Inhoudsopgave
Inleiding
Bij DOCUMENTEN vindt u een overzicht van alle documenten die geüpload zijn door managers of werknemers. Documenten kunnen aan werknemers worden bezorgd via de app, bij projecten behoren of gelinkt worden aan een bedrijf. Kortom, documenten vindt u terug op heel veel plaatsen, daarom hebben we hier een verzamelpunt gecreëerd.
Documenten uploaden
Bovenaan de pagina van de documenten kunt u een bestand uploaden vanop uw computer door dit in het vak te slepen:
U heeft echter ook de mogelijkheid om via dit vak uw bestanden te zoeken op uw computer of gsm.
CrewTip! De maximumgrootte van een bestand is 8MB en de volgende type bestanden kunnen geüpload worden:
jpeg - png - pdf - gif - doc - docx - xls - xlsx - odt - txt.
Het is eveneens mogelijk om meerdere bestanden tegelijk te uploaden. Dit door elk bestand naar het oplaadvak te slepen of door in één keer meerdere geselecteerde bestanden te slepen.
Zodra u één bestand gesleept heeft, krijgt u dit beeld:
De naam van het bestand zoals weergegeven op uw computer (aanpasbaar).
Voor het type bestand krijgt u een beperkt aantal opties om uit te kiezen:
U heeft 3 opties om bestanden toe te wijzen:
U kunt bestanden toewijzen aan uzelf
U kunt bestanden toewijzen aan alle gebruikers
CrewTip! Indien u hier een bestand toewijst aan alle gebruikers, dan zullen al uw actieve werknemers en managers dit document ontvangen en kunnen raadplegen. Als u daarentegen een document in een project toewijst aan alle werknemers, zullen enkel de werknemers die ingepland werden op dit project dit document ontvangen.
U kunt bestanden toewijzen aan één werknemer
Hier kunt u het bestand nog downloaden.
Met het prullenbak icoon verwijdert u het bestand uit de lijst voor op te laden documenten.
Nadat u het bestand correct benoemd en toegewezen heeft, selecteert u VERWERK:
Indien u meer dan één bestand wilt uploaden, krijgt u dit beeld:
Opvallend verschil is hier dat er een grijze balk werd toegevoegd boven de bestanden met de keuzevakken Type en Toewijzen. Dit is om het u gemakkelijker te maken in de volgende 2 scenario's:
Eerste scenario
U laadt meerdere juridische documenten in één keer op. In plaats van dat u lijn per lijn aangeeft dat het type bestand een 'Arbeidsovereenkomst' is, kunt u dit in één keer door dit bovenaan in de grijze balk aan te geven:
Hierna rest er u alleen nog de arbeidsovereenkomsten te linken aan de juiste werknemer(s).Tweede scenario
U wenst bijvoorbeeld voor een werknemer verschillende documenten te uploaden. Bij Toewijzen in de grijze balk heeft u nu de mogelijkheid om alle documenten in één keer aan hen toe te wijzen:
Hierna rest er u alleen nog de bestandstypes aan te geven.
Document informatie
Zodra er documenten geüpload werden in CrewPlanner, ziet u de lijst ervan onderaan deze pagina met de volgende informatie:
Type: type document
Bestandsnaam: de naam die aan het geüploade document is gegeven
Datum en tijd geüpload: de datum en tijd waarop het document werd toegevoegd
Geüpload door: de werknemer of manager die het document heeft geüpload
Bedrijf/klant waaraan het document gekoppeld is en wanneer het project plaatsvindt. Als u dit selecteert, wordt u doorgestuurd naar dit project. Dit is alleen zichtbaar als dit document voor een bepaald project is geüpload.
Wie kan het document zien: aan wie het document is toegewezen
Downloaden: met de pijl kunt u het document downloaden
Wijzigen: met het potlood icoon kunt u de naam en het type van het document wijzigen
Verwijderen: met het prullenbak-icoontje verwijdert u het document
Documenten raadplegen en downloaden
U kunt eenvoudigweg een document raadplegen door dit in de lijst te selecteren of als u de pijl aan de rechterzijde selecteert kunt u het document downloaden.
Hierna zal een tweede tabblad op uw internetbrowser openen, hierin heeft u de mogelijkheid om het document te downloaden of af te printen.
Documenten wijzigen
Hiermee bedoelen we dat u de naam en/of het bestandstype van een document kunt wijzigen door het potlood icoon naast het document te selecteren.
Dit opent onderstaande pop-up en waar u een nieuwe naam kunt ingeven of het bestandstype wijzigen en opslaan:
Documenten verwijderen
Zoals eerder aangegeven, kunt u een reeds toegewezen document nog steeds verwijderen. U selecteert hiervoor het prullenbak icoon aan de rechterzijde van het document dat u wenst te verwijderen.
Documenten zoeken
Aangezien alle documenten hier beschikbaar zijn, is het aan te raden dat u gebruik maakt van de zoekfunctie en de filters bovenaan om snel de juiste documenten te vinden.
Zoekfunctie
Selecteer het vergrootglas icoon om het zoekveld weer te geven waardoor u snel specifieke documenten kunt zoeken:
Filters
Selecteer het trechter icoon om het filter menu te openen. Zoals op andere pagina’s werden de filters opgedeeld per onderwerp waarop ze betrekking hebben, zijnde document, werknemer en project. U kunt deze filters ook combineren.
U heeft de keuze uit de volgende filters:
Document type
Het type bestand en/of document dat u wenst.
Datum
U kunt één van de voorgestelde periodes selecteren of u kunt zelf de periode kiezen door de start- en einddatum te selecteren.
Werknemers
Met deze filter kunt u alle documenten weergeven welke toegewezen werd aan een bepaalde werknemer.
Afdelingen
U heeft ook de mogelijkheid om te filteren op basis van uw afdelingen.
Afdelingsgroepen
U kunt eveneens documenten zoeken voor een hele afdelingsgroep.
Bedrijven
Indien u documenten zoekt die door en voor specifieke bedrijven zijn gedeeld, kunt u deze hier ook filteren.
Zodra een filter geactiveerd werd, verschijnt naast het filter menu de optie CLEAR, waarmee u snel alle filters verwijdert.
Bulk export van documenten
Indien u wenst kunt u documenten in bulk selecteren aan de hand van de filters en exporteren. U maakt hiervoor de door u gewenste selecties in de filters, waardoor alle documenten die voldoen aan deze vereisten weergegeven worden in het overzicht. Vervolgens opent u bovenaan het actie menu en selecteert u ALLES EXPORTEREN:
Hierna gaat CrewPlanner aan de slag met het bundelen van al deze documenten in een ZIP bestand.
Zodra de download klaar is ontvangt u een mail, met een link en een paswoord. Deze link om de export te downloaden blijft slechts 60 minuten geldig na het ontvangen van de mail.
Nadat u DOWNLOAD heeft geselecteerd, zal uw computer het ZIP bestand downloaden. Hierna kunt u het bestand raadplegen en openen.
De bestanden worden per type in een map gebundeld.
En vervolgens een map per werknemer, waaraan het bestand toegewezen is.
Zodra u het bestand selecteert dat u wenst te openen, wordt u gevraagd het wachtwoord dat bezorgd werd in de mail, in te geven. Als u OK selecteert, opent het bestand in een nieuw venster.
Vond u dit interessant?
We hebben nog zeer leerrijke artikelen voor u! Neem gerust een kijkje:
Of heeft u meer interesse in enkele praktische topics: