Inhoudsopgave
Inleiding
Om JURIDISCHE DOCUMENTEN aan te maken, te bewerken of te verwijderen, navigeert u naar INSTELLINGEN. Zo kunt u eenvoudig alle juridische documenten die u graag met de werknemers of bedrijfsmanagers digitaal deelt, beheren.
Juridisch document aanmaken
Om een juridisch document aan te maken selecteert u bovenaan de pagina MAAK JURIDISCH DOCUMENT:
U komt hierna terecht op deze pagina:
En u vult de volgende velden in om het juridische document aan te maken voor uw omgeving:
1. Naam: de naam die u uw document wenst te geven.
2. Bron: u heeft 2 opties:
ofwel kiest u ervoor om een bestaand bestand te uploaden
ofwel kiest u een reeds in CrewPlanner aangemaakte template
Het verschil tussen een bestand en een template is dat een template stukjes code bevat die gelezen worden door het systeem en vervolgens vervangen worden door de corresponderende gegevens uit CrewPlanner.
U kunt zo de gegevens van uw werknemers automatisch toevoegen aan juridische documenten. Templates maakt u aan in TEMPLATES, eveneens in INSTELLINGEN en hoe wordt u toegelicht in dit artikel.
3. Kies een bestand: dit selecteert u om een bestand van uw computer te uploaden.
Indien u echter als bron template selecteert, zult u hier de keuze kunnen maken welke juridisch document template u wenst te gebruiken.
4. Rol: voor wie is het document bedoeld. U heeft 2 opties: voor uw werknemers of voor bedrijfsmanagers.
Bedrijfsmanagers zijn klanten die van u toegang tot een account hebben gekregen om hun planning digitaal op te volgen via CrewPlanner. Om meer te weten te komen over het account van een bedrijfsmanager, klikt u hier.
5. Contracttype(s): u kiest voor welke contracttypes het juridisch document bedoeld is door deze aan te vinken en OK te selecteren.
6. Afdelingen: alleen die werknemers die in de door u geselecteerde afdelingen zitten krijgen dit document voorgelegd.
CrewTip! Indien u wenst dat alle afdelingen en bovendien nieuwe afdelingen dit document ontvangen, maakt u hier geen selectie en laat u alles uitgevinkt. Indien u Select all aanvinkt, worden deze documenten enkel voorgelegd aan alle bestaande afdelingen.
7. Talen: de talen die u hier selecteert, zijn de talen die ingesteld staan op het profiel van de werknemer. Indien u een Nederlandstalig document enkel naar uw werknemers die Nederlands spreken wenst te sturen, dan selecteert u alleen Nederlands. Indien u een algemeen document naar iedereen wenst te sturen, ongeacht de taal, dan selecteert u alle talen en vervolgens OK.
8. Nadat u OPSLAAN selecteert, wordt dit juridisch document direct doorgestuurd naar de werknemers of bedrijfsmanagers. Indien het document voor werknemers bestemd is, wordt er rekening gehouden met eventuele filters die u heeft ingesteld.
Juridisch document aan werknemerszijde
De instellingen van uw juridisch document zullen bepalen welke werknemers dit ontvangen en moeten goedkeuren.
CrewTip! Als een werknemer een verzonden juridisch document nog niet heeft ondertekent, kan deze nog wel worden ingepland.
Tijdens het registratie proces of nadat ze de eerstvolgende keer de applicatie openen, ontvangen deze werknemers een pop-up met de vraag dit goed te keuren via de app:
De werknemer is verplicht dit document goed te keuren en zal niet verder kunnen in de app totdat dit werd uitgevoerd.
CrewTip! Wanneer de werknemer op deze manier akkoord geeft, is dit juridisch bindend. Daarom wordt dit ook nadrukkelijk vermeld.
Nadat het juridische document werd goedgekeurd, kunt u dit in de werknemersfiche terugvinden en indien nodig downloaden.
CrewTip! Wenst u een juridisch document opnieuw aan te bieden aan één enkele werknemer, dan verwijdert u eenvoudigweg het betreffende document uit het werknemersprofiel. Hierdoor wordt dit document automatisch opnieuw ter ondertekening aangeboden aan deze werknemer.
En het zal eveneens beschikbaar zijn in DOCUMENTEN in de menubar:
CrewTip! Gebruik de filter Type aan de rechterzijde van de documenten pagina om sneller alle juridische documenten terug te vinden.
Juridisch document aan bedrijfsmanager zijde
Indien u een juridisch document voor bedrijfsmanagers aanmaakt, zullen alle bedrijfsmanagers dit moeten lezen en goedkeuren alvorens verder te kunnen met hun account.
Bovenstaand heeft u als voorbeeld het document "Terms and conditions’' waar bij rol aangegeven wordt dat dit een document gericht is aan de bedrijfsmanagers. Zij ontvangen de volgende pop-up:
De bedrijfsmanager is verplicht dit document goed te keuren alvorens verder te kunnen met hun CrewPlanner account. Dit geldt niet enkel voor nieuwe bedrijfsmanagers maar ook voor bestaande.
CrewTip! Op deze manier akkoord geven, is juridisch bindend. Daarom wordt dit ook nadrukkelijk vermeld.
U vindt dit goedgekeurde document eveneens terug bij DOCUMENTEN:
Juridisch document downloaden
Als u het document wil downloaden, selecteert u het PDF-icoon:
Dit opent een apart venster en downloadt een kopie van het document.
Bij het downloaden van een juridisch document krijgt u een voorbeeldversie. Het bevat geen gegevens van werknemers, werkgevers of klanten.
CrewTip! Wenst u een kopie van een juridisch document dat naar een werknemer werd verstuurt, dan kunt u dit downloaden uit het werknemer profiel of van de documenten pagina.
Juridisch document bewerken
Een juridisch document bewerken doet u door het potlood icoon aan de rechterzijde te selecteren:
Vervolgens kunt u het document wijzigen of eventueel aanpassen naar wie het gestuurd zal worden, gelijkaardig aan het aanmaken van een document.
Indien u wijzigingen aanbrengt in een juridisch document en OPSLAAN selecteert, zal dit document niet opnieuw naar de werknemers of bedrijfsmanagers verstuurd worden die dit reeds hebben goedgekeurd. CrewPlanner zal dit gewijzigde juridisch document enkel versturen naar werknemers of bedrijfsmanagers die nadien worden toegevoegd.
CrewTip! Indien u wenst dat een juridisch document waarin u wijzigingen heeft aangebracht opnieuw naar alle werknemers of bedrijfsmanagers verstuurd wordt, maakt u best een nieuw document aan.
Juridisch document verwijderen
Wenst u een juridisch document te verwijderen, dan selecteert u het prullenbak icoon en bevestigt u:
Indien u een juridisch document verwijdert, zullen de reeds goedgekeurde documenten zichtbaar blijven in de werknemersfiche alsook in DOCUMENTEN in de menubar, maar dit document zal dus niet meer ter goedkeuring aangeboden worden aan werknemers of bedrijfsmanagers.
Hopelijk hebben wij u met dit artikel verder geholpen!
Indien u nog vragen heeft, neem eerst even een kijkje in onze Crew Academy. Hier vindt u misschien het antwoord in één van onze artikelen.