Inhoudsopgave
Inleiding
Met onze facturatiemodule kunt u automatisch conceptfacturen en specificaties genereren in CrewPlanner.
De facturatiemodule is beschikbaar voor onze Classic- en Pro-klanten en kan worden geactiveerd op de CONFIGURATIE-pagina in INSTELLINGEN door de facturatiefunctie op JA te zetten en op Opslaan te klikken.
Nadat de facturatiemodule geactiveerd werd, kunt u bovendien CrewPlanner koppelen met één van onze facturatiepartners zoals Exact Online, Xero of Odoo, of u kunt de module gebruiken zonder integratie. Meer informatie over het maken van deze koppelingen en het instellen van de algemene instellingen, zoals het aanmaken en koppelen van uw artikelen, vindt u in de respectieve support artikels.
In dit artikel bespreken we de algemene functionaliteiten en instellingsmogelijkheden van de facturatiemodule en overlopen we even kort de verschillende koppelingen die u kunt maken met een eventuele facturatiepartner.
Algemene facturatieregels instellen
Lees de relevante support artikels om uw artikelen en grootboekrekeningen in te stellen en te koppelen. Daarna kunnen we verdergaan met het instellen van de algemene facturatieregels.
Bij FACTURATIE in INSTELLINGEN stelt u de standaard facturatieregels in op het tabblad ALGEMEEN, dit voor de werkuren, reiskosten en berekenbare regels.
CrewTip! Als u met uw cursor naar het vraagteken naast de benamingen gaat, verschijnt er een pop-up waarin u informatie terugvindt over de werking van dat veld.
Werk uren
U kunt de volgende velden instellen als facturatieregels voor het al dan niet aanrekenen van overuren en premies.
1. Indien u zich in België bevindt, ziet u hier verschillende tabs met een aantal Paritaire Comités. Hierin verschijnen enkel de Paritaire Comités die u volgens uw planning nodig heeft. In het tabblad STANDAARD vult u uw basis facturatieregels in. Indien voor een bepaald Paritair Comité de regels afwijken van de basisregels, stelt u deze in op het tabblad voor dit Comité. Deze zullen dan de standaardregels overschrijven.
2. Dagoveruren: hier bepaalt u of u overuren anders aanrekent en vanaf hoeveel gewerkte uren, overuren worden aangerekend. Met de minimale uren drempel geeft u aan na hoeveel gewerkte uren op één dag een overuur moet worden aangerekend en aan de hand van de multiplier en de waarde geeft u in aan hoeveel.
Voorbeeld:
Stel, de uurprijs is €10/uur, er worden 12 uren gepresteerd op een dag en we hanteren een minimale drempel van 10 uren aan een vast percentage van 50%. Dan verschijnt op de factuur het volgende:
12 x €10 = €120
2x €5 (50%) = €10
Totaal = €130
3. Weekoveruren: vergelijkbaar met dag overuren, bepaalt u hier of u eveneens overuren op weekbasis (ma-zo) aanrekent en vanaf wanneer. Met de minimale uren drempel bepaalt u na hoeveel gewerkte uren op één week een overuur moet worden aangerekend. Hoeveel u aanrekent, stelt u in aan de hand van de multiplier en de waarde.
Voorbeeld:
Stel, de uurprijs is €10/uur, er worden 50 uren op een week gepresteerd en we hanteren een minimale drempel van 40 uren aan een vast percentage van 50%. Dan verschijnt er op de factuur het volgende:
50 x €10= €500
10 x €5(50%) = €50
Totaal = €550
4. Zaterdagpremie: hier bepaalt u of u een premie wenst toe te kennen voor werk op zaterdag en voor hoeveel uren. In tegenstelling tot de minimale uren drempel werkt deze logica omgekeerd. Hier bepaalt u met de maximale uren drempel het plafond over hoeveel gewerkte uren de zaterdagpremie moet worden gefactureerd.
Voorbeeld:
Stel, de uurprijs is €10/uur, er worden 10 uren op een zaterdag gepresteerd en we hanteren een maximale drempel van 5 uren aan een vast percentage van 100%. Dan zal er op de factuur het volgende staan:
10 x €10 = €100
5 x €10(100%) = €50
Totaal = €150
5. Zondagpremie: net zoal bij de zaterdagpremie, bepaalt u hier of u een zondagpremie wenst toe te kennen en voor hoeveel uren. U bepaalt met de maximale uren drempel het plafond voor hoeveel gewerkte uren de zondagpremie moet worden aangerekend en aan hoeveel.
Voorbeeld:
Stel, de uurprijs is €10/uur, er worden 10 uren op een zondag gepresteerd en we hanteren een maximale drempel van 5 uren aan een vast percentage van 150%. Dan staat er op de factuur het volgende:
10 x €10= €100
5 x €15(150%) = €75
Totaal = €175
6. Feestdagpremie: u kunt eveneens een premie toekennen voor uren gewerkt op een feestdag. Hier bepaalt u met de maximale uren drempel opnieuw het plafond voor hoeveel gewerkte uren vakantiepremie moet worden aangerekend en aan hoeveel.
Voorbeeld:
Stel, de uurprijs is €10/uur, er worden 10 uren op een feestdag gepresteerd en we hanteren een maximale drempel van 5 uren aan een vast percentage van 50%. Dan staat er op de factuur het volgende:
10 x €10= €100
5 x €5(50%) = €25
Totaal = €125
7. Nachturenpremie: tot slot kunt u hier instellen of u een nachtpremie wenst aan te rekenen. U bepaalt tussen welke uren de nachtpremie moet worden gehanteerd en aan hoeveel.
Voorbeeld:
Stel, de uurprijs is €10/uur, er worden 10 uren van 17:00 ‘s avonds tot 03:00 ‘s ochtends gepresteerd en we hanteren 22:00-06:00 als nachtpremie aan een vast percentage van 50%. Dan staat er op de factuur het volgende:
10 x €10= €100
5(22:00-03:00) x €5(50%) = €25
Totaal = €125
Factuur voorbeeld in CrewPlanner met zondagpremie
Reiskosten
Er bestaan 4 standaard opties waarmee u reiskosten kunt aanrekenen. Dit wordt altijd berekend van werknemer adres tot project adres.
1. Per Kilometer: hier kunt u een minimale kilometerkost aan één van uw gekoppelde artikelen van transport instellen. Hier geldt de regel dat wanneer een minimaal bedrag wordt ingesteld, dit wordt aangerekend indien de eigenlijke kilometerkost lager ligt.
Hier geeft u een minimaal bedrag in wat moet aangerekend worden. In dit voorbeeld zal er altijd €5 worden aangerekend, tenzij het berekend bedrag van de gereden kilometers groter is dan €5. Dus bijvoorbeeld 55 kilometer aan 0,15 = €8,25.
Hier selecteert u het artikel van uw boekhoudprogramma
Hier geeft u de waarde in waaraan de regel op basis van afstand moet worden berekend.
2. Per Persoon: hier selecteert u het artikel dat per werkend persoon moet worden aangerekend op de factuur.
Hier selecteert u het artikel van uw boekhoudprogramma
Hier geeft u de waarde in waaraan de regel op basis van personen moet worden berekend.
Voorbeeld: u rekent per werknemer een vast bedrag van €20 reiskosten aan.
3. Per Auto: hier selecteert u het artikel dat per auto moet worden aangerekend op de factuur. Hierbij gaan we ervan uit dat er maximum 5 personen in een auto zitten en dat deze werknemers allen op hetzelfde uur te starten. Werden er meer dan 5 personen tewerkgesteld op een project, of startten werknemers op een ander uur, worden er meerdere auto’s aangerekend.
Hier selecteert u het artikel van uw boekhoudprogramma
Hier geeft u de waarde in waaraan de regel per auto moet worden berekend.
Voorbeelden:
Werden er slechts 4 personen tewerkgesteld, die allen op hetzelfde tijdstip startten, wordt er €25 aangerekend.
Als de shiften van 7 werknemers startten om 9u en van 3 werknemers om 10u, wordt er €75 aangerekend voor 3 auto’s.
4. Per werknemer op basis van afstand: indien u kilometerkosten hanteert aan de hand van minimale gereden afstand. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken indien u in schijven (10, 20, 30 km) van afstand een standaardbedrag aanrekent.
Geef de minimale afstand in die de werknemer moet afleggen
Hier selecteert u het artikel van uw boekhoudprogramma
Hier geeft u de waarde in waaraan de regel op basis van afgelegde afstand in schijven moet worden berekend
Voorbeeld: 1 werknemer legt 5KM af naar een project, 1 werknemer 12KM en een laatste 25KM. Er wordt bijgevolg €5 + €10 + €15 = €30 aangerekend.
