Table des matières

Introduction

Lier votre compte Exact Online à votre compte CrewPlanner

Configurer le lien Exact Online

Paramètres Exact Online dans la fiche d'entreprise

Connecter vos articles d'Exact Online avec CrewPlanner

Lier les comptes du grand livre avec CrewPlanner

Définir les règles générales de facturation

Configuration les règles de facturation des fonctions d'un shift

Configurer les règles de facturation pour une entreprise

Comment facturer à partir de CrewPlanner

Consulter la facturation

Créer une facture conceptuelle dans CrewPlanner

Créer une facture dans CrewPlanner

Créer une facture de crédit via CrewPlanner

Si vous utilisez Exact Online, vous avez la possibilité de lier CrewPlanner à Exact Online pour facturer les heures travaillées de CrewPlanner à vos clients.

Vous pouvez utiliser notre module de facturation après son activation par votre gestionnaire de compte. Remarque : il y a des frais mensuels supplémentaires impliqués. Comment démarrer?

Une fois que votre responsable de compte a activé le module de facturation, suivez ces étapes pour activer le lien Exact Online et configurer vos règles de facturation.

Via PARAMÈTRES, vous naviguez sur le côté droit vers INTÉGRATION. Vous y trouverez le lien Exact Online.

Lorsque vous avez sélectionné ceci, vous serez redirigé vers la page suivante. Vous verrez sous le logo Exact Online un bouton ACTIVER.

Vous sélectionnez ceci pour activer le lien. Sur cette page, vous n'avez vraiment qu'un seul choix et c'est de sélectionner votre pays. Lorsque vous avez fait cela, cliquez sur le bouton SAUVEGARDER.

Cela vous mènera à la page de connexion d'Exact Online, où vous vous connectez avec vos informations de connexion.

Lorsque vous vous êtes inscrit, CrewPlanner se chargera et vous serez renvoyé à la page de lien. Quelques choses ont maintenant changé ici. Nous vous expliquerons comment maintenant démarrer la configuration.

Une fois le lien actif, vous pouvez définir quelques éléments ici, notamment :

Division : si vous utilisez différents rôles dans Exact Online, vous devrez choisir ici avec lequel de ceux-ci le lien doit être établi.

Format de document standard : Ici, vous pouvez définir une mise en page standard pour les factures. Vous choisissez de vos propres modèles de facture, que CrewPlanner charge à partir d'Exact Online.

Sous ces deux champs, vous verrez un bouton OUI / NON avec la question ci-dessus, CRÉEZ AUTOMATIQUEMENT DES CLIENTS DANS EXACT. Vous avez la possibilité de créer automatiquement des clients lorsqu'un nouveau client est créé dans CrewPlanner.

En plus des paramètres Exact généraux que vous définissez sur le lien, vous pouvez dépasser cette règle standard par client via les paramètres du fichier client.

Une fois que vous avez terminé avec succès les étapes de la première partie, votre lien sera actif.

Vous disposez désormais d'un onglet supplémentaire EXACT à côté des fichiers de vos clients, dans lequel vous pouvez définir un certain nombre de choses pour ce client.

1. Client : Ici, CrewPlanner connectera automatiquement le client avec Exact Online. Cela se fait automatiquement, mais vous pouvez également le faire manuellement en cliquant sur ENREGISTRER dans l'onglet Exact chez le client. Comme nous le voyons dans l'exemple ci-dessus, un numéro apparaîtra après le nom du client. Ce numéro fait référence au numéro de client dans Exact.

2. Format de document standard : Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une présentation différente pour la facture de ce client. La liste que vous voyez ici est chargée à partir d'Exact Online.

3. Si vous le souhaitez, vous pouvez également définir des conditions de paiement pour le client. Les choix présentés ici sont à nouveau chargés depuis Exact Online.

4. Code TVA de vente : La TVA à détenir pour les ventes concerne les factures.

5. Ici, vous pouvez sélectionner une autre langue si elle diffère du standard.

Afin de configurer le reste des règles de facturation aussi précisément que possible, nous commençons par connecter vos articles. Il est important que vous définissiez correctement cette base depuis Exact Online afin d'en tirer le meilleur parti dans CrewPlanner.

Via la page FACTURATION, que vous trouverez sous PARAMÈTRES, sélectionnez le dernier onglet ARTICLES.

Les articles que vous souhaitez utiliser d'Exact peuvent être divisés en 3 types en ajoutant un morceau de texte au code dans Exact Online. Ces 3 types sont Heures de travail, Les transports et Divers.

Chaque type a ses propres noms que vous pouvez ajouter au code. Vous placez ensuite le texte rose devant le nom de code dans Exact Online suivi d'un “-” puis de votre désignation.

Voici quelques exemples :

WH-employé

TR-voiture

MISC-location talkie-walkie

Si vous ne vous sentez pas complètement à l'aise lors de la mise des articles Exact Online, nous vous recommandons d’impliquer votre comptable dans ce processus afin de pouvoir effectuer correctement les étapes suivantes dans Exact Online.

CrewTip! Vous pouvez également utiliser notre service supplémentaire payant où notre expert Exact peut le configurer complètement pour vous en consultation avec votre comptable.

Dans Exact Online, lors de la création / ajustement de vos articles vous avez des champs généraux obligatoires : Code et Description que vous devez remplir. Le reste est facultatif et dépend de la façon dont vous aimez garder l'aperçu dans votre comptabilité. Étant donné que les articles concernent des heures et / ou des kilomètres à facturer, les champs Divisible et Ventes chez caractéristiques s'appliquent également.

Le prix de vente est toujours saisi par CrewPlanner à partir des paramètres des fonctions d’un shift. Uniquement pour les frais de déplacement, vous saisissez un prix dans l'article Exact Online. Ce que nous recommandons vivement, c'est d'entrer un code TVA et de configurer le compte du grand livre.

Veuillez noter : la description de l'article est visible par le client sur la facture.

Vous avez la possibilité de rendre cela aussi vaste que vous le souhaitez. Tout dépend de la manière dont vous souhaitez voir ces informations reflétées dans votre comptabilité analytique.

Une fois que vous avez tout configuré, il est bien sûr important que ces informations soient synchronisées avec CrewPlanner. Cela se produit en standard une fois toutes les 24 heures. Mais vous pouvez aussi SYNCHRONISER MANUELLEMENT et vous trouverez cela en haut de la page ARTICLES.

Dès que vous avez activé le lien avec Exact, vous avez également la possibilité de lier les comptes du grand livre à vos heures de travail et frais de déplacement par département. Pour configurer cela, parcourez les PARAMÈTRES jusqu'à FACTURATION; Vous y trouverez le troisième onglet COMPTES DE GRAND LIVRE.

Si vous le souhaitez, vous pouvez définir les G/L comptes par service pour les heures de travail ou les frais de déplacement pour votre comptabilité analytique. Cela vous donne un aperçu du chiffre d'affaires par département. Si vous avez lié un G/L compte à un service spécifique, les heures facturées se trouvent dans les G/L comptes définis dans Exact Online.

Maintenant que vos articles et G/L comptes sont liés à CrewPlanner, nous pouvons configurer vos règles de facturation générales.

Dans l'onglet GÉNÉRAL, vous définissez les règles de facturation pour les heures de travail, les frais de voyage, les règles calculables. Cela deviendra le standard de votre compte.

CrewTip! Si vous déplacez votre curseur sur le point d'interrogation, un pop-up apparaîtra dans lequel vous trouverez des informations sur le fonctionnement de ce champ.

Vous pouvez définir les champs suivants comme des règles de facturation.

1. Si vous êtes en Belgique, vous rencontrerez d'abord toutes sortes d'onglets indiquant les Comités Paritaires. Seuls les Comités Paritaires, dont vous avez besoin selon votre planification, apparaissent ici. Dans l'onglet STANDARD, vous remplissez vos règles de facturation de base. Si les règles d'un Comité Paritaire particulier diffèrent des règles de base, vous pouvez les définir dans son propre onglet. Celles-ci remplaceront alors les règles STANDARD.

