Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente überprüfen, die Sie von Ihren Mitarbeitern anfordern möchten. Sie entscheiden, welche Arten Sie benötigen, um Ihre Mitarbeiter einzustellen oder um Identitätsprüfungen durchzuführen, damit der Mitarbeiter korrekt verifiziert werden kann.
Wo finden Sie die Einstellungen für die Dokumentenprüfung
Wenn Sie EINSTELLUNGEN aufrufen, finden Sie DOKUMENTENPRÜFUNG auf der rechten Seite in der Menüleiste.
Wenn Sie diese Option wählen, gelangen Sie auf die Seite, auf der Sie die festgelegten Prüfungsanforderungen einsehen und/oder neue Anforderungen erstellen können.
Was ist die Standardeinstellung
Die Dokumente, die in CrewPlanner standardmäßig zur Verifizierung angefordert werden, sind der Nachweis zur Verifizierung und die Debitkarte.
Sie haben die Möglichkeit, diese mit dem Bleistiftsymbol anzupassen oder mit dem Papierkorbsymbol zu entfernen.
Wie können Sie die Dokumentenprüfung einrichten
Um eine neue Prüfung einzurichten, wählen Sie oben die Option DOKUMENTENPRÜFUNG ERSTELLEN.
Danach werden Sie auf die folgende Seite weitergeleitet:
Sie finden 6 Eingabefelder, um Ihre Dokumentenprüfung einzurichten.
Art: was möchten Sie sammeln
Nachweis zur Verifizierung
Debitkarte
Arbeitserlaubnis
Zulässige Untertypen: Hier können Sie auswählen, welche Dokumente Sie für den Art sehen möchten. Wenn Sie den Mitarbeiter beispielsweise auffordern, einen Nachweis zur Verifizierung vorzulegen, können Sie Reisepass und Ausweis auswählen. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter eines dieser beiden mit Ihnen teilen.
Vertragstypen: Hier können Sie auswählen, von welchen Vertragstypen die Dokumente während des Registrierungsprozesses angefordert werden sollen.
Nur vor Ablauf des Verfallsdatums akzeptieren: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, kann der Mitarbeiter Dokumente nur dann mit Ihnen teilen, wenn das Dokument noch gültig ist.
Zeitplan sperren, wenn er abgelaufen ist: Auch diese Funktion können Sie aktivieren. Wenn das Dokument abläuft, wird die Planung dieses Mitarbeiters gesperrt.
Hinzufügen: Wenn Sie mit Ihren Einstellungen zufrieden sind, wählen Sie HINZUFÜGEN.
Welche Art von Dokumentenprüfung können Sie einrichten
Die Dokumente sind in 3 Arten unterteilt
Nachweis zur Verifizierung: ermöglicht es Ihnen, eine Kopie des Führerscheins, Ausweises oder Reisepasses des Mitarbeiters anzufordern.
Debitkarte: ermöglicht es Ihnen, eine Kopie der Debitkarte des Mitarbeiters anzufordern.
Arbeitserlaubnis: ermöglicht es Ihnen, eine Kopie des Fiktionsbescheinigung oder der Immatrikulationsbescheinigung für Studenten des Mitarbeiters anzufordern.
Wenn Sie mehrere Dokumente einer Art benötigen, z. B. sowohl einen Ausweis als auch einen Führerschein, erstellen Sie zwei Zeilen mit Nachweisen zur Verifizierung.
Wenn der Mitarbeiter wählen darf, welches Dokument er zur Prüfung einer bestimmten Art vorlegen möchte, können Sie mehrere Optionen auswählen.
Wann wird der Mitarbeiter danach gefragt
Dies geschieht während des Registrierungsprozesses eines neuen Mitarbeiters, wenn Sie einen neuen Dokumenttyp eingerichtet haben.
Die Dokumentenprüfung wird nicht von bereits verifizierten Mitarbeitern verlangt.
Sie haben die Möglichkeit, die Prüfung eines Mitarbeiters, der bereits geprüft wurde, rückgängig zu machen. Sie können dies tun, indem Sie das Profil des Mitarbeiters bearbeiten, das Feld IDENTITÄT GENEHMIGEN deaktivieren und dann auf SPEICHERN drücken.
Wo finden Sie die hochgeladenen Dokumente
Unter UNTERLAGEN in der Menüleiste finden Sie die Prüfdokumente aller Ihrer Mitarbeiter.
CrewTip! Verwenden Sie die Filter auf der rechten Seite, um schnell alle hochgeladenen verifizierten Dokumente zu finden.
Neben der Seite mit den allgemeinen Unterlagen können Sie auch auf individueller Basis danach suchen, indem Sie die Registerkarte UNTERLAGEN im Mitarbeiterprofil aufrufen.
