Table des matières
Introduction
Avec la fonctionnalité des références de quart de travail, vous pouvez vous assurer qu'une référence est attribuée à chaque groupe de nouveaux quarts de travail créés simultanément. Une fois activée, vous pouvez retrouver cette référence avec chaque nouveau quart de travail ou groupe de quarts de travail dans un projet ou des horaires de travail hebdomadaires.
Activation des références de quart de travail
Avant que les références de quart de travail ne soient affichées, cette fonctionnalité doit d'abord être activée. Pour cela, allez dans CONFIGURATION dans PARAMÈTRES, où vous trouverez en haut à droite l'option GÉNÉRATION D'UNE RÉFÉRENCE DE QUART DE TRAVAIL.
Une fois que vous sélectionnez Reroupement basé sur la création dans le menu déroulant et enregistrez cette modification en bas de la page, une référence alphabétique sera ajoutée lors de la création de nouveaux quarts de travail.
Consultation des références de quart de travail
Après avoir activé les références de quart de travail, une référence unique sera ajoutée à chaque nouveau quart de travail ou groupe de quarts de travail. Où pouvez-vous les consulter ?
Projet
Dès que vous avez ajouté un quart de travail à un projet, vous pourrez consulter la référence attribuée à ce quart de travail :
Lorsque vous ajoutez ensuite de nouveaux quarts de travail, vous remarquerez que chacun reçoit une référence différente :
Même après avoir planifié des employés, ces références restent visibles :
CrewTip ! Lorsque vous créez un projet récurrent, tous les quarts de travail dans ces projets auront la même référence de quart de travail. Cela vous permettra de planifier les employés en groupe. Plus de détails dans la prochaine section.
Horaires de travail
Si vous planifiez via des horaires de travail, vous pouvez consulter les références de quart de travail à la fois dans les programmes hebdomadaires et dans le projet journalier des horaires de travail.
Dans les programmes hebdomadaires, vous trouverez la référence en bas à gauche de chaque quart de travail :
Dans le projet journalier, la même référence est affichée :
Lorsque vous ajoutez des quarts de travail à des horaires de travail, vous avez la possibilité de sélectionner des quarts de travail non seulement dans la semaine sélectionnée mais aussi dans le futur. Cela vous permet, par exemple, de créer un planning pour un mois entier ou plus avec la même référence :
Cela vous permettra de gérer des modifications groupées. Plus de détails dans la prochaine section.
Planification en bloc
L'utilisation des références de quart de travail ouvre la possibilité de planifier en bloc, à la fois lors de la planification via la page agenda ou dans un horaire de travail. Dès que vous tentez de planifier un employé sur un quart de travail où des quarts de travail similaires avec la même référence sont connus, une fenêtre pop-up apparaîtra où vous pouvez cocher tous les quarts de travail sur lesquels vous souhaitez planifier cet employé :
Utilisez la case à cocher dans l'en-tête au-dessus pour cocher tous les quarts de travail en une seule fois. Sélectionnez PLANIFIER POUR LES QUARTS DE TRAVAIL afin de planifier l’employé.
CrewTip ! Pour vous aider à planifier à l'aide des références de quart de travail, la référence de quart de travail est automatiquement copiée dès que vous la sélectionnez:
De plus, vous pouvez utiliser la fonction de recherche sur la page des horaires de travail pour rechercher les quarts de travail contenant cette référence, et dans les horaires de travail hebdomadaires, vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour afficher uniquement les quarts de travail associés à la référence que vous avez entrée.
Disponibilité en bloc pour les employés
L'utilisation des références de quart de travail offre des possibilités supplémentaires non seulement aux managers, mais aussi aux employés. Dès qu'un employé se rend disponible pour un quart de travail où plusieurs quarts de travail ont été créés avec la même référence, une fenêtre pop-up s'affiche également avec un aperçu pour qu'il puisse se rendre disponible pour tous les quarts de travail en une seule fois.
L'employé coche les quarts de travail souhaités ou, en cochant la case en haut, tous les quarts de travail sont sélectionnés, et il peut se rendre disponible pour tous les quarts de travail d'un coup.
Confirmation en bloc par les employés
L'utilisation de références de quart de travail signifie également que si un employé est programmé sur un certain nombre de quarts de travail avec la même référence et que l'on confirme l'un de ces quarts de travail, tous ces quarts de travail sont confirmés en bloc.
L'employé ouvre l'un des projets via l'agenda ou la page prochaine dans l'app et confirme le quart de travail :
Après cela, on remarquera que tous les quarts de travail ont été confirmés avec la même référence de quart de travail :
Vous pourrez également le constater dans votre planning :
CrewTip : un employé peut toutefois toujours demander un retrait pour un seul de ces quarts de travail :
Nous espérons vous avoir aidé avec cet article !
Si vous avez encore des questions, jetez d'abord un coup d'œil à notre Crew Academy. Vous trouverez peut-être la réponse dans l'un de nos articles.