2. Heures supplémentaires : Le nombre total d'heures travaillées dans une journée. Avec le seuil minimum d'heures, vous déterminez après combien d'heures travaillées en une journée les heures supplémentaires doivent être facturées. Vous pouvez définir cela en fonction du multiplicateur et de la valeur.

Exemple :

Supposons que le taux horaire soit de 10 € / heure et que 12 heures soient travaillées par jour et que nous appliquons un seuil minimum de 10 heures à un pourcentage fixe de 50%. Ensuite, la facture indiquera ce qui suit :

12 x 10 € = 120

€ 2x 5 € (50%) = 10 €

Total = 130 €

3. Semaine supplémentaire : le nombre total d'heures travaillées calculé sur une semaine (lun-dim). Avec le seuil minimum d'heures, vous déterminez après combien d'heures travaillées en une semaine les heures supplémentaires doivent être facturées. Vous pouvez définir cela en fonction du multiplicateur et de la valeur.

Exemple :

Supposons que le taux horaire soit de 10 € / heure et que 50 heures par semaine soient travaillées et que nous appliquons un seuil minimum de 40 heures à un pourcentage fixe de 50%. Ensuite, la facture indiquera ce qui suit :

40 x 10 € = 400 €

10 x 5 € (50%) = 50 €

Total = 450 €

4. Prime du samedi facturée : le nombre total d'heures travaillées un samedi. Contrairement au seuil minimum d'heures, cette logique fonctionne en sens inverse. Vous déterminez ici le plafond sur combien d'heures travaillées la prime du samedi doit être facturée avec le seuil maximum d'heures.

Exemple :

Supposons que le taux horaire soit de 10 € / heure et que 10 heures soient effectuées un samedi et que nous appliquons un seuil maximum de 5 heures à un pourcentage fixe de 100%. Ensuite, la facture indiquera ce qui suit :

10 x 10 € = 100 €

5 x 10 € (100%) = 50 €

Total = 150 €

5. Prime du dimanche facturée : le nombre total d'heures travaillées un dimanche. Contrairement au seuil minimum d'heures, cette logique fonctionne aussi en sens inverse. Ici, vous utilisez le seuil maximum d'heures pour déterminer le plafond sur combien d'heures travaillées la prime du dimanche doit être facturée.

Exemple :

Supposons que le taux horaire soit de 10 € / heure et que 10 heures soient effectuées un dimanche et que nous utilisons un seuil maximum de 5 heures à un pourcentage fixe de 150%. Ensuite, la facture indiquera ce qui suit :

10 x 10 € = 100 €

5 x 15 € (150%) = 75 €

Total = 175 € Prime

6. Prime de vacances facturée : le nombre total d'heures travaillées un jour férié. Contrairement au seuil minimum d'heures, cette logique fonctionne en sens inverse. Avec le seuil maximum d'heures, vous déterminez le plafond sur le nombre d'heures travaillées en prime de vacances qui doivent être facturées.

Exemple :

Supposons que le taux horaire soit de 10 € / heure et que 10 heures soient travaillées un jour férié et que nous appliquons un seuil maximum de 5 heures à un pourcentage fixe de 50%. Ensuite, la facture indiquera ce qui suit :

10 x 10 € = 100 €

5 x 5 € (50%) = 25 €

Total = 125 €

7. Heures de nuit facturée : ici, vous déterminez d'abord entre quelles heures la prime de nuit doit être appliquée. Chaque heure qui en découle sera alors facturée comme prime de nuit.

Exemple :

Supposons que le taux horaire soit de 10 € / heure et que 10 heures soient effectuées de 17 h 00 à 3 h 00 et que nous utilisions 22 h 00 à 6 h 00 comme prime de nuit à un pourcentage fixe de 50%. Ensuite, la facture indiquera ce qui suit :

10 x 10 € = 100 €

5 x 5 € (50%) = 25 €

Total = 125 €

Exemple de facture dans CrewPlanner avec heures supplémentaires de jour

Il existe 4 options standard avec lesquelles vous pouvez facturer les frais kilométriques. Nous allons les parcourir ensemble. Les frais de déplacement sont calculés de l'adresse de l'employé à l'adresse du projet, sauf si vous avez défini une adresse au niveau du département. Ensuite, CrewPlanner utilisera l'adresse du département à l'adresse du projet pour le calcul des frais de déplacement.

