichkeit nur während eines 24-Stunden-Zeitraums. Wählen Sie dazu zunächst unter AKTIONEN die Option Woche löschen oder löschen Sie die entsprechenden Schichten im Arbeitszeitplan und löschen Sie anschließend auf der Agenda Seite nacheinander die entsprechenden Projekte für die Tage aus der Vergangenheit.
Die Suchfunktion, die Filter und Aktionen
Mit der Suchfunktion, den Filtern und Aktionen auf die Arbeitsplan Seite können Sie nach einem bestimmten oder einer Auswahl von Arbeitsplänen suchen und deren Daten bei Bedarf in eine PDF-Datei exportieren.
Die Suchfunktion
Mit der Suchfunktion können Sie Arbeitspläne nach Komponenten aus dem Namen des Arbeitsplans, einem Betrieb oder sogar den Mitarbeitern, die eingeplant wurden, suchen. Um die Suchfunktion zu nutzen, wählen Sie das Lupen-Symbol, geben z.B. office ein und drücken die Eingabetaste. Sie erhalten dann eine Liste aller Arbeitspläne, die das Wort office im Namen des Arbeitsplans oder des Betriebs enthalten.
Filter
Wenn Sie es vorziehen, Arbeitszeitpläne nach bestimmten Merkmalen zu suchen, können Sie die Filter auf dieser Seite verwenden. Durch Auswahl des Trichtersymbols öffnen Sie das Filtermenü. Falls gewünscht, können Sie verschiedene Filter kombinieren.
Wenn Sie benutzte Filter schnell und einfach löschen möchten, verwenden Sie die Option Filter löschen, rechts neben der Schaltfläche des Filtermenüs:
Der Schnellzugriff auf die ausgewählten Filter verschwindet ebenfalls, nur der Wochenfilter bleibt immer erhalten.
Dies sind die Filter, die Ihnen auf dieser Seite zur Verfügung stehen:
Sie haben zwei Arten von Filtern zur Verfügung. Zum einen die Standardfilter, mit denen Sie nach Merkmalen des Arbeitsplans filtern können. Sie können aber auch nach bestimmten Arten von benutzerdefinierten Feldern filtern, wenn Sie diese verwenden.
Die folgenden Filter stehen Ihnen zur Verfügung:
Woche: Dieser Filter ist auf der Seite des Arbeitsplans immer sichtbar und zeigt standardmäßig die aktuelle Woche an. Wenn Sie dies ändern möchten, wählen Sie den Filter, der eine Agenda öffnet, in der Sie die gewünschte Woche auswählen und anwenden können.
Betriebe: Mit diesem Filter können Sie die Arbeitspläne bestimmter Betriebe finden, indem Sie den gewünschten Betrieb ankreuzen und APPLY wählen.
Standort: Wählen Sie die entsprechenden Standorte aus, wenn Sie die Übersicht auf Arbeitspläne beschränken möchten, die für dieses Standort erstellt wurden.
Abteilungen: Auf ähnliche Weise können Sie nur Arbeitspläne anzeigen, die für bestimmte Abteilungen erstellt wurden.
Abteilungsgruppen: Verwenden Sie diesen Filter, wenn Sie nach Arbeitsplänen für bestimmte Abteilungsgruppen suchen.
Status: Schließlich können Sie nach dem Status des Arbeitsplans filtern: kein Arbeitsplan, hat offene Schicht(en), abgeschlossen. Dies ist nützlich, wenn Sie z.B. alle Arbeitszeitpläne haben möchten, für die Sie noch Schichten planen müssen.
Benutzerdefinierte Felder: Hier stehen Ihnen allerdings nur Filter für benutzerdefinierte Felder zur Verfügung, die Sie für Betriebe, Abteilungen und/oder Projektschichten gesetzt haben und diese vom Typ JA/NEIN und Dropdown. Wie bei den Standardfiltern öffnet sich bei der Auswahl eines dieser Filter ein Pop-up-Fenster mit den Optionen, die Sie für dieses benutzerdefinierte Feld eingestellt haben.
