Table des matières
Introduction
Cette fonctionnalité vous permet de collecter les documents de vérification dont vous avez besoin auprès de vos employés. Vous décidez des types dont vous avez besoin pour employer vos salariés ou pour effectuer des contrôles d'identité, afin de vérifier correctement l'employé.
Où trouver les paramètres de vérification des documents
Lorsque vous consultez la page des PARAMÈTRES, vous trouverez VÉRIFICATION DES DOCUMENTS sur le côté droit de la barre de menu.
Lorsque vous le sélectionnez, vous accédez à la page où vous pouvez consulter les documents définis pour vérification et/ou en créer de nouveaux.
Quel est le paramètre par défaut
Les paramètres par défaut utilisés dans CrewPlanner sont la preuve pour vérification et la carte bancaire.
Vous avez la possibilité de les modifier en sélectionnant l'icône du crayon. Vous pouvez aussi les supprimer en sélectionnant l'icône de la poubelle.
Comment configurer une vérification de documents
Pour créer un nouveau document à vérifier, sélectionnez CRÉER VÉRIFICATION DES DOCUMENTS en haut de la page.
Vous serez alors guidé vers la page suivante :
Vous trouverez 6 champs pour configurer vos documents pour la vérification.
1. Type : ce que vous souhaitez collecter
Preuve pour vérification
Carte bancaire
Permis de travail
2. Sous-types autorisés : ici, vous pouvez sélectionner les documents que vous souhaitez voir pour ce type. Par exemple, si vous demandez au salarié de fournir une preuve pour vérification, vous pouvez sélectionner passeport et carte d'identité comme sous-types. De cette façon, l'employé peut partager l'un de ces deux avec vous.
3. Types de contrat : vous pouvez sélectionner ici les types de contrat pour lesquels cela doit être demandé lors du processus d'enregistrement.
4. Accepter uniquement avant la date d'expiration : lorsque cette option est sélectionnée, l'employé ne peut partager des documents avec vous que si la date d'expiration est encore valable.
5. Bloquer l'horaire lorsqu'il a expiré : lorsque cette option est sélectionnée et qu'un document d'un employé particulier a atteint sa date d'expiration, la planification pour cet employé est bloquée.
6. Ajouter : une fois que vous êtes satisfait de vos paramètres, sélectionnez AJOUTER.
Quel type de documents pouvez-vous établir pour la vérification
Les documents sont divisés en 3 types
Preuve pour vérification : cela vous permet de demander du permis de conduire, de la carte d'identité ou du passeport de l'employé.
Carte bancaire : cela vous permet de collecter une copie de la carte bancaire de l'employé.
Permis de travail : cela vous permet de demander une copie du visa de l'employé ou de la preuve d'inscription de l'étudiant.
Si vous avez besoin de plusieurs documents d'un même type, par exemple une carte d'identité et un permis de conduire, créez deux lignes de documents à vérifier afin de pouvoir collecter les deux types de preuve pour vérification.
Si l'employé est autorisé à choisir le document à fournir pour la vérification d'un type particulier, vous pouvez sélectionner plusieurs options.
Quand l’employé est-il invité à le faire
Cette question est posée aux nouveaux employés lors de la procédure d'enregistrement.
Si vous définissez un nouveau type de document, celui-ci ne sera pas demandé aux employés déjà vérifiés.
Cependant, vous avez la possibilité d'annuler la vérification d'un employé qui a déjà été vérifié. Pour ce faire, il faut modifier le profil de l'employé et désélectionner le champ APPROUVER L'IDENTITÉ, puis cliquer sur SAUVEGARDER.
Où trouver les documents téléchargés pour la vérification
Dans DOCUMENTS dans la barre de menu, vous pouvez trouver les documents pour la vérification de tous vos employés.
CrewTip! Utilisez les filtres sur le côté droit pour trouver rapidement tous les documents que vous avez chargés pour vérification.