1. Par kilomètre : ici, vous pouvez définir un coût kilométrique minimum pour l'un de vos articles connectés de transport. Ici, la règle s'applique que si un montant minimum est défini, celui-ci est maintenu si le coût kilométrique est inférieur à ce montant.

1. Ici, vous pouvez saisir un montant minimum qui doit toujours être respecté. Dans cet exemple, 5 € seront toujours facturés, sauf si le nombre de KM parcourus est supérieur à 5 €.

2. Sélectionnez ici les articles de votre logiciel de comptabilité.

3. Vous saisissez ici la valeur à laquelle la règle basée sur la distance doit être appliquée.

2. Par personne : vous sélectionnez ici l’article que doit être facturé par travailleur sur la facture.

1. Vous sélectionnez ici les articles de votre programme de comptabilité

2. Vous saisissez ici la valeur à laquelle la ligne basée sur les personnes doit être calculée.

3. Par voiture : ici vous sélectionnez l'article à facturer par voiture sur la facture. On suppose que 5 employés par voiture. Ils doivent tous commencer en même temps.

1. Vous sélectionnez ici la rubrique de votre programme de comptabilité

2. Vous saisissez ici la valeur à laquelle la ligne par voiture doit être calculée.

4. Par employé basé sur la distance : Si vous utilisez des frais kilométriques basés sur la distance minimale parcourue. Vous pouvez l'utiliser, par exemple, si vous facturez un montant standard par tranches (10, 20, 30 km) de distance.

1. Saisissez la distance minimale que l'employé doit parcourir.

2. Vous sélectionnez ici la rubrique de votre programme de comptabilité

3. Saisissez ici la valeur à laquelle la ligne doit être calculée en fonction de la distance parcourue par tranches.

Une règle de facturation, qui par défaut peut être facturée par shift. Le multiplicateur, ce sont des options déterminées par CrewPlanner que vous pouvez appliquer à une règle calculable.

Pour déterminer le prix de cette ligne, entrez un montant ou utilisez notre calcul de facteur dans lequel un coefficient est ajouté au prix d’achat.

Voici les étapes à suivre pour vos paramètres par défaut. Dans les chapitres suivants, nous verrons comment ces règles de base sont remplacées par les fonctions d’un shift et les paramètres de la fiche d'entreprise.

Naviguez via les paramètres vers les fonctions d’un shift et ici, vous sélectionnez une fonction d’un shift pour la modifier. Après l'activation du module de facturation, vous trouverez maintenant l’onglet supplémentaire FACTURATION. Ici, vous pouvez définir les règles de facturation pour les fonctions d’un shift.

Comme pour les règles générales de facturation, vous avez également la possibilité ici de définir les règles. Seulement maintenant, vous voyez une option supplémentaire, STANDARD :

Les paramètres de facturation des fonctions d’un shift déterminent en grande partie la règle de facturation utilisée.

STANDARD : Si cette option est sélectionnée, tous les paramètres par défaut de la facturation sont conservés, c'est-à-dire ceux que vous avez définis au niveau général. À moins que des paramètres de facturation aient été définis pour une entreprise, ceux-ci seront conservés.

NON : Si vous avez sélectionné non pour l'une des règles, aucune règle de facturation ne sera utilisée ici. Pas même ceux des réglages standard.

OUI : Si vous sélectionnez oui, vous devrez définir la déviation de la règle. Ensuite, les paramètres de facturation standard et d'entreprise sont dépassés par les paramètres de facturation des fonctions d’un shift.

Tout comme avec les fonctions d’un shift, vous avez également ici un onglet supplémentaire FACTURATION à partir de l'activation du module Facturation.

Dans cet onglet, vous définissez les règles de facturation déviante pour une entreprise, qui remplacent les règles des fonctions d’un shift et la facturation générale de votre environnement.

