Table des matières
Introduction
Sous DOCUMENTS, vous trouverez un aperçu de tous les documents qui ont été téléchargés par les responsables ou les employés. Les documents peuvent être délivrés aux employés via l'application, attachés à des projets, liés à une entreprise. En bref, les documents peuvent être trouvés dans de nombreux endroits, c'est pour cette raison qu'un point de collecte a été créé.
Télécharger des documents
Vous pouvez télécharger des fichiers en haut de la page des documents en faisant glisser un fichier de votre ordinateur dans la boîte :
Vous avez également la possibilité de cliquer sur cette case puis de parcourir vos fichiers sur votre ordinateur ou téléphone portable.
CrewTip! La taille maximale d'un fichier est de 8 MB et les types de fichiers suivants peuvent être téléchargés :
jpeg - png - pdf - gif - doc - docx - xls - xlsx - odt - txt.
Il est également possible de charger plusieurs fichiers à la fois. Pour ce faire, il suffit de faire glisser chaque fichier vers la zone de chargement ou de faire glisser plusieurs fichiers sélectionnés à la fois.
Le téléchargement d'un fichier donne cette image :
Le nom du fichier tel qu'il s'affiche sur votre ordinateur (modifiable).
Pour le type de fichier, vous disposez d'un nombre limité d'options parmi lesquelles choisir :
Pour affecter des fichiers, vous avez 3 options :
Vous pouvez affecter des fichiers à vous-même
Vous pouvez affecter des fichiers à tous les utilisateurs
CrewTip! Si vous affectez ici un document à tous les utilisateurs, tous vos employés et managers actifs recevront et pourront consulter ce document. Par contre, si vous affectez un document d'un projet à tous les employés, seuls les employés qui ont été planifiés sur ce projet recevront ce document.
Vous pouvez affecter des fichiers à un employé
Téléchargez le fichier.
Supprimer le fichier.
Après avoir correctement nommé et affecté le fichier, sélectez TRAITÉ :
Si vous téléchargez plus d'un fichier, vous obtiendrez cette image :
Une différence frappante ici est qu'une barre grise a été ajoutée au-dessus des fichiers avec les boîtes de choix Type et Affecter à. Ceci afin de vous faciliter la tâche dans les 2 scénarios suivants :
1. Premier scénario
Vous mettez plusieurs documents juridiques à la fois sur CrewPlanner. Au lieu d'indiquer ligne par ligne que le type de fichier est un “Contrat de travail”, vous pouvez le faire en une fois en l'indiquant dans la barre grise en haut :
Après cela, il vous suffit de lier les contrats de travail aux bons employés.
2. Deuxième scénario
Par exemple, vous souhaitez télécharger plusieurs documents pour un employé. Sous Affecter à dans la barre grise, vous avez maintenant la possibilité de leur attribuer tous les documents en même temps :
Après cela, il vous suffit d'indiquer les types de fichiers.
Description du document
Dès que les documents sont téléchargés dans CrewPlanner, vous verrez leur liste au bas de cette page avec les informations suivantes :
Type : type de document
Nom de fichier : nom donné au document téléchargé
Date et heure du téléchargement : date et heure auxquelles le document a été ajouté.
Téléchargé par : l'employé ou le manager qui a téléchargé le document
Entreprise/client : l'entreprise à laquelle le document est lié et la date à laquelle le projet a lieu. Si vous sélectionnez cette option, vous serez redirigé vers ce projet. Ceci n'est visible que si le document a été téléchargé pour un certain projet.
Qui peut voir le document : à qui le document est affecté.
Télécharger : la flèche vous permet de télécharger le document.
Modifier : l'icône en forme de crayon vous permet de changer le nom et le type du document.
Supprimer : l'icône de la poubelle vous permet de supprimer le document.
Consulter et télécharger des documents
Vous pouvez simplement consulter un document en le sélectionnant dans la liste ou vous pouvez télécharger ce document en sélectionnant la flèche.
Après cela, un deuxième onglet s'ouvrira sur votre navigateur Internet, où vous aurez la possibilité de télécharger ou d'imprimer le document.
Modifier des documents
Vous pouvez modifier le nom et/ou le type de fichier d'un document en sélectionnant l'icône crayon à côté du document.
La fenêtre ci-dessous s'ouvre et vous permet de saisir un nouveau nom ou de modifier le type de fichier et d'enregistrer :
Supprimer des documents
Comme indiqué précédemment, vous pouvez encore supprimer un document déjà attribué. Pour ce faire, sélectionnez l'icône poubelle à droite du document que vous souhaitez supprimer.
Rechercher des documents
Comme tous les documents sont disponibles ici, il est recommandé d'utiliser la fonction de recherche et les filtres en haut de page pour trouver rapidement les bons documents.
Fonction de recherche
Sélectionnez l'icône loupe pour afficher la fonction de recherche qui vous permet de rechercher rapidement des documents spécifiques :
Filtres
Sélectionnez l'icône entonnoir pour ouvrir le menu des filtres. Comme sur les autres pages, les filtres ont été divisés en fonction du sujet auquel ils se rapportent, à savoir document, employé et projet. Vous pouvez également combiner ces filtres.
Vous pouvez choisir parmi les filtres suivants :
Type de document
Quels fichiers et documents voulez-vous voir.
Date
Vous pouvez sélectionner l'une des périodes proposées ou choisir vous-même une période en sélectionnant les dates de début et de fin.
Employés
Ce filtre vous permet d'afficher tous les documents attribués à un employé particulier.
Départements
Vous avez également la possibilité de filtrer en fonction de certains départements.
Groupes de départements
Vous pouvez également rechercher des documents pour un groupe de départements entier.
Entreprises
Si vous souhaitez rechercher des documents soumis par et pour des les entreprises spécifiques, vous pouvez également les filtrer ici.
Dès qu'un filtre est activé, l'option CLEAR apparaît à côté du menu des filtres, ce qui vous permet de supprimer rapidement tous les filtres.
Exportation de documents en masse
Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner des documents en masse, en utilisant les filtres pour créer une exportation.
Pour ce faire, effectuez les sélections souhaitées dans les filtres et tous les documents répondant à ces exigences seront affichés dans l'aperçu. Ensuite, ouvrez le menu d'actions en haut et sélectionnez TOUT EXPORTER :
CrewPlanner se met alors au travail pour regrouper tous ces documents dans un fichier ZIP.
Une fois le téléchargement terminé, vous recevrez un e-mail contenant un lien et un mot de passe. Ce lien pour télécharger l'exportation ne reste valide que pendant 60 minutes après la réception de l'e-mail.
Après avoir sélectionné TÉLÉCHARGER, votre ordinateur téléchargera le fichier ZIP. Après cela, vous pouvez consulter et ouvrir le fichier.
Les fichiers sont regroupés par type dans un dossier.
Et ensuite un dossier par employé, auquel le dossier est attribué.
Une fois que vous avez sélectionné le fichier que vous voulez ouvrir, il vous sera demandé d'entrer le mot de passe qui vous a été fourni dans l'e-mail. Si vous sélectionnez OK, le fichier s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
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