Bei der Bearbeitung des Mitarbeiterprofils finden Sie hier auch den Tab ÜBERPRÜFUNG, wo Sie auch die gemeinsamen Dokumente zur Verifikation finden.
CrewTip! Bei jedem der eingestellten Dokumente finden Sie ein Feld GEPRÜFT. Sie können ein Häkchen setzen, um anzuzeigen, dass die Dokumente geprüft wurden, und dann SPEICHERN wählen.
Wie erlebt der Mitarbeiter dies
Sobald der Mitarbeiter den Registrierungsprozess abgeschlossen hat, wird er aufgefordert, die erforderlichen Dokumente hochzuladen.
Sobald der Mitarbeiter einen Typ ausgewählt hat, hat er die Möglichkeit, ein Foto oder Dokument hochzuladen.
Was geschieht, wenn die geprüften Dokumente abgelaufen sind
Wenn dies, wie bereits besprochen, für die Dokumentart eingestellt ist, wird der Mitarbeiter für die Planung gesperrt.
Der Mitarbeiter wird dann in der App aufgefordert, ein gültiges Ausweisdokument hinzuzufügen. Falls gewünscht, kann der Mitarbeiter diesen Schritt überspringen und in der App bis zum Fälligkeitsdatum des Dokuments fortfahren. Nach diesem Datum kann der Arbeitnehmer die App nicht mehr nutzen, bis er neue Dokumente hinzugefügt hat.
Wie Sie die Dokumentenprüfung Ihrer Mitarbeiter verfolgen können
Auf der Mitarbeiterseite stehen Ihnen zwei Filter zur Verfügung, mit denen Sie die Dokumentenüberprüfung Ihrer Mitarbeiter verfolgen können: Identifikation läuft ab und Status.
Identifikation läuft ab
Mit Hilfe dieses Filters können Sie aktiv die Identifikationsdokumente Ihrer bestehenden Mitarbeiter verfolgen, bei denen diese Dokumente demnächst ablaufen. In diesem Filter haben Sie die folgenden Optionen: Nicht abgelaufen, Abgelaufen, Läuft in 15 Tagen ab und Läuft in 45 Tagen ab.
So erhalten Sie einen schnellen Überblick und können bei Bedarf die gewünschten Personen kontaktieren und sie daran erinnern, neue Dokumente hochzuladen.
Status
Anhand des Status Ihrer Mitarbeiter können Sie schnell erkennen, welche Mitarbeiter noch keine Dokumente hochgeladen haben oder für welche Sie noch Aktionen wie die Genehmigung von Identitäten oder das Ankreuzen von Dokumenten durchführen müssen. Im Statusfilter haben Sie die Optionen Erfordert die Identitätsgenehmigung, Erfordert Dokumente, Dokumente nicht angekreuzt und Verifiziert für diesen Zweck.
Sie finden diese Statusangaben auch auf den Visitenkarten Ihrer Mitarbeiter. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel.
Wie bearbeiten Sie Dokumentenprüfungen
Wenn Sie eine Dokumentenprüfung bearbeiten möchten, wählen Sie das Bleistift-Symbol neben dieser Prüfung in der Übersicht.
Sie werden dann auf die Datenseite dieser Prüfung weitergeleitet, wo Sie die erforderlichen Änderungen vornehmen können.
Wählen Sie immer SPEICHERN, um diese Änderungen zu übernehmen.
CrewTip! Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter, die bereits registriert sind, danach nicht mehr gefragt werden, wenn Sie eine Dokumentenprüfung bearbeiten. Wenn Sie möchten, dass bereits registrierte, aber nicht verifizierte (Identität genehmigen) Mitarbeiter nach einer Dokumentenprüfung gefragt werden, müssen Sie eine neue Dokumentenprüfung erstellen, wie hier bereits beschrieben. Falls gewünscht, können Sie zu diesem Zweck Verifizierungen von Mitarbeitern rückgängig machen.
Wie löschen Sie Dokumentenprüfungen
Sie löschen eine Dokumentenprüfung, indem Sie das Mülleimer-Symbol neben dieser Prüfung in der Übersicht auswählen.
Sobald Sie dieses Symbol auswählen, öffnet sich das unten stehende Popup-Fenster.
Die Dokumentenprüfung wird nach Ihrer Bestätigung gelöscht.
CrewTip! Dokumente, die bereits für diese Dokumentenprüfung hochgeladen wurden, können weiterhin auf dem Tab UNTERLAGEN im Profil des Mitarbeiters eingesehen werden.
Hoffentlich haben wir Ihnen mit diesem Artikel geholfen!
Wenn Sie noch Fragen haben, werfen Sie zunächst einen Blick in unsere Crew Academy. Hier finden Sie vielleicht die Antwort in einem unserer Artikel.