So können Sie sich beispielsweise nur die Arbeitspläne von Betrieben einer bestimmten Größe anzeigen lassen:
Aktionen
Mit Aktionen können Sie alle Arbeitspläne, für die ein Wochenplan erstellt wurde, in eine Pdf-Datei exportieren. Wenn Sie AKTIONEN wählen, öffnet sich das folgende Dropdown:
Nachdem Sie NACH PDF EXPORTIEREN gewählt haben, öffnet sich eine Übersicht aller erstellten Arbeitspläne für die ausgewählte Woche in Pdf, unabhängig davon, ob sie geplant wurden.
Die Arbeitsplanübersicht und Symbole
Zentral auf der Arbeitsplan Seite haben Sie eine Übersicht über alle Arbeitspläne, zusammen mit einem klaren Blick auf den Status des Plans und mit einer Reihe von Optionen, die Sie pro Arbeitsplan haben.
Was finden Sie in dieser Übersicht:
Name: Hier wird der Name des Arbeitsplans angezeigt. Er bleibt also für jeden Wochenplan gleich, auch wenn Sie in der folgenden Woche einen völlig anderen erstellen. Wir werden gleich darauf eingehen, wie Sie den Namen noch ändern können.
Betrieb: Dies ist natürlich der Name des Betriebs, für den Sie den Arbeitsplan erstellt haben. Sie können diese Information nicht mehr ändern.
Abteilung: Wenn Sie dem Arbeitsplan eine Abteilung zugewiesen haben, wird diese hier angezeigt. Wie Sie diese ändern können, werden wir gleich besprechen.
Status: Hier wird der Status des Zeitplans für die aktuelle Woche angezeigt, mit einem entsprechenden Farbcode. Es gibt 3 Möglichkeiten:
Grün: der Arbeitsplan wurde für diese Woche erstellt und vollständig ausgefüllt
Orange: der Arbeitsplan wurde für diese Woche erstellt, ist aber noch nicht ganz ausgefüllt
Rot: für diese Woche wurde (noch) kein Wochenplan erstellt
Wenn Sie diese Status auswählen, werden Sie zum Arbeitsplan weitergeleitet, wo Sie Ihre Mitarbeiter einplanen oder einen Wochenplan hinzufügen können.
Symbole eines Arbeitsplans: Rechts von jedem Arbeitsplan haben Sie 3 Symbole zur Verfügung.
Der Timer
Das Uhrensymbol ermöglicht es Ihnen, einen Code für den Timer zu erstellen. Dieser Code ist dann nur für diesen Arbeitsplan anwendbar, aber für jedes Wochenplan dieses Arbeitsplans. Weitere Informationen über den Timer finden Sie hier.
Arbeitsplan: Name oder Abteilung ändern oder löschen
Wenn Sie auf das Bleistiftsymbol klicken, werden Sie zu dieser Seite weitergeleitet:
Hier können Sie eine Abteilung zuweisen oder ändern oder den Arbeitsplan umbenennen, d. h. Sie können keine anderen Betriebe auswählen oder, wenn der Arbeitsplan für einen Standort erstellt wurde, keinen anderen Standort auswählen. Diese Änderungen werden für alle abgeschlossenen, aktuellen und zukünftigen Arbeitspläne gelten.
Sie haben hier auch die Möglichkeit, den gesamten Arbeitsplan zu löschen. Achtung, dadurch wird nicht nur der Plan der aktuellen Woche aus diesem Arbeitsplan gelöscht, sondern auch alle zukünftigen Pläne.
CrewTip! Wenn Sie nur einen Wochenplan löschen möchten, verwenden Sie nicht das Bleistift-Symbol in der Arbeitsplan-Übersicht, sondern die Aktionsschaltfläche im Arbeitsplan. Mehr dazu später.
Den Arbeitsplan einsehen
Wenn Sie auf das Kalendersymbol klicken, gelangen Sie zurück zum Arbeitsplan, wo Sie die gewünschte Woche anzeigen und einsehen können. Je nach Status des Arbeitsplans wird hier ein Wochenplan angezeigt oder Sie können einen neuen erstellen. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten in diesem Artikel.