Algemeen
Met de functionaliteit EXTERNE AGENTSCHAPPEN FACTUREREN heeft u de mogelijkheid om de kosten van werknemers die u via een externe uitvraag op uw project heeft tewerkgesteld, al dan niet op te nemen in de factuur.
Berekenbare regels
Hier stelt u factuurregels in die u wenst te factureren volgens de door u gekozen multiplier.
U geeft de berekenbare regel een goede herkenbare beschrijving.
Via de multiplier selecteert u op welke basis u een berekenbare regel wenst aan te rekenen, zoals bijvoorbeeld per shift of per uur.
U kunt een artikel koppelen aan uw berekenbare regel voor het verwerken ervan in uw boekhouding.
Om de prijs van deze regel te bepalen vult u hier een bedrag in.
U kunt eventueel gebruik maken van onze coëfficiëntberekening waarbij een coëfficiënt op de kostprijs wordt aangerekend.
Voorbeeld: U betaalt u werknemers een kledijvergoeding, maar u rekent hiervoor deze kost maal de coëfficiënt 1.20 aan op de factuur naar uw klant.
CrewTip! Werkt u met onze service partner Offix samen, dan gebruikt u berekenbare regels om uw declaraties door te factureren. Deze regels worden enkel toegepast indien de werknemer dit item daadwerkelijk via Offix werd uitbetaald. Heeft u echter eveneens werknemers waarvoor de loonverrekening niet via Offix verloopt, maar u wenst dat ook voor hen bepaalde zaken worden door gefactureerd, dan gebruikt u hier de algemeen geldende berekenbare regels met bijvoorbeeld als multiplier ‘per shift’. Zodra ingesteld, activeert u deze regel(s) per bedrijf via het tabblad FACTURATIE in de bedrijven fiche.
Dit waren de stappen die u moet ondernemen voor uw standaardinstellingen. In de volgende hoofdstukken bekijken we hoe u facturatieregels kunt instellen voor shiftfuncties en bedrijven, welke voorrang nemen op de standaardinstellingen.
Facturatieregels instellen van een bedrijf
U zult merken dat na de activatie van de facturatiemodule, u in de bedrijfsfiche nu een extra tabblad FACTURATIE heeft.
In dit tabblad kunt u afwijkende facturatieregels instellen voor een bedrijf, deze hebben steeds voorrang op de algemene facturatieregels. Meer hierover zo dadelijk.
U begint bij het instellen van de prijsberekening, hoe de gepresteerde uren moeten worden aangerekend. Dit in het veld PRIJSBEREKENING:
U heeft twee opties om de prijs te berekenen voor facturatie:
Gedefinieerde vaste prijs per uur: Op basis van de ingestelde facturatieprijs per uur worden de facturatieregels gegenereerd.
Loon met coëfficiënt: Het loon dat volgens de instellingen van de loonregels wordt aangerekend met een door u ingesteld coëfficiënt.
CrewTip! Let op: zodra u uw voorkeur voor prijsberekening heeft ingesteld, kunt u deze instelling enkel wijzigen zolang er GEEN bedrijfs- of locatieshiftfuncties voor dit bedrijf zijn aangemaakt en er geen toekomstige projecten zijn ingepland. Mocht u deze instelling toch moeten wijzigen, dan moet u eerst alle bedrijfs- of locatieshiftfuncties en/of toekomstige projecten verwijderen.
Net zoals bij de algemene facturatieregels heeft u ook hier de mogelijkheid om regels in te stellen. Alleen ziet u hier nu een extra optie, STANDAARD:
STANDAARD: Als u dit selecteert, wordt de standaardinstelling voor de facturatie regel aangehouden, tenzij deze worden overschreven door een shiftfunctie regel die op JA of NEE staat ingesteld.
NEE: Indien u nee selecteert voor één van de regels, zal hier geen facturatieregel worden gehanteerd voor dit bedrijf. Tenzij u een afwijkende facturatieregel heeft ingesteld in uw shiftfunctie instellingen.
JA: Indien u ja selecteert, zult u de afwijking van de regel moeten instellen op dezelfde wijze als eerder besproken. Deze regel heeft dan voorrang op de standaard en paritair comité facturatieregels maar niet op eventuele facturatieregels van een shiftfunctie.
Ook per bedrijf kunt u instellen of u wenst dat de kosten van een externe uitvraag al dan niet worden aangerekend op de factuur.
Facturatieregels instellen voor een shiftfunctie
U navigeert via INSTELLINGEN naar SHIFTFUNCTIES en hier selecteert u een shiftfunctie om deze te bewerken of hier kunt u eveneens nieuwe shiftfuncties aanmaken. U treft na de activatie van de facturatie module hier nu het extra tabblad FACTURATIE aan. Hierin kunt u de facturatieregels van de shiftfunctie instellen.
Net zoals bij de algemene en bedrijfsfacturatieregels heeft u ook hier de mogelijkheid om regels in te stellen.
De shiftfunctie facturatie instellingen bepalen voor een groot deel welke facturatieregels worden gehanteerd.
STANDAARD: Hierdoor worden alle standaardinstellingen voor facturatie aangehouden, dus welke u heeft ingesteld op algemeen niveau zoals zonet besproken. Tenzij er voor een bepaald bedrijf andere facturatie instellingen werden ingesteld, welke in dit geval behouden blijven.
NEE: Indien u nee selecteert voor één van de regels, zal hier geen facturatieregel worden gehanteerd, ook niet die van de standaard of bedrijfsinstellingen en wordt dit niet gefactureerd.
JA: Indien u ja selecteert, zult u de afwijking moeten instellen op dezelfde wijze als eerder besproken. Deze instellingen nemen steeds voorrang op de standaard én de afwijkende facturatie instellingen voor bedrijven.
In dit veld kunt u selecteren of u facturatieregels standaard of voor een specifiek Paritair Comité gaat instellen.
In dit veld selecteert u verplicht een artikel in voor deze shiftfunctie, aangemaakt door uzelf of van uw facturatie partner.
In deze velden bepaalt u de regels voor de werkuren.
In deze velden bepaalt u de regels voor de reiskosten.
Hier bepaalt u per shiftfunctie of u de kosten van een externe aanvraag al dan niet wenst toe te voegen aan de factuur.
Facturatieregel logica
In voorgaande hoofdstukken hebben we aangegeven op welke plaatsen u facturatieregels kunt instellen, maar hoe werken deze regels nu samen en welke logica wordt er toegepast? Dit zetten we voor u nog even op een rijtje:
Eerst controleert CrewPlanner of er een prijs voor een locatieshiftfunctie is ingesteld of dat een ander uurtarief voor een shiftfunctie, ingevoerd in het tabblad FINANCIËN van de locatiefiche, van toepassing is op de facturatie.
Dan, indien aanwezig, zal de prijs van een bedrijfsshiftfunctie of een afwijkende uurprijs op een algemene shiftfunctie, ingegeven in het FINANCIËN tabblad in de bedrijfsfiche, gelden voor de facturatie.
Vervolgens zal CrewPlanner controleren welke facturatieregels ingesteld werden voor de algemene shiftfuncties en deze toepassen.
Dan zijn de facturatieregels aan de beurt welke werden ingesteld in het FACTURATIE tabblad in de bedrijfsfiche.
Zijn geen van bovenstaande instellingen van toepassing, worden de algemene facturatieregels genomen zoals ingesteld op de FACTURATIE pagina in INSTELLINGEN, maar eerst wordt gekeken of andere regels werden ingesteld voor een specifiek paritair comité.
Tot slot gelden de algemene facturatieregels indien geen andere instellingen aanwezig zijn.
Een goede koppeling verzekeren met uw facturatiepartner
Zoals eerder aangegeven, kunt u de facturatiemodule gebruiken om een koppeling te maken met een facturatiepartner om uw facturen aan te maken en te versturen. Om deze koppeling goed te laten verlopen, zijn correcte koppelingen en instelling van de verschillende onderdelen in CrewPlanner cruciaal.
Nadat uw accountmanager de koppeling met uw facturatiepartner geactiveerd heeft, vindt u deze terug in de tab KOPPELINGEN in INSTELLINGEN uit de menubar. Hier kunt u in samenspraak met uw facturatiepartner, uw algemene instellingen in orde brengen.
Bedrijven koppelen
Zodra uw koppeling actief is, beschikt u in de bedrijfsfiche over een extra tabblad met de naam van uw facturatiepartner. Hier wordt het bedrijf uit het bestand van uw facturatiepartner weergegeven, waarmee dit bedrijf in CrewPlanner gekoppeld is.
Afhankelijk van uw facturatiepartner, kan de informatie die u in deze tab terugvindt, anders zijn. Maar voor alle partners is dit de plaats waar CrewPlanner automatisch het bedrijf zal koppelen met het eerste bedrijf met hetzelfde btw-nummer uit het bestand van uw facturatiepartner, waardoor informatie correct kan uitgewisseld worden.
U kunt deze koppeling echter ook handmatig uitvoeren of wijzigen door bovenaan via het dropdown menu het gewenste bedrijf en vervolgens OPSLAAN te selecteren.
Bijvoorbeeld als u uw bedrijf in CrewPlanner wenst te koppelen met een ander kantoor van het corresponderende bedrijf uit het bestand van uw facturatiepartner.
Indien u een koppeling heeft met Exact Online, wordt u in dit tabblad bijkomende informatie gevraagd, meer informatie hierover vindt u in dit artikel.
De overige tabbladen FACTUREN en FACTURATIE komen later in dit artikel aan bod.
Artikelen koppelen
Om de overige facturatieregels zo nauwkeurig mogelijk in te stellen, gaan we verder met het koppelen van uw artikelen. Het is namelijk belangrijk dat u deze basis goed instelt om hier optimaal gebruik van te maken in CrewPlanner.
Via de FACTURATIE pagina die u nu heeft bij INSTELLINGEN, selecteert u het laatste tabblad ARTIKELEN.
De artikelen die u wenst te gebruiken vanuit het systeem van uw facturatiepartner kunnen in 4 types worden onderverdeeld door het toevoegen van een stukje tekst aan de code. Deze types zijn Werkuur, Transport, Diversen en Berekenbare regels.
Elke type heeft eigen benamingen die u kunt toevoegen aan de code. Het roze stukje tekst plaatst u dan voor de codenaam in het systeem van uw facturatiepartner, gevolgd door een “-” en dan uw benaming.
Hier zijn een aantal voorbeelden:
WH-bediende
TR-auto
MISC-verhuur walkie talkie
In de artikels over uw facturatiepartners vindt u meer informatie over het koppelen van uw artikelen, maar indien u zich niet helemaal thuis voelt bij het instellen van uw artikelen in het systeem van uw facturatiepartner, raden wij u aan uw boekhouder hulp of advies te vragen om de volgende stappen in uw facturatiesysteem goed uit te voeren.
CrewTip! U kunt eventueel ook gebruik maken van onze extra betalende service waarbij onze facturatie expert dit helemaal voor u instelt in samenspraak met uw boekhouder.
U heeft de flexibiliteit om het gebruik van artikelen zo uitgebreid te maken als u wenst. Alles hangt af van hoe u deze informatie wenst te zien in uw analytische boekhouding.
Nadat u alles heeft ingesteld is het natuurlijk belangrijk dat deze informatie gesynchroniseerd wordt tussen uw facturatiepartner en CrewPlanner, dit gebeurt standaard 1 maal per 24u. U kunt dit echter ook manueel via HANDMATIG SYNCHRONISEREN bovenaan de pagina ARTIKELEN.
Exact online grootboekrekeningen koppelen met CrewPlanner
Enkel indien u een koppeling heeft met Exact Online, heeft u de mogelijkheid om uw grootboekrekeningen te koppelen aan uw werkuren en reiskosten per afdeling, indien u hiervan gebruik maakt in CrewPlanner. Meer informatie vindt u in dit artikel.
Factureren vanuit CrewPlanner
Om een factuur aan te maken in CrewPlanner dient u eerst de urenregistratie af te ronden via de URENREGISTRATIE pagina in ADMINISTRATIE.
CrewTip! Aan de hand van de iconen die u ziet verschijnen naast de projecten in AGENDA, ziet u voor welke projecten u een concept factuur in CrewPlanner kunt aanmaken.
Zodra u deze prestaties heeft verwerkt wordt er automatisch door CrewPlanner voor uw project een concept factuur aangemaakt. Dit kunt u terugvinden in het tabblad FACTURATIE van het project dat u na de activatie van de facturatie module, ter beschikking heeft.
CrewTip! Let wel, u kunt ervoor kiezen om bepaalde afdelingen niet in rekening te brengen, waardoor deze niet op de factuur zullen verschijnen. Meer informatie vindt u hier.
CrewTip! Deze tip is voor de hand liggend, maar hoe zorgvuldiger alle facturatieregels en de toepassing ervan worden ingesteld, des te meer tijd u bespaart bij het aanmaken van uw facturen.
Facturatie raadplegen
Alvorens u een concept factuur in CrewPlanner aanmaakt, kunt u in dit stadium nog alinea’s aanpassen of diverse kosten toevoegen. Daarvoor is het van belang dat u begrijpt hoe u deze pagina moet raadplegen.
In de onderdelen 1, 2 en 3 vindt u de werkuren, vervoerskosten en diverse kosten terug. Dit zijn de types waarin u de artikelen kunt onderverdelen, zoals eerder besproken.
Werkuren: hier worden de prestaties van de werknemers weergegeven. Zoals u zal merken, kunt u hier niets meer wijzigingen. Indien dit toch nodig is, brengt u de nodige wijzigingen aan in het voorgaande tabblad URENREGISTRATIE.
Vervoerskosten: dit zijn het aantal werknemers en de totale afstand in kilometers. De afstand wordt van deur tot deur gerekend, van het adres van de werknemer tot het project adres zoals ingegeven in CrewPlanner. Of indien u een adres heeft ingesteld op afdelingsniveau, vervangt dit de werknemer adres.
Diverse kosten: selecteer hier het artikel dat als diverse kost nog aan de factuur moet toegevoegd worden.
Facturatie referentie/inkoopnummer: indien van toepassing, kunt u hier een unieke referentie toevoegen die op de factuur zal vermeld worden.
Omschrijving: dit wordt bepaald door wat u in het artikel omschrijving veld bij uw facturatiepartner heeft ingegeven.
Aantal: refereert naar het aantal te factureren werkuren.
Prijs: deze wordt bepaald door uw uurprijs per shiftfunctie.
Korting: indien van toepassing kunt u per regel een korting aanbieden.
Subtotaal: totaal te factureren bedrag van deze factuur alinea.
Opnieuw genereren: hier heeft u de optie om de facturatieregels opnieuw te genereren. Let wel, als u deze pagina opnieuw genereert, worden alle gewijzigde of toegevoegde facturatieregels verwijderd. Er verschijnt dan ook eerst een pop-up met de vraag of u wenst verder te gaan.
Handmatig gefactureerd: indien u een factuur niet via CrewPlanner heeft aangemaakt en verzonden via uw facturatiepartner, heeft u hier de mogelijkheid om dit project toch te markeren als gefactureerd. Zo voorkomt u dat er dubbele facturen worden aangemaakt.
Nadat u HANDMATIG GEFACTUREERD selecteert, zal een pop up verschijnen die vraagt deze keuze te bevestigen, uw factuur wordt dan gemarkeerd als handmatig gefactureerd.
Maar u blijft echter de mogelijkheid behouden om de factuur alsnog opnieuw te genereren, dit kan handig zijn indien u bepaalde facturatieregels heeft aangepast.
Opslaan: hierdoor slaat u uw wijzigingen eenvoudig op.
Toevoegen aan factuur: dit brengt u naar de factuur pagina, hier kunt u vervolgens de concept factuur aanmaken.
Een conceptfactuur aanmaken
Zoals net vermeld, selecteert u TOEVOEGEN AAN FACTUUR om het concept in CrewPlanner aan te maken. Indien voor deze klant meerdere projecten klaar staan om te factureren, krijgt u eerst de vraag welke projecten op de factuur moeten komen.
In dit voorbeeld zijn er voor de klant een aantal afgeronde projecten, we selecteerden tot nu toe enkel het project dat plaatsvond op zaterdag 5 november.
Wanneer uw selectie compleet is, maakt u door middel van FACTUUR MAKEN uw concept factuur in CrewPlanner aan.
U kunt nog steeds aanpassingen maken alvorens we dit concept te verzenden naar uw facturatiepartner. U raadpleegt deze pagina als volgt:
Raadpleeg hier de status van de factuur.
Bedrijf: de naam van uw klant.
Omschrijving: hier zal standaard de naam van het project vermeld worden of het aantal projecten dat gefactureerd wordt. Dit is echter een vrij veld waar u zelf een omschrijving kunt geven aan de factuur.
Referentie/inkoopnummer: in dit extra vrije veld kunt u eventueel nog een referentie toevoegen.
Factuurdatum: hier wordt de dag waarop de factuur wordt aangemaakt ingevuld.
Project selectie: via deze handige knop kunt u in dit stadium nog steeds de projecten die deel uitmaken van uw factuur, wijzigen. Via de pop-up kunt u nog bijkomende afgeronde projecten toevoegen of verwijderen.
Projectsamenvatting en totaalbedrag per project
Projectsamenvatting en totaalbedrag per project
Totaalbedrag van alle projecten en van de factuur
Factuur verwijderen: verwijder de concept factuur in CrewPlanner
Specificatie downloaden: een nieuw tabblad opent in uw browser met een pdf van de factuurspecificatie, welke u kunt downloaden of printen. Hiermee heeft u een overzicht van welke werknemers de uren hebben gepresteerd die worden aangerekend.
Opslaan: Indien u wijzigingen heeft aangebracht in het concept, dient u deze steeds op te slaan alvorens u naar een andere pagina gaat.
Verwerken of Verzenden naar uw facturatiepartner: eens alle gegevens in orde zijn, verwerkt u het concept of verstuurt u het naar uw facturatiepartner.
Onderaan ziet u een timestamp van wie het concept heeft gecreëerd en wanneer.
Eens u onderaan VERZENDEN NAAR NAAM FACTURATIEPARTNER heeft geselecteerd, verschijnt bovenaan de pagina een groene balk welke u meedeelt dat de conceptfactuur correct is verzonden. Bovendien bemerkt u een aantal extra velden zonder inhoud, zoals factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum. Deze zullen pas na het aanmaken van de factuur automatisch worden ingevuld. De status bovenaan werd bovendien gewijzigd naar Concept in facturatiepartner.
Ook onderaan de pagina heeft u drie nieuwe mogelijke acties: VERZENDEN NAAR KLANT, OPENEN IN FACTURATIEPARTNER en tot slot CREDITFACTUUR AANMAKEN. Meer hierover zo dadelijk.
Een factuur aanmaken
Via twee van de drie nieuwe acties waarmee u net kennis heeft gemaakt, kunt u vanuit CrewPlanner een factuur aanmaken bij uw facturatiepartner.
Dit kan rechtstreeks vanuit CrewPlanner via VERZENDEN NAAR KLANT. De factuur zal vervolgens bij uw facturatiepartner aangemaakt en meteen verstuurd worden naar het e-mailadres van de klant dat werd ingesteld op de bedrijfsfiche.
Nadat u de factuur heeft verzonden naar de klant, ziet u bovenaan opnieuw een groene balk verschijnen die meedeelt dat de factuur correct werd verzonden naar de klant. De extra velden werden ondertussen aangevuld en de status aan de rechterzijde is veranderd naar de betalingsstatus van deze factuur, zijnde Open.
CrewTip! De betalingsstatus wordt uitgelezen uit de omgeving van uw facturatiepartner. U kunt deze handmatig synchroniseren op de algemene FACTURATIE pagina in ADMINISTRATIE of via het tabblad FACTUREN van de bedrijfsfiche. Meer hierover in het hoofdstuk facturen raadplegen.
De tweede mogelijkheid om via CrewPlanner een factuur aan te maken is via OPENEN IN FACTURATIEPARTNER. U wordt dan rechtstreeks naar de factuur in uw omgeving van uw facturatiepartner gebracht, waar u vervolgens de factuur kunt aanmaken en versturen naar de klant.
Een creditfactuur aanmaken
Om een creditfactuur aan te maken voor een factuur, selecteert u onderaan de pagina CREDITFACTUUR AANMAKEN. U wordt dan rechtstreeks naar de factuur bij uw facturatiepartner geleid, waar u de creditfactuur aanmaakt.
Facturen raadplegen
Zoals eerder vermeld, kunt u uw conceptfactuur voor een project raadplegen via het tabblad FACTURATIE in een project, maar u heeft nog twee bijkomende plaatsen waar u een overzicht van facturen kunt terugvinden; op de facturatie pagina en in de bedrijfsfiche.
Via de FACTURATIE pagina in ADMINISTRATIE heeft u overzicht van alle facturen in CrewPlanner.