Vous commencez par définir le calcul du prix de la manière dont les heures travaillées doivent être facturées. Cette opération s'effectue dans le champ de CALCUL DU PRIX :

Vous avez deux options pour calculer le prix pour la facturation :

Ensuite, vous pouvez définir les règles de facturation déviante pour une entreprise.

STANDARD : si cette option est sélectionnée, tous les paramètres de facturation standard sont conservés. À moins que ceux-ci ne soient dépassés par une règle des fonctions d’un shift.

NON : Si vous avez sélectionné non pour l'une des règles, aucune règle de facturation ne sera utilisée ici. Pas même ceux des paramètres standard et des fonctions d’un shift.

OUI : Si vous sélectionnez oui, vous devrez définir la déviation de règle. Après cela, la ligne de facturation standard,comité paritaire et fonctions d’un shift est dépassée par la ligne de facturation sur la fiche d'entreprise.

Pour créer une facture dans CrewPlanner, vous devez d'abord avoir terminé l'encodages des heurs.

Dès que vous aurez traité ces prestations, CrewPlanner créera automatiquement un concept pour votre projet dans l'onglet FACTURATION.

CrewTip! ce conseil est évident, mais plus les règles et les dépassements sont définis avec soin, plus vous gagnerez de temps lors de la création de vos factures.

Avant de créer un projet de facture dans CrewPlanner, vous pouvez à ce stade ajuster des paragraphes ou ajouter divers coûts. Il est donc important que vous sachiez bien comment consulter cette page.

Dans les champs 1, 2 et 3, vous trouverez les heures de travail, les frais de transport et frais divers. Ce sont les champs ou vous pouvez subdiviser les articles, comme vu précédemment.

1. Heures de travail : ici vous pouvez voir les prestations des employés. Comme vous le verrez, ce sont des champs qui ne peuvent plus être modifiés. Si cela s'avère néanmoins nécessaire, vous devez le modifier via l'onglet précédent dans ENCODAGE DES HEURES.

2. Frais de transport : le nombre d'employés et la distance totale en kilomètres aller et retour. La distance elle-même est calculée de porte à porte, de l'adresse de l'employé à l'adresse du projet. Ou, si vous avez défini une adresse au niveau du département, elle remplacera les adresses des employés.

3. Frais divers : sélectionnez ici l'article qui doit encore apparaître sur la facture en tant que frais divers.

4. Référence de facturation / bon de commande : le cas échéant, vous pouvez ajouter ici une référence unique qui sera indiquée sur la facture.

5. Description : cela est déterminé par ce que vous avez entré dans le champ de description de l'article dans Exact Online.

6. Quantité : désigne le nombre d'heures de travail à facturer.

7. Prix : il est déterminé par votre taux horaire par fonction de shift.

8. Remise : le cas échéant, vous pouvez offrir une remise par ligne.

9. Sous-total : montant total à facturer pour ce paragraphe de facture.

10. Compte du grand livre : vous trouverez ici le compte du grand livre associé à la fonction de shift. Comme nous l'avons expliqué précédemment, vous pouvez définir cela en fonction des départements, ou modifier par ligne si nécessaire.

11. Régénérer : Vous avez ici la possibilité de générer à nouveau les lignes de facturation. Veuillez noter que si vous générez à nouveau une ligne de facturation, toutes les lignes de facturation modifiées ou ajoutées seront supprimées. Par conséquent, un pop-up apparaîtra d'abord pour vous demander si vous souhaitez continuer.

12. Facturé manuellement : si vous n'avez pas créé une facture via CrewPlanner et l'avez envoyée via Exact Online, vous pouvez toujours la marquer comme facturée ici. Cela empêche la création de factures en double.

Après avoir sélectionné FACTURÉ MANUELLEMENT, une fenêtre pop-up apparaîtra pour vous demander de confirmer ce choix, votre facture sera alors marquée comme étant facturée manuellement.

Mais vous avez toujours la possibilité de générer à nouveau la facture, ce qui peut être utile si vous avez ajusté certaines règles de facturation.

13. Sauvegarder : De cette façon, vous pouvez facilement sauvegarder vos modifications. Au moyen des icônes que vous voyez apparaître à côté des projets dans AGENDA, vous pouvez voir pour quels projets une facture conceptuelle peut être créée dans CrewPlanner.