Einen Arbeitsplan ändern
Wenn Sie einen Arbeitsplan erstellen, wird für jeden Tag dieses Plans dieselbe Besetzung angezeigt. Allerdings kann es natürlich sein, dass einige Tage eine leichtere oder stärkere Besetzung erfordern. Ein paar kleine Änderungen können Sie direkt im Arbeitsplan vornehmen. Wenn Sie Änderungen in großen Mengen vornehmen möchten, tun Sie dies am besten im Projekt für diesen Tag. Hier ist ein Beispiel.
Stellen Sie sich vor, Sie haben soeben den untenstehenden Arbeitsplan erstellt oder über das Kalendersymbol eingesehen:
CrewTip! Wenn Sie einen Arbeitsplan erstellen, sind alle Tage identisch, was die Personalbesetzung und die Daten angeht. Wenn Sie Änderungen für einen bestimmten Tag vornehmen, werden diese nicht automatisch auf die Projekte an den anderen Tagen des Arbeitsplans übertragen.
Schichten hinzufügen
Nehmen wir im obigen Beispiel an, Sie möchten weitere Schichten hinzufügen:
Nachdem Sie SCHICHT HINZUFÜGEN gewählt haben, wird das folgende Popup-Fenster angezeigt:
Im Kalender ist bereits der Tag ausgewählt, an dem Sie auf SCHICHT HINZUFÜGEN gedrückt haben, aber Sie können auch weitere Tage auswählen, an denen Sie die gleiche Schicht hinzufügen möchten. Sie wählen die Start- und Endzeit aus. Sie wählen die Abteilung aus, es sei denn, der Arbeitsplan wurde für eine bestimmte Abteilung erstellt. Anschließend wählen Sie die Funktion aus. Wenn Sie bei der Projektschicht benutzerdefinierte Felder eingestellt haben, werden Sie hier aufgefordert, diese auszufüllen. Danach wählen Sie die Anzahl der Mitarbeiter/Schichten, die Sie benötigen.
Sobald Sie bei der Anzahl der Schichten eine Zahl eingeben, erscheint die Option, Benutzer sofort für diese Schicht(en) einzuplanen, indem Sie Mitarbeiter in der Dropdown-Liste ankreuzen:
CrewTip! Sie können bis zu 500 Schichten ohne Mitarbeiter oder 300 Schichten mit einem zu planen Mitarbeiter auf diese Weise hinzufügen.
Im obigen Beispiel möchten wir eine Schicht am 29. und 30. Dezember von 10:00 bis 17:00 Uhr in der Abteilung Waiters - Flexi mit der Berufsbezeichnung Waiters hinzufügen, ohne sofort einen Mitarbeiter einzuplanen.
Sobald Sie ERSTELLEN wählen, werden Sie sehen, dass die Schicht dem Arbeitsplan hinzugefügt wurde:
CrewTip! Wenn Sie die Funktion der Shift-Referenzen nutzen, wird jedes Mal, wenn Sie Schichten anlegen, diesen Schichten eine neue Referenz zugewiesen. Diese Referenzen werden unten links in der Schicht angezeigt.
Schicht ändern
Wenn Sie den Cursor über eine Schicht bewegen, erscheinen in der rechten oberen Ecke zwei Symbole, ein Bleistiftsymbol und ein Mülleimersymbol. Sie ändern eine Schicht über das Bleistiftsymbol:
CrewTip! Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld für Projektschichten eingerichtet haben und eine Auswahl für diese Schicht getroffen haben, wird ein drittes Symbol angezeigt:
Setzen Sie den Cursor auf dieses Symbol, um die eingegebene Antwort zu überprüfen, oder wählen Sie es aus, um die Antwort zu ändern.
Um das obige Beispiel fortzusetzen, möchten wir die Stunden einer Schicht am Mittwoch anpassen. Wenn Sie das Stiftsymbol dieser Schicht auswählen, erscheint das Popup-Fenster:
Sie können die Stunden, die Abteilung und die Berufsbezeichnung anpassen. Wir passen die Start- und Endzeit im obigen Beispiel an, was zu folgendem Ergebnis führt:
CrewTip! Sie können eine Schicht auf diese Weise mit oder ohne geplante Mitarbeiter ändern.
Schicht löschen
Ähnlich wie Sie eine Schicht ändern können, können Sie auch eine Schicht löschen. Wie Sie sich denken können, verwenden wir dazu das Mülleimer-Symbol in der oberen rechten Ecke.
Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Slot im obigen Arbeitsplan am Montag löschen:
Sobald Sie das Mülleimersymbol auswählen, wird das folgende Popup-Fenster angezeigt.
Wenn Sie BESTÄTIGEN wählen, wird die Schicht gelöscht.
CrewTip! Wenn Sie bereits Mitarbeiter für eine Schicht eingeplant haben, müssen Sie diese zunächst ausplanen, bevor Sie eine Schicht auf diese Weise löschen können.
Änderungen via Projekt
Wie bereits erwähnt, können Sie einige Schichten in der Arbeitsplanübersicht schnell ändern. Wenn Sie jedoch in der Masse Schichten oder andere Informationen für Ihre Mitarbeiter ändern möchten, gehen Sie am besten auf das Projekt des gewünschten Tages.
Wählen Sie dazu das gewünschte Tages- oder Augensymbol im Arbeitsplan oben:
Sie geben das Projekt für diesen Tag ein und können über das Bleistiftsymbol Änderungen vornehmen:
Weitere Informationen zum Bearbeiten eines Projekts finden Sie hier.
Oben wird erwähnt, dass das Projekt Teil eines Arbeitsplans ist. Sobald Sie also die gewünschten Änderungen vorgenommen und gespeichert haben, können Sie über ARBEITSPLAN ANSEHEN einfach zurückkehren:
Mitarbeiter einplanen
Sobald Sie mit dem Arbeitsplan zufrieden sind, können Sie die Mitarbeiter einteilen. Sie tun dies auf die gleiche Weise wie bei einem Projekt, aber die Planungssequenz ist anders. In einem Projekt planen Sie die Mitarbeiter vertikal, chronologisch pro Tag. Bei einem Arbeitszeitplan planen Sie die Arbeitnehmer eher horizontal für dieselbe Schicht über die verschiedenen Tage eines Arbeitsplans hinweg ein.
Wenn Sie im gelben Feld Einplanen wählen, erhalten Sie verschiedene Optionen für die Planung der Mitarbeiter:
Dies geschieht auf die gleiche Weise, wie bereits im Artikel AGENDA erklärt.
Oben, unter dem Datum des Projekts, sehen Sie auf einen Blick die Besetzung des Projekts anhand der Anzahl der geplanten Schichten im Vergleich zur Gesamtzahl der Schichten für diesen Tag und des entsprechenden Farbcodes.
Grüner Balken: Das Projekt ist vollständig geplant
Oranger Balken: Das Projekt ist noch nicht vollständig geplant
Roter Balken: Für dieses Projekt müssen noch viele Leute eingeplant werden
Wochenplan eines Arbeitsplans
Wie bereits erwähnt, können Sie Ihren Arbeitsplan einsehen, indem Sie den Namen oder das Kalendersymbol dieses Arbeitsplans in der Übersicht auswählen. Standardmäßig kommen Sie in der aktuellen Woche des Arbeitsplans oder in der Woche an, die Sie im Filter ausgewählt haben.
Wenn Sie bereits einen Wochenplan für diese Woche erstellt haben, wird er hier zusammen mit den bereits geplanten Mitarbeitern angezeigt. Sie können hier noch Änderungen vornehmen oder weitere Mitarbeiter einplanen, wie bereits beschrieben.
CrewTip! Wenn Sie unseren Dimona-Link oder das Vertragslayouts-Modul zum Erstellen von Verträgen verwenden oder Ihre Verträge über Offix laufen, sehen Sie rechts neben Ihrem geplanten Mitarbeiter 1 oder 2 Kreise, die die verschiedenen Status anzeigen. Wenn Sie diese Status auswählen, werden Sie zu den entsprechenden Teilen des Projekts weitergeleitet. Weitere Informationen zu diesen Status finden Sie in den entsprechenden Artikeln.
Oben auf der Seite eines Arbeitsplans sehen Sie AKTIONEN. Wenn Sie dies auswählen, öffnet sich ein Dropdown-Menü und wenn die ausgewählte Woche einen Wochenplan enthält, haben Sie folgende Optionen:
Einen Wochenplan exportieren
Wie bereits erwähnt, können Sie auf der Seite Arbeitspläne eine Übersicht aller Arbeitspläne für eine gewünschte Woche in eine Pdf-Datei exportieren, ebenso können Sie hier den Wochenplan eines bestimmten Arbeitsplans für eine gewünschte Woche in eine Pdf-Datei exportieren oder Sie können den Export Dokument Generator verwenden, um bestimmte Daten dieses Wochenplans zu exportieren.
Sie gehen über den Filter Woche oder die Pfeile neben den Wochentagen zu der Woche, die Sie exportieren möchten und wählen dann aus dem Dropdown bei AKTIONEN aus:
Nach PDF exportieren
Nachdem Sie im nächsten Popup erneut NACH PDF EXPORTIEREN gewählt haben, öffnet sich ein Pdf dieses Arbeitsplans für die gewünschte Woche.
CrewTip! Wenn die ausgewählte Woche keinen Wochenplan enthält, ist dieses Dokument leer.
Daten exportieren
Danach öffnet sich der Export Dokument Generator, wo Sie die Felder auswählen können, die Sie in eine Excel-, PDF- oder CSV-Datei exportieren möchten.
CrewTip! Die Option Daten exportieren ist nur sichtbar, wenn ein Wochenplan für die gewünschte Woche vorhanden ist.
Einen Wochenplan löschen
Sie können einen gesamten Arbeitsplan nur in der Arbeitsplanübersicht über das Bleistiftsymbol löschen, wie bereits erwähnt. Sie können aber auch nur einen Wochenplan aus einem Arbeitsplan für eine gewünschte Woche löschen.
Gehen Sie dazu erneut über die Wochenleiste oder die Pfeile neben den Wochentagen zu der Woche, die Sie löschen möchten, und wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü unter AKTIONEN die Option Woche löschen.
Das Popup-Fenster wird Sie erneut fragen, ob Sie sicher sind, und nach Ihrer Bestätigung wird der Wochenplan definitiv gelöscht. Infolgedessen kann dieser Wochenplan natürlich nicht mehr auf eine nachfolgende Woche kopiert werden.
CrewTip! Die Option Woche löschen ist nur sichtbar, wenn für die gewünschte Woche ein Wochenplan vorhanden ist.
Wenn Sie sich in einem Arbeitsplan in einer Woche befinden, für die es keinen Wochenplan gibt, haben Sie in der Mitte der Seite die beiden folgenden Optionen:
Einen Wochenplan hinzufügen
Sobald Sie NEUE WOCHE HINZUFÜGEN wählen, werden Sie auf die Seite weitergeleitet, auf der Sie eine neue Woche erstellen können, wie bereits im Abschnitt einen Arbeitsplan erstellen beschrieben.
Einen Wochenplan kopieren
Wenn Sie in einem bestehenden Arbeitsplan einen Wochenplan erstellen möchten, der einem Wochenplan aus einer vorangegangenen Woche gleicht, können Sie Wochenpläne kopieren. Welche Daten Sie kopieren können, wird weiter unten erklärt.
Sie können auf zwei verschiedene Arten beginnen, entweder wählen Sie zuerst die neue Woche über den Filter in der Arbeitsplanübersicht und dann den Arbeitsplan, oder Sie konsultieren zuerst den Arbeitsplan und gehen dann über die Wochenleiste oder die Pfeile zur gewünschten neuen Woche.
Woche in der Arbeitsplanübersicht auswählen
Wie bereits in der Arbeitsplanübersicht erwähnt, wird der Status einer bestimmten Woche durch 3 mögliche Farben dargestellt. Sie können einen Wochenplan nur in eine Woche ohne Wochenplan kopieren, d.h. der Arbeitsplan für die gewünschte neue Woche muss einen roten Status aufweisen:
Sie wählen entweder den Status oder das Kalendersymbol:
Sie werden dann zum Arbeitsplan für die von Ihnen gewünschte Woche weitergeleitet.
Eine Woche im Arbeitsplan auswählen
Sie können diese Seite auch erreichen, indem Sie zuerst den Arbeitsplan in der Übersicht auswählen und erst dann über die Wochenleiste oder die Pfeile zur gewünschten Woche navigieren.
