Inhoudsopgave
Inleiding
De benaming die u aan een shift geeft, wordt bewaard in CrewPlanner en als u de vereiste permissies heeft, vindt u een overzicht ervan bij SHIFTFUNCTIES in INSTELLINGEN. Om lonen en kosten in goede banen te leiden heeft u hier de mogelijkheid om een aantal instellingen toe te voegen zodat u sneller en efficiënter projecten kunt aanmaken. We leggen u graag uit in dit artikel hoe u met shiftfuncties te werk gaat.
Als een van de in dit artikel beschreven opties niet zichtbaar of beschikbaar is voor u, controleer dan of de vereiste permissie actief is in uw profiel of neem contact op met uw teammanager om dit te onderzoeken.
Shiftfuncties aanmaken
In CrewPlanner kunt u op vier plaatsen een shiftfunctie aanmaken.
1. Bij de opmaak van een nieuw project:
Hier heeft u bij crew toevoegen het veld functie, waar u een bestaande shiftfunctie kunt selecteren of een nieuwe aanmaken. Lees hier meer over het aanmaken van een project.
Indien u echter op deze wijze een nieuwe shiftfunctie aanmaakt, kunt u hier geen verdere informatie toevoegen. U beheert uw shiftfuncties verder bij SHIFTFUNCTIES in INSTELLINGEN, zoals later wordt besproken.
CrewTip! Shiftfuncties die u hier aanmaakt, gelden steeds algemeen. Lees verder om bedrijfs- of locatieshiftfuncties aan te maken.
2. Via de bedrijfsfiche:
In de tab SHIFTFUNCTIES van de bedrijfsfiche heeft u de mogelijkheid om bedrijfsspecifieke shiftfuncties aan te maken, of indien reeds aangemaakt, deze hier te beheren. Let op, zodra een shiftfunctie voor een bedrijf wordt aangemaakt, zullen de algemene shiftfuncties niet meer beschikbaar zijn voor dit bedrijf.
CrewTip! Voordat u een bedrijfsshiftfunctie aanmaakt, zorg ervoor dat alle afgelopen projecten voor dit bedrijf zijn afgerond en gefactureerd, aangezien de algemene shiftfuncties niet langer beschikbaar zullen zijn. Zorg er ook voor dat de shiftfuncties voor alle bestaande toekomstige projecten van dit bedrijf zijn bijgewerkt naar bedrijfsshiftfuncties door het project te bewerken en de nieuwe beschikbare shiftfuncties te selecteren.
Selecteert u MAAK EEN FUNCTIE AAN, en u wordt naar de algemene shiftfunctie pagina geleid waar u de bedrijfsshiftfunctie kunt aanmaken. Hoe u juist te werk gaat, bespreken we zo dadelijk.
CrewTip! Opmerking, u heeft ook de mogelijkheid om enkel de uurprijs van een algemene shiftfunctie te wijzigen voor een bepaald bedrijf via het tabblad FINANCIËN in diens bedrijfsfiche. Als u dus enkel de uurprijs wenst aan te passen, hoeft u bijgevolg geen bedrijfsshiftfunctie aan te maken.
3. Via de locatiefiche:
Net zoals bij het aanmaken van shiftfuncties voor bedrijven, kunt u shiftfuncties aanmaken in een locatiefiche die enkel beschikbaar zijn voor deze locatie. Let op: zodra een locatieshiftfunctie is aangemaakt, zijn bedrijfs- of algemene shiftfuncties niet meer beschikbaar.
CrewTip! Voordat u een locatieshiftfunctie aanmaakt, zorg ervoor dat alle afgelopen projecten voor deze locatie zijn afgerond en gefactureerd, aangezien de bedrijfs- of algemene shiftfuncties niet langer beschikbaar zullen zijn. Zorg er ook voor dat de shiftfuncties voor alle bestaande toekomstige projecten van deze locatie zijn bijgewerkt naar locatieshiftfuncties door het project te bewerken en de nieuwe beschikbare shiftfuncties te selecteren.
Selecteer MAAK EEN FUNKTIE AAN en u komt weer op de algemene shiftfunctiepagina waar u uw locatieshiftfunctie kunt maken.
4. Via de algemene shiftfunctiepagina:
U vindt de algemene shiftfunctiepagina door naar INSTELLINGEN te navigeren en SHIFTFUNCTIES te selecteren in het instellingenmenu.
Op deze pagina kunt u nieuwe shiftfuncties aanmaken die ofwel voor algemeen gebruik, of voor enkel één bedrijf of één locatie zijn. Daarnaast kunt u kostprijs en looninformatie toevoegen.
Om te beginnen met het aanmaken van een nieuwe functie, selecteert u MAAK EEN FUNCTIE AAN bovenaan de pagina. Dit opent onderstaand:
CrewTip: Het is niet verplicht alle data in te vullen, enkel de naam. Indien u velden leeg laat, worden deze overgenomen van uw standaard configuratie instellingen.
Hier bepaalt u of deze functie Algemeen wordt of voor één specifiek bedrijf. Kiest u voor algemeen, dan kan de functie gebruikt worden bij de opmaak van de planning van alle bedrijven die geen bedrijfsshiftfuncties hebben. Als er een bedrijf wordt geselecteerd dat locaties heeft, verschijnt er een extra veld waarin u een locatie kunt selecteren. Let op: selecteer alleen een locatie als u een shiftfunctie wilt aanmaken die uitsluitend voor deze locatie geldt. Maak geen selectie als u een bedrijfsspecifieke shiftfunctie wilt aanmaken.
CrewTip! Indien u één of meerdere shiftfuncties aanmaakt voor een bedrijf of locatie, zal voor dit bedrijf of locatie enkel nog deze functie(s) beschikbaar zijn. Let op: dit betekent ook, dat het bedrijf of locatie zelf, via hun klantportaal, enkel die functie(s) ter beschikking hebben die voor hen werden aangemaakt.
Wenst u echter enkel de uurprijs te wijzigen voor een bepaald bedrijf of locatie, navigeer dan naar het tabblad FINANCIËN in de bedrijfsfiche en noteer hier de afwijking.
Naam: hier geeft u uw nieuwe shiftfunctie een benaming.
Kleur: u heeft de mogelijkheid om aan elke shiftfunctie een eigen kleur toe te kennen
Kosten Type: Deze velden zijn enkel zichtbaar indien onze facturatie module geactiveerd werd in uw licentie of u een integratie heeft met een facturatiepartner. Zo heeft u de mogelijkheid om kosten aan uw shiftfunctie toe te kennen. Bij type selecteert u hoe de kosten moeten worden berekend, per uur of per dag. Indien u per dag selecteert, verschijnt er een extra veld waarin u het maximum aantal uren kunt ingeven per dag, zie onderstaand voorbeeld. Meer informatie hierover vindt u in de desbetreffende artikels.
Hier bepaalt u de kostprijs van de shiftfunctie. Dit bedrag wordt in onze extra modules gebruikt als factuurbedrag bij de FACTURATIE en kost budget bij de marge berekening in de FINANCIËN module.
Hier selecteert u het type loon, u heeft hier eveneens de keuze tussen per uur of per dag. Indien u per dag selecteert, kunt u opnieuw een maximum aantal uren ingeven.
Hier vult u het bedrag in dat als loon wordt ingesteld voor deze shiftfunctie.
Indien u gebruik maakt van één of meerdere Paritaire comités, kunt u op basis hiervan ook verschillende lonen instellen (Enkel van toepassing voor België).
In dit veld selecteert u het contract type dat dit loon zou moeten ontvangen.
Selecteert u dit icoon, verschijnt er een pop-up waar u de mogelijkheid krijgt om percentages per leeftijdsgroep te definiëren om automatisch het basisloon te berekenen.
U kunt een loon regel verwijderen met behulp van het prullenbak icoon.
Met het plusteken kunt u verschillende loon regels toevoegen voor één shiftfunctie. Bijvoorbeeld als u verschillende lonen wil toekennen aan verschillende contracttypes.
Shiftfunctie functionaliteiten breiden ook uit naarmate u meer van onze modules activeert. Indien u gebruik maakt van onze Exact online koppeling of van Offix, heeft u nog twee bijkomende tabs INVOICING en EASYPAY. Wij raden u aan de desbetreffende artikelen te lezen om meer te leren over de bijkomende instellingen.
Shiftfuncties beheren
Wenst u uw shiftfuncties te beheren; dan gaat u naar de algemene SHIFTFUNCTIE pagina via INSTELLINGEN.
Op deze pagina kunt u niet alleen nieuwe shiftfuncties maken, maar ook uw bestaande functies exporteren en weer importeren, wijzigen en verwijderen.
Met de export- en importfuncties kunt u snel de lonen en kosten van uw shiftfuncties bijwerken als een indexering nodig is.
Zodra u EXPORTEER SHIFTFUNCTIES selecteert, wordt de export document builder geopend en kunt u de informatie selecteren die u wenst te exporteren.
CrewTip! Om mogelijk verlies van gegevens te voorkomen, raden wij u echter aan ALLE velden en informatie te selecteren en te exporteren.
U kunt de informatie alleen naar Excel exporteren en zodra u dit heeft gedaan, vindt u het document in uw downloadmap.
Wanneer u het bestand opent, zult u merken dat er voor elk contracttype een andere regel is. Als er geen informatie wordt vermeld in het veld Wage contract type, is de Wage value van toepassing op alle (resterende) contracttypes. In CrewPlanner komt dit overeen met Contracttype Algemeen.
Let op: als er meerdere lijnen zijn voor dezelfde shiftfunctie, dus lijnen met hetzelfde Job function id, dan moet de Cost value hetzelfde bedrag zijn! Zo niet, dan zal de waarde van de laatste lijn de bekende waarde overschrijven.
Zodra u de nodige aanpassingen of indexeringen hebt gemaakt, bent u klaar om het bestand te importeren.
Selecteer IMPORTEER SHIFTFUNCTIES en de volgende pagina wordt geopend:
Om een bestand te importeren, sleept u het gewoon naar UPLOAD EXCEL OF CSV BESTAND of selecteert u het om het bestand te zoeken.
Zodra u het bestand heeft geüpload, krijgt u een statusrapport van de lijnen die met succes zijn geüpload. Als alle lijnen correct zijn geladen, ziet u de (bijgewerkte) informatie op de pagina SHIFTFUNCTIES.
Op deze pagina heeft u een overzicht van alle door u aangemaakte shiftfuncties en bijbehorende instellingen.
Onder bedrijf wordt weergegeven of de shiftfunctie algemeen gebruikt kan worden of enkel voor een specifiek bedrijf.
Bij naam vindt u de lijst van de shiftfuncties die u heeft aangemaakt.
Onder loon wordt afhankelijk van uw instellingen, het paritair comité, het loon en eventueel het contracttype weergegeven.
In de kolom uurtarief ziet u het tarief dat u aan deze shiftfunctie heeft toegewezen.
Shiftfuncties wijzigen
Rechts naast de shiftfunctie, herkent u het potlood icoon dat u toelaat de shiftfunctie te raadplegen of aan te passen.
Nadat u dit icoon selecteert komt u opnieuw op de shiftpagina terecht, waar u dezelfde informatie kunt terugvinden zoals eerder besproken bij het aanmaken van een shiftfunctie. Alle informatie behalve het bedrijf of locatie waarvoor de shiftfunctie kan gebruikt worden, kunt u wijzigen. Houd er rekening mee dat wijzigingen in kosten en lonen alleen automatisch van toepassing zijn op toekomstige projecten.
CrewTip! Wenst u het bedrijf of locatie toch te wijzigen, maakt u best een nieuwe shiftfunctie aan en verwijdert u de foutieve. Lees hieronder voor meer informatie en tips voor het verwijderen van een shiftfunctie.
Shiftfuncties verwijderen
Indien een shiftfunctie niet meer nodig is, verwijdert u deze eenvoudig door het prullenbakicoon aan de rechterzijde te selecteren.
De shiftfunctie wordt definitief verwijderd nadat u bevestigen selecteert in onderstaande pop-up.
CrewTip! Wij raden aan om ervoor te zorgen dat eerst alle projecten waarbij u gebruikt maakt van deze shiftfunctie, zijn afgerond en gefactureerd vooraleer u een shiftfunctie verwijdert! Controleer eerst of deze shiftfunctie is gebruikt voor huidige of toekomstige projecten en breng de nodige wijzigingen aan voordat u deze verwijdert.
Shiftfunctie logica
We hebben al kort uitgelegd hoe de logica van CrewPlanner met betrekking tot shiftfuncties werkt, maar aangezien shiftfuncties zowel kosten- als looninformatie kunnen bevatten, zullen we dit in meer detail uitleggen en enkele voorbeelden geven.
Algemene shiftfuncties zijn beschikbaar voor elk bedrijf of elke locatie, tenzij er bedrijfsshiftfuncties of locatieshiftfuncties zijn aangemaakt. Zodra een van deze is aangemaakt, zijn algemene shiftfuncties niet langer beschikbaar voor dit bedrijf of deze locatie.
Bedrijfsshiftfuncties zijn beschikbaar voor het hele bedrijf, tenzij er een locatieshiftfunctie is aangemaakt voor een locatie. Zodra er een locatieshiftfunctie is aangemaakt, zijn bedrijfsshiftfuncties niet langer beschikbaar voor deze locatie. Als dit bedrijf echter andere locaties heeft waarvoor geen locatieshiftfuncties zijn aangemaakt, blijven de bedrijfsshiftfuncties beschikbaar voor deze locaties.
Daarom, om te bepalen welke kosten- of looninstellingen van toepassing zijn, controleert CrewPlanner altijd eerst of er locatieshiftfuncties zijn ingesteld en van toepassing zijn. Vervolgens wordt gecontroleerd of er bedrijfsshiftfuncties aanwezig en van toepassing zijn. Ten slotte, als er geen locatie- of bedrijfsshiftfuncties werden ingesteld of van toepassing zijn, worden de algemene shiftfuncties toegepast.
Voor volledige informatie over onze loonregels of de facturatielogica, raadpleeg de relevante artikelen.
Voorbeelden
Bedrijf A heeft geen locaties en geen bedrijfsshiftfuncties.
➡️ Alle algemene shiftfuncties zullen beschikbaar zijn voor zowel managers als bedrijfsmanagers.
Bedrijf B heeft geen locaties maar heeft wel één bedrijfsshiftfunctie.
➡️ Alleen deze bedrijfsshiftfunctie zal beschikbaar zijn voor planning voor zowel managers als bedrijfsmanagers.
Bedrijf C heeft geen bedrijfsshiftfuncties, maar heeft wel twee locaties: Locatie 1 en Locatie 2. Locatie 1 heeft één locatieshiftfunctie en Locatie 2 heeft er geen.
➡️ Voor Locatie 1 zullen zowel managers als bedrijfsmanagers alleen de locatieshiftfunctie kunnen gebruiken. Voor Locatie 2 zullen zowel managers als bedrijfsmanagers de algemene shiftfuncties kunnen gebruiken.
Bedrijf D heeft bedrijfsshiftfuncties en twee locaties: Locatie A en Locatie B. Locatie A heeft één locatieshiftfunctie en Locatie B heeft er geen.
➡️ Voor Locatie A zullen zowel managers als bedrijfsmanagers alleen de locatieshiftfunctie kunnen gebruiken. Voor Locatie B zullen zowel managers als bedrijfsmanagers alleen de bedrijfsshiftfuncties kunnen gebruiken.
Hopelijk hebben wij u met dit artikel verder geholpen!
Indien u nog vragen heeft, neem eerst even een kijkje in onze Crew Academy. Hier vindt u misschien het antwoord in één van onze artikelen.