Dans notre exemple ci-dessus, un projet de facture peut être créé dans CrewPlanner pour chacun de ces projets.

14. Vers facture : vous amène à la page de facture, où vous pouvez ensuite créer le projet de facture.

Comme nous venons de le mentionner, sélectionnez VERS FACTURE pour créer le concept. Si pour ce client il y a plusieurs projets prêts à être facturés, vous verrez ici AJOUTER À LA FACTURE et il vous sera d'abord demandé quels projets doivent figurer sur la facture.

Dans cet exemple, il y a un certain nombre de projets terminés pour le client; nous n'avons sélectionné que les 7 et 8 décembre comme vous pouvez le voir.

Lorsque votre sélection est terminée, créez votre facture conceptuelle dans CrewPlanner en cliquant sur CRÉER UNE FACTURE.

Nous pouvons encore faire des modifications avant d'envoyer le projet de facture à Exact. Vous pouvez consulter cette page comme suit :

7. Résumé du projet et montant total par projet

8. Résumé du projet et montant total par projet

9. Montant total de tous les projets et de la facture

10. Supprimer la facture : supprimez le projet de facture dans CrewPlanner

11. Télécharger spécification : Un nouvel onglet s'ouvre dans votre navigateur avec un pdf de la spécification de la facture, que vous pouvez télécharger ou imprimer. Cela vous donne un aperçu des employés qui ont travaillé les heures qui sont facturées.

12. Sauvegarder : si vous avez apporté des modifications, il faut les sauvegarder toujours avec ce bouton avant de passer à une autre page.

13. Envoyer à Exact Online : envoie votre projet de facture à Exact Online avec ce bouton.

14. En bas, vous verrez un horodatage indiquant qui a créé le projet de facture et quand.

Lorsque vous êtes satisfait de votre projet de facture dans CrewPlanner, sélectionnez ENVOYER À EXACT ONLINE en bas. Une barre verte apparaîtra en haut de la page vous informant que la facture a été envoyée correctement. De plus, des champs supplémentaires, dont certains sont vides et ne sont remplis qu'après la création de la facture. Et le statut en haut a été changé en Concept in Exact online.

Aussi en bas de page il y a quelques changements, 3 nouveaux boutons vous donnent accès à quelques nouvelles actions : ENVOYER AU CLIENT, OUVRIR DANS: INTÉGRATION et enfin CRÉER UNE FACTURE DE CRÉDIT. Nous reviendrons sur ce sujet dans un instant.

Avec deux des 3 nouveaux fonctions, que vous venez de découvrir, vous pouvez créer une facture depuis CrewPlanner dans Exact Online.

Vous faites cela directement à partir de CrewPlanner en sélectionnant ENVOYER AU CLIENT. La facture sera alors créée en Exact et immédiatement envoyée à l'adresse e-mail du client qui est définie sur la fiche d'entreprise.

Après avoir envoyé la facture au client, vous verrez à nouveau une barre verte en haut qui vous informe que la facture a été correctement envoyée au client. Les champs supplémentaires sont déjà complétés. Et le statut sur la droite est devenu le statut de paiement de cette facture, étant Ouvert.

CrewTip! l'état du paiement est lu à partir de votre environnement Exact Online. Vous pouvez les synchroniser manuellement sur la page de facturation générale.

Votre deuxième option pour créer une facture via CrewPlanner est via OUVRIR DANS: INTÉGRATION . Vous serez alors dirigé directement vers la facture dans votre environnement Exact Online, où vous pourrez ensuite créer la facture et l'envoyer au client.

Pour créer une facture de crédit pour une facture, sélectionnez CRÉER UNE FACTURE DE CRÉDIT en bas de page. Vous serez ensuite guidé directement vers la facture dans Exact Online, où vous créez la facture de crédit.

Nous espérons vous avoir aidé avec cet article !

Si vous avez encore des questions, jetez d'abord un coup d'œil à notre CrewAcademy. Vous trouverez peut-être la réponse dans l'un de nos articles.