Table de matières
Introduction
Pour créer des DOCUMENTS JURIDIQUES, les modifier ou les supprimer, accédez à PARAMÈTRES. Vous pouvez facilement configurer tous les documents juridiques que vous souhaitez partager numériquement avec les employés ou les managers d’entreprise.
Créer un document juridique
Pour créer un document juridique, sélectionnez CRÉER UN DOCUMENT JURIDIQUE en haut de la page :
Vous serez alors dirigé vers cette page :
Vous devez remplir les champs suivants pour configurer le document juridique pour vos alentours.
1. Nom : le nom que vous souhaitez donner à votre document.
2. Source : Vous avez 2 options :
soit vous choisissez de télécharger un fichier depuis votre ordinateur
soit vous choisissez un modèle que vous avez déjà créé dans CrewPlanner.
La différence entre un fichier et un modèle est qu'un modèle contient des bits de code qui sont lus par le système et ensuite remplacés par les données correspondantes de CrewPlanner.
De cette façon, vous pouvez ajouter automatiquement les données de vos employés aux documents juridiques. Les modèles sont créés dans MODÈLES, également dans PARAMÈTRES et comment est expliqué dans cet article.
3. Sélectionner un fichier : ce bouton vous permet de télécharger un fichier depuis votre ordinateur.
Toutefois, si vous sélectionnez le modèle comme source, vous pourrez choisir le modèle de document juridique à utiliser ici.
4. Rôle : à qui le document est destiné. Vous avez 2 options : pour vos employés ou pour les managers d'entreprise.
Les managers d'entreprise sont des clients qui ont reçu un compte de votre part pour suivre leurs projets numériquement via CrewPlanner.
Pour en savoir plus sur le compte d'un manager d'entreprise, cliquez ici.
5. Type de contrat : vous choisissez les types de contrat auxquels le document juridique est destiné en les cochant et en sélectionnant OK.
6. Départements : seuls les employés des départements sélectionnés recevront ce document :
CrewTip! Si vous voulez que tous les départements et aussi les nouveaux départements reçoivent ce document, ne faites pas de sélection ici et laissez tout décoché. Si vous cochez Tout sélectionner, ces documents seront uniquement présentés à tous les départements existants.
7. Langues : les langues que vous sélectionnez ici sont les langues définies sur le profil de l'employé. Si vous souhaitez envoyer un document néerlandais uniquement à vos employés qui parlent le néerlandais, sélectionnez uniquement Nederlands. Si vous souhaitez envoyer un document général à tout le monde, quelle que soit la langue, sélectionnez toutes les langues, puis OK.
8. Sauvegarder : Une fois que vous avez sauvegardé votre document juridique, il est immédiatement transmis aux employés ou aux managers d'entreprise. Si le document est destiné aux employés, les filtres que vous avez mis en place sont pris en compte.
Un document juridique côté employé
Les paramètres de votre document juridique détermineront quels employés le reçoivent et doivent l'approuver.
CrewTip! Si un employé n'a pas encore signé un document juridique envoyé, il peut encore être planifié.
Pendant le processus d'enregistrement ou après avoir ouvert l'application la fois suivante, ces employés recevront un pop-up leur demandant de l'approuver via l'application :
L'employé est obligé d'approuver ce document et ne pourra pas continuer dans l'application tant que cela n'aura pas été fait.
CrewTip! Lorsque l'employé donne son approbation de cette manière, elle est juridiquement contraignante. Par conséquent, cela est également mentionné explicitement.
Une fois que l'employé a approuvé le document juridique, vous pouvez le trouver dans la fiche d'employé et le télécharger si nécessaire.
CrewTip! Si vous souhaitez d'offrir à nouveau un document légal à un seul employé, supprimez simplement le document en question du profil de l'employé. Ce document sera automatiquement ré-offert à l'employé en question pour signature.
Mais vous pouvez aussi le toujours trouver dans DOCUMENTS dans la barre de menu :
CrewTip! Utilisez le filtre Type sur le côté droit de la page des documents pour trouver plus rapidement tous les documents juridiques.
Un document juridique côté manager d’entreprise
Si vous créez un document juridique pour les managers de l'entreprise, tous les managers de l'entreprise devront le lire et l'approuver avant de pouvoir continuer avec leur compte.
Ci-dessus, à titre d'exemple, vous avez le document "Terms and conditions" où il est indiqué qu'il s'agit d'un document adressé aux managers d'entreprise. Ils recevront le pop-up suivant :
Le manager d'entreprise est obligé d'approuver ce document avant de continuer avec son compte CrewPlanner. Cela s'applique non seulement aux nouveaux managers d'entreprise, mais également aux managers existants.
CrewTip! L'approbation de cette manière est juridiquement contraignante. C'est pourquoi cela est également explicitement indiqué.
Vous trouverez également ce document approuvé sous DOCUMENTS :
Télécharger un document juridique
Si vous souhaitez télécharger le document, sélectionnez l'icône PDF :
Une fenêtre séparée s'ouvrira et une copie du document sera téléchargée.
Lors du téléchargement d'un document juridique, vous recevrez une version d'exemple. Il ne contient pas d'informations sur les employés, les employeurs ou les clients.
CrewTip! Si vous souhaitez obtenir une copie d'un document juridique envoyé à un employé, vous pouvez le télécharger à partir du profil de l'employé ou de la page des documents.
Modifier un document juridique
Vous pouvez modifier un document juridique en sélectionnant l'icône crayon sur la droite :
Ensuite, vous pouvez modifier le document ou changer la personne à qui il sera envoyé, comme si vous créiez un document.
Si vous apportez des modifications à un document juridique et que vous sélectionnez SAUVEGARDER, ce document ne sera pas renvoyé aux employés ou aux responsables de l'entreprise qui l'ont déjà approuvé. CrewPlanner n'enverra ce document juridique modifié qu'aux employés ou aux chefs d'entreprise ajoutés ultérieurement.
CrewTip! Si vous souhaitez qu'un document juridique dans lequel vous avez apporté des modifications soit à nouveau envoyé à tous les employés ou aux responsables de l'entreprise, il est recommandé de créer un nouveau document.
Supprimer un document juridique
Si vous souhaitez supprimer un document juridique, sélectionnez l'icône de la poubelle et confirmez :
Si vous supprimez un document juridique, les documents déjà approuvés resteront visibles dans la fiche de l'employé ainsi que dans DOCUMENTS dans la barre de menu, mais ce document ne sera plus proposé à l'approbation des employés ou des chefs d'entreprise.
Nous espérons vous avoir aidé avec cet article !
Si vous avez encore des questions, jetez d'abord un coup d'œil à notre Crew Academy. Vous trouverez peut-être la réponse dans l'un de nos articles.