U merkt op dat we deze pagina kunnen onderverdelen in 4 delen:
Acties
Facturenoverzicht
Zoekfunctie
Filters
Acties
Op de facturatiepagina kunt u nog een aantal handige acties ondernemen:
Factuur maken: dit biedt u de mogelijkheid om vanuit deze pagina een factuur aan te maken. Selecteert u dit, dan wordt u gevraagd het bedrijf te kiezen waarvoor u de factuur wenst aan te maken. In het dropdown menu worden alle bedrijven weergegeven waarvoor u conceptfacturen kunt aanmaken, alsook het aantal projecten. Hierna wordt u naar het gekende scherm geleid, waar u de nodige projecten toevoegt aan uw factuur en u na het selecteren van FACTUUR MAKEN een concept factuur aanmaakt, zoals eerder besproken.
Klaar om te factureren: met behulp van deze handige functie wordt u naar de AGENDA pagina geleid, waar Klaar om te factureren automatisch aangevinkt werd bij de filter Status. Let wel, de periode die weergegeven wordt, past u aan via de kalender.
Handmatig synchroniseren: zoals reeds eerder vermeld, heeft u hier de mogelijkheid om de status van uw facturen in CrewPlanner handmatig te synchroniseren met deze van uw facturatiepartner. Anders wordt de status van uw facturen 1 maal per 24u automatisch gesynchroniseerd.
Facturenoverzicht
In dit overzicht worden de facturen weergegeven volgens de door u geselecteerde filters.
Welke informatie wordt er weergegeven:
Bedrijf: de naam van de klant waarvoor de factuur opgemaakt werd
Omschrijving: hier wordt de naam van het project of het aantal projecten weergegeven van de factuur, tenzij u deze omschrijving heeft aangepast.
Factuurnummer: nadat een factuur wordt verzonden naar de klant, krijgt deze een factuurnummer.
Factuurdatum: de datum waarop de factuur opgemaakt werd.
Vervaldatum: de vervaldatum van de factuur.
Totaal excl. BTW: het totaalbedrag van de factuur zonder BTW.
Status: de status van de opmaak of de betaling van de factuur.
Conceptfactuur bewerken: via het potlood icoon opent u de conceptfactuur in CrewPlanner en kunt u wijzigingen aanbrengen.
Factuur raadplegen: zodra een concept bij de facturatiepartner werd opgemaakt, kunt u deze raadplegen via het oog icoon.
Pdf downloaden: werd de factuur opgemaakt en verzonden, dan kunt u hiervan een pdf-document openen.
Zoekfunctie
Met behulp van de zoekfunctie kunt u snel een bepaalde facturen opzoeken door bijvoorbeeld het factuurnummer of het bedrijf in te geven en het vergrootglas icoon te selecteren.
Filters
Selecteer het trechter icoon rechts naast de zoekfunctie om de filters te verbergen of zichtbaar te maken.
Op deze pagina heeft u bovendien 4 filtermogelijkheden:
Status: hierdoor kunt u enkel deze facturen weergeven in het overzicht met een bepaalde status.
Periode: met deze filter geeft u enkel deze facturen weer binnen een gekozen periode. U heeft de gebruikelijke mogelijkheden voor deze filter of u selecteert zelf een periode.
Bedrijven: zoals u kunt vermoeden, kunt u hier één of meerdere bedrijven selecteren waarvoor u de facturen wenst weer te geven door deze aan te vinken.
Heeft totaal bedrag verschil (enkel bij koppeling met een facturatie partner): het is mogelijk dat ten gevolge van latere wijzigingen, het totaal van een factuur in Crewplanner niet meer overeenstemt met het gefactureerde bedrag. Met behulp van dit selectieveld, kunt u deze facturen snel opsporen.
In de bedrijfsfiche heeft u nu echter ook het tabblad FACTUREN, waardoor u snel een overzicht heeft van alle facturen voor dat bedrijf.
Hier vindt u in het facturenoverzicht dezelfde informatie als op de algemene facturen pagina en kunt u eveneens conceptfacturen in CrewPlanner wijzigen, facturen raadplegen of een pdf-bestand openen.
Bovenaan de pagina kunt u bovendien opnieuw uw factuur statussen HANDMATIG SYNCHRONISEREN.
Hopelijk hebben wij u met dit artikel verder geholpen!
Indien u nog vragen heeft, neem eerst even een kijkje in onze Crew Academy. Hier vindt u misschien het antwoord in één van onze artikelen.