Wenn Sie sich in der gewünschten Woche ohne Arbeitsplan befinden, in diesem Beispiel Woche 7, sehen Sie in der Mitte der Seite KOPIEREN SIE DEN VORHANDENE ZEITPLAN:
Nachdem Sie dies ausgewählt haben, öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie die Woche auswählen können, deren Wochenplan Sie kopieren möchten.
Sie möchten zum Beispiel eine Kopie von Woche 5 erstellen. Hier erhalten Sie jedoch eine Liste aller Wochenpläne, die bereits für diesen Arbeitszeitplan erstellt wurden.
Wir wählen Woche 5 und gelangen zu dieser Seite:
Welche Informationen haben Sie:
Sie können den Namen des Arbeitsplans nicht ändern. Wenn Sie diese Option wählen, kehren Sie zu Ihrem Arbeitsplan zurück.
Sie können auch nicht den Betrieb ändern. Dies ist jedoch ein Link zum Betriebsblatt.
CrewTip! Wenn der Arbeitsplan für einen bestimmten Standort erstellt wurde, wird er hier angezeigt, aber Sie können ihn nicht ändern.
Sie können jedoch den Projektleiter ändern und ihn aus der Liste Ihrer Mitarbeiter auswählen.
Sie können die Woche, in die Sie den Wochenplan kopieren möchten, noch ändern.
Tage im Arbeitsplan: Sie müssen nicht alle Tage kopieren, sondern nur die gewünschten Tage ankreuzen oder abwählen.
Mitarbeiter aus dem ursprünglichen Zeitplan kopieren: Wenn Sie häufig dieselbe Gruppe von Mitarbeitern verwenden, ist dies ideal. So können Sie dieselben Mitarbeiter sofort einplanen, wie in diesem Beispiel aus Woche 5. Wenn Sie dieses Kästchen nicht markieren, erhalten Sie einen leeren Wochenplan.
Bei der Adresse können Sie auch die Adresse ändern oder Adresse nicht bekannt auswählen.
Im Beispiel fahren wir mit den bereits ausgewählten Tagen sowie den Mitarbeitern des ursprünglichen Zeitplans fort, wählen unten FÜGEN SIE EINE KOPIE DER WOCHE HINZU und dies ergibt:
Sie können sehen, dass der Wochenplan kopiert und die Mitarbeiter eingeplant wurden. Sie werden jedoch feststellen, dass die Schichten einiger Mitarbeiter mit einer anderen Hintergrundfarbe und einem Kalender-Symbol angezeigt werden. Wenn Sie den Mauszeiger auf dieses Symbol setzen, wird angezeigt, dass dieser Mitarbeiter an diesem Tag nicht verfügbar ist:
Die Farbe bezieht sich auf den Grund, warum der Mitarbeiter nicht verfügbar ist:
Blau: zeigt an, dass sich der Mitarbeiter an diesem Tag krank gemeldet hat.
Orange: zeigt an, dass die betreffende Person ihren Urlaub gemeldet hat.
Rot: zeigt an, dass der Mitarbeiter sich als nicht verfügbar gemeldet hat.
Weitere Informationen über die Tagesverfügbarkeiten finden Sie hier.
Sie können die Mitarbeiter dann aus der Schicht nehmen, indem Sie mit dem Cursor über die Schicht fahren und das Kreuz in der oberen rechten Ecke auswählen. Sie planen dann, wie bereits besprochen, einen anderen Termin.
CrewTip! Wenn Jens im obigen Beispiel jedoch bereits für ein anderes Projekt am Mittwoch in Woche 7 eingeplant war, wird diese Schicht leer sein. Außerdem wird dies oben auf der Seite als Warnung zusammen mit den Informationen zu diesem anderen Projekt angezeigt. Sie können also jemanden für diese Schicht einplanen, der verfügbar ist, oder den Mitarbeiter aus dem anderen Projekt abziehen.
Haben wir Interesse geweckt?
Wir haben noch viele weitere lehrreiche Artikel für Sie. Bitte schauen Sie mal durch:
Oder interessieren Sie sich gerade für einige praktische Tipps und Tricks?