Inhaltsverzeichnis
Einleitung
UNTERLAGEN bietet einen Überblick über alle von Managern oder Mitarbeitern hochgeladenen Unterlagen. Unterlagen können Mitarbeitern über die App zugestellt werden, zu Projekten gehören oder mit einem Betrieb verknüpft sein. Kurzum, Unterlagen können an vielen Orten gefunden werden, aus diesem Grund haben wir hier eine Sammelstelle eingerichtet.
Unterlagen hochladen
Sie können Dateien oben auf der Seite der Unterlagen hochladen, indem Sie eine Datei von Ihrem Computer in das Feld ziehen:
Sie haben auch die Möglichkeit, auf dieses Feld zu klicken und dann Ihre Dateien auf Ihrem Computer oder Mobiltelefon zu durchsuchen.
CrewTip! Die maximale Größe einer Datei beträgt 8 MB und die folgenden Dateitypen können hochgeladen werden:
jpeg - png - pdf - gif - doc - docx - xls - xlsx - odt - txt.
Es ist möglich, mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen. Dies geschieht durch das Ziehen einer Datei nach der anderen in das Upload-Feld oder durch das Ziehen mehrerer gleichzeitig ausgewählter Dateien.
Das Hochladen einer Datei ergibt dieses Bild:
Der Name der Datei, wie er auf Ihrem Computer angezeigt wird (anpassbar).
Für den Typ steht Ihnen eine begrenzte Anzahl von Optionen zur Auswahl:
Dateien zuzuweisen, mit folgenden 3 Möglichkeiten:
Sie können Dateien sich selbst zuweisen
Sie können Dateien allen Benutzern zuweisen
CrewTip! Wenn Sie hier eine Datei allen Benutzern zuweisen, erhalten alle Ihre aktiven Mitarbeiter und Manager diese Unterlage und können sie einsehen. Wenn Sie hingegen eine Unterlage in einem Projekt allen Mitarbeitern zuweisen, erhalten nur die Mitarbeiter diese Unterlage, die in diesem Projekt eingeplant sind.
Sie können Dateien einem ausgewählten Mitarbeiter zuweisen
Hier können Sie die Datei noch herunterladen.
Verwenden Sie das Mülleimer-Symbol, um die Datei aus der Liste der hochzuladenden Unterlagen zu löschen.
Nachdem Sie die Datei korrekt benannt und zugeordnet haben, wählen Sie VERARBEITEN:
Wenn Sie mehr als eine Datei hochladen, erhalten Sie dieses Bild:
Ein auffälliger Unterschied besteht darin, dass über den Dateien ein grauer Balken mit den Schaltflächen Typ und Zuweisen zu sehen ist. Dies soll ihnen die Bewältigung zweier Szenarien erleichtern:
Erstes Szenario
Sie legen mehrere Unterlagen gleichzeitig auf CrewPlanner ab. Anstatt Zeile für Zeile anzugeben, dass es sich bei dem Dateityp aller Unterlagen um einen "Arbeitsvertrag" handelt, können Sie dies in einem Schritt tun, indem Sie dies in der grauen Leiste unter Typ angeben:
Danach gilt es nur noch, die Arbeitsverträge dem richtigen Mitarbeiter zuzuordnen.
2. Zweites Szenario
Sie möchten zum Beispiel mehrere Unterlagen für einen Mitarbeiter hochladen. Unter Zuweisen in der grauen Leiste haben Sie nun die Möglichkeit, ihnen alle Unterlagen auf einmal zuzuweisen:
Im Anschluss müssen Sie nur noch die Dateitypen angeben.
Unterlagen Information
Sobald Unterlagen in CrewPlanner hochgeladen werden, sehen Sie unten auf dieser Seite eine Liste mit den folgenden Informationen:
Typ: Art der Unterlage
Name: der Name der hochgeladenen Unterlage
Datum und Uhrzeit des Hochladens: das Datum und die Uhrzeit, zu der die Unterlage hinzugefügt wurde
Hochgeladen von: der Mitarbeiter oder Manager, der die Unterlage hochgeladen hat
Betrieb/Kunde, mit dem die Unterlage verknüpft ist und wann das Projekt stattfindet. Wenn Sie dies auswählen, werden Sie zu diesem Projekt weitergeleitet. Dies ist nur sichtbar, wenn diese Unterlage für ein bestimmtes Projekt hochgeladen wurde.