En plus de la page des documents généraux, vous pouvez également les chercher sur une base individuelle en consultant l'onglet DOCUMENTS de la fiche de l'employé.
Lors de la modification du profil de l'employé, vous trouverez également l'onglet VÉRIFICATION. Vous y trouverez également les documents partagés.
CrewTip! Pour chacun des documents définis, vous trouverez un champ VÉRIFIÉ. Vous pouvez cocher cette champ pour indiquer que les documents ont été vérifiés, puis sélectionnez SAUVEGARDER.
Comment l'employé vit-il cela
Une fois que l'employé a terminé la Processus d'inscription, il lui sera demandé de joindre les documents demandés pour vérification.
Une fois que l'employé a sélectionné un type, il pourra télécharger directement une photo ou un document.
Que se passe-t-il si les documents de vérification ont expiré
Si vous avez défini cette option pour le type de document, comme nous l'avons expliqué précédemment, l'employé ne pourra pas être planifié.
L'employé sera invité dans l'application à ajouter un document d'identité valide. S'il le souhaite, l'employé peut sauter cette étape pour continuer dans l'application, ceci jusqu'à la date d'échéance du document. Après cette date, l'employé ne pourra plus continuer à utiliser l'application tant qu'il n'aura pas ajouté de nouveaux documents.
Comment assurer le suivi de la vérification des documents de vos employés
Sur la page des employés, vous disposez de deux filtres qui vous permettent de faire le suivi de la vérification des documents de vos employés, à savoir L’identification expire et Statut.
L'identification expire
Grâce à ce filtre, vous pouvez faire un suivi actif des documents d'identification de vos employés actuels pour lesquels ces documents sont sur le point d'expirer. Vous disposez des options suivantes dans ce filtre : Non expiré, Expiré, Expire dans 15 jours et Expire dans 45 jours.
Cela vous donne un aperçu rapide et, si nécessaire, vous pouvez contacter les personnes concernées et leur rappeler de télécharger de nouveaux documents.
Statut
Le statut de vos employés vous permet de savoir rapidement quels employés n'ont pas encore téléchargé de documents ou pour lesquels vous devez encore prendre des mesures, comme l'approbation des identités ou la vérification des documents. Dans le filtre Statut, vous avez les options Nécessite l’approbation de l'identité requise, Documents requis, Documents non cochés et Vérifié à cette fin.
Vous trouverez également ces statuts sur les cartes de visite de vos employés. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans cet article.
Comment modifier une vérification des documents
Si vous souhaitez modifier une vérification des documents, sélectionnez l'icône crayon à côté de cette vérification dans l'aperçu.
Vous serez alors redirigé vers la page de données de cette vérification, où vous pourrez apporter les modifications nécessaires.
Sélectionnez toujours SAUVEGARDER pour appliquer ces modifications.
CrewTip! veuillez noter que si vous modifiez une vérification des documents, les employés qui sont déjà enregistrés ne seront pas redemandés. Si vous souhaitez que la vérification des documents soit demandée aux employés déjà enregistrés mais non vérifiés (approuver l'identité), vous devez créer une nouvelle vérification des documents, comme indiqué précédemment ici. Si vous le souhaitez, vous pouvez renverser les vérifications des employés à cette fin.
Comment supprimer une vérification des documents
Vous pouvez supprimer une vérification de document en sélectionnant l'icône poubelle située à côté de cette vérification dans l'aperçu.
Une fois que vous avez sélectionné cette icône, la fenêtre contextuelle ci-dessous s'ouvre.
La vérification des documents sera supprimée après votre confirmation.
CrewTip! Les documents déjà téléchargés pour cette vérification des documents peuvent toujours être consultés dans l'onglet DOCUMENTS du profil de l'employé.
Nous espérons vous avoir aidé avec cet article !
Si vous avez encore des questions, jetez d'abord un coup d'œil à notre Crew Academy. Vous trouverez peut-être la réponse dans l'un de nos articles.