Wer kann die Unterlage sehen: wem die Unterlage zugewiesen ist
Herunterladen: mit dem Pfeil können Sie die Unterlage herunterladen
Ändern: Mit dem Bleistiftsymbol können Sie den Namen und den Typ der Unterlage ändern.
Löschen: mit dem Mülleimer-Symbol entfernen Sie die Unterlage
Unterlagen einsehen und herunterladen
Sie können eine Unterlage einfach konsultieren, indem Sie es in der Liste auswählen, oder Sie können diese Unterlage herunterladen, indem Sie auf den Pfeil klicken.
Danach öffnet sich ein neues Fenster in Ihrem Internetbrowser, wo Sie die Möglichkeit haben, die Unterlage herunterzuladen oder auszudrucken.
Unterlagen ändern
Damit meinen wir, dass Sie den Namen und/oder den Dateityp einer Unterlage ändern können, indem Sie auf das Bleistiftsymbol neben der Unterlage klicken.
Daraufhin öffnet sich das unten stehende Pop-up-Fenster, in dem Sie einen neuen Namen eingeben oder den Dateityp ändern und speichern können:
Unterlagen löschen
Wie schon erwähnt, können Sie eine bereits zugewiesene Unterlage auch wieder löschen. Wählen Sie dazu das Mülleimer-Symbol auf der rechten Seite der Unterlage, die Sie löschen möchten.
Unterlagen suchen
Da hier alle Unterlagen verfügbar sind, empfiehlt es sich, die Suchfunktion und die Filter oben zu benutzen, um schnell die richtigen Unterlagen zu finden.
Suchfunktion
Wählen Sie das Lupen-Symbol, um das Suchfeld anzuzeigen, mit dem Sie schnell nach bestimmten Unterlagen suchen können:
Filter
Wählen Sie das Trichter-Symbol, um das Filtermenü zu öffnen. Wie auf anderen Seiten auch, sind die Filter nach dem jeweiligen Thema unterteilt: Unterlage, Mitarbeiter und Projekt. Sie können diese Filter auch miteinander kombinieren.
Sie können aus den folgenden Filtern wählen:
Unterlagentyp
Der Typ der Datei und/oder die Unterlagen, die Sie wünschen.
Datum
Sie können einen der vorgeschlagenen Zeiträume auswählen oder selbst einen Zeitraum wählen, indem Sie das Anfangs- und Enddatum auswählen.
Mitarbeiter
Mit diesem Filter können Sie sich alle Dokumente anzeigen lassen, die einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet sind.
Abteilungen
Sie haben auch die Möglichkeit, nach bestimmten Abteilungen zu filtern.
Abteilungsgruppen
Sie können auch nach Unterlagen für eine ganze Abteilungsgruppe suchen.
Betriebe
Wenn Sie nach Unterlagen suchen möchten, die von und für bestimmte Betriebe freigegeben wurden, können Sie diese ebenfalls filtern.
Sobald ein Filter aktiviert ist, erscheint neben dem Filtermenü die Option CLEAR, mit der Sie schnell alle Filter entfernen können.
Massenexport von Unterlagen
Wenn Sie möchten, können Sie Unterlagen in großen Mengen auswählen, mit Hilfe der Filter können Sie einen Export erstellen.
Dazu treffen Sie in den Filtern die gewünschte Auswahl und alle Unterlagen, die diesen Anforderungen entsprechen, werden in der Übersicht angezeigt. Als nächstes öffnen Sie das Aktionsmenü am oberen Rand und wählen ALLE EXPORTIEREN:
Danach macht sich CrewPlanner an die Arbeit und bündelt all diese Unterlagen in einer ZIP-Datei.
Sobald der Download abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link und einem Passwort. Dieser Link zum Herunterladen des Exports bleibt nur 60 Minuten nach Erhalt der E-Mail gültig.
Nachdem Sie HERUNTERLADEN ausgewählt haben, wird Ihr Computer die Datei herunterladen. Danach können Sie die ZIP-Datei einsehen und öffnen.
Die Dateien werden nach Typ in einer Ordnerstruktur angezeigt.
Außerdem existiert ein Ordner pro Mitarbeiter, in dem Sie diesen Dateityp finden können.
Sobald Sie die Datei auswählen, die Sie öffnen möchten, werden Sie aufgefordert, das Passwort einzugeben, das Ihnen in der E-Mail mitgeteilt wurde. Wenn Sie OK wählen, wird die Datei in einem neuen Fenster geöffnet.
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