Inhoudsopgave
Inleiding
Met deze functionaliteit kunt u documenten die u nodig heeft ter verificatie van uw werknemers verzamelen. U bepaalt zelf welke types u nodig heeft om uw werknemers te werk te stellen, of om identiteitscontroles uit te voeren, zodat de werknemer correct geverifieerd kan worden.
Waar vindt u de document verificatie instellingen
Wanneer u INSTELLINGEN raadpleegt treft u aan de rechterzijde in de menubar DOCUMENT VERIFICATIE aan.
Wanneer u dit selecteert, brengt dit u naar de pagina waar u de ingestelde verificatie vereisten kunt raadplegen en/of nieuwe aanmaken.
Wat is de standaardinstelling
De documenten die als standaard in CrewPlanner worden gevraagd ter verificatie zijn bewijs ter verificatie en bankkaart.
U heeft de mogelijkheid om deze aan te passen door middel van het potlood icoon of te verwijderen door het prullenbak icoon.
Hoe kunt u een document verificatie instellen
Om een nieuwe verificatie in te stellen, selecteert u bovenaan DOCUMENT VERIFICATIE MAKEN.
Hierna opent de volgende pagina:
U treft 6 velden aan om uw documenten ter verificatie in te stellen.
Type: wat wenst u te verzamelen
Bewijs ter verificatie
Bankkaart
Werkvergunning
Toegelaten subtypes: hier kunt u selecteren welke documenten u wenst te zien voor het type. Bijvoorbeeld wanneer u vraagt aan de werknemer om een bewijs ter verificatie te geven, kunt u Paspoort en ID kaart selecteren. Zo kan de werknemer één van deze twee met u delen.
Contracttypes: hier kunt u een selectie maken aan welke contracttypes de documenten moeten gevraagd worden tijdens het registratieproces.
Enkel aanvaarden voor de vervaldatum: staat dit aangevinkt, kan de werknemer enkel documenten met u delen indien de vervaldatum nog geldig is.
Blokkeren om in te plannen wanneer verlopen: staat dit aangevinkt en een document van een bepaalde werknemer heeft zijn vervaldatum bereikt, is het inplannen van die werknemer geblokkeerd.
6. Toevoegen: zodra u tevreden bent met uw instellingen, selecteert u TOEVOEGEN.
Welke soorten documenten ter verificatie kunt u instellen
De documenten worden onderverdeeld in 3 types
Bewijs ter verificatie: hiermee kunt u een kopie van het rijbewijs, de identiteitskaart of het Paspoort van de werknemer opvragen.
Bankkaart: hiermee kunt u een kopie van de bankkaart van de werknemer opvragen.
Werkvergunning: hiermee kunt u een kopie van de visa of een inschrijvingsbewijs student van de werknemer opvragen.
Indien u meerdere documenten van een type nodig heeft, bijvoorbeeld zowel een identiteitskaart als een rijbewijs, maakt u dus twee regels van documenten ter verificatie aan, zodat u de twee soorten van een bewijs van identiteit kunt verzamelen.
Als de werknemer zelf mag kiezen welk document hij u bezorgd van een bepaald type verificatie, kunt u meerdere opties selecteren.
Wanneer wordt dit aan de werknemer gevraagd
Dit wordt tijdens het registratieproces aan nieuwe werknemers gevraagd.
Indien u een nieuw type document instelt zal dit niet aan reeds geverifieerde werknemers worden gevraagd.
U heeft wel de mogelijkheid om de verificatie van een reeds geverifieerde werknemer terug te draaien. Dit doet u door het profiel van de werknemer te bewerken en daar het veld IDENTITEIT GOEDKEUREN uit te vinken en hierna op OPSLAAN te drukken.
Waar kunt u de documenten terugvinden
In DOCUMENTEN in de menubar kunt u de documenten ter verificatie terugvinden van al uw werknemers.
CrewTip! Gebruikt de filters aan uw rechterzijde om zo snel alle opgeladen documenten ter verificatie op te zoeken.
Naast de algemene documentenpagina kunt u deze ook op individuele basis opzoeken door het tabblad DOCUMENTEN te raadplegen in de werknemersfiche.
Wanneer het werknemersprofiel wordt bewerkt treft u ook hier het tabblad VERIFICATIE aan, waar u ook de gedeelde documenten ter verificatie vindt.
CrewTip! Bij elk van de ingestelde documenten vindt u een veld GECONTROLEERD terug. Dit kan aangevinkt worden om aan te geven dat de documenten werden gecontroleerd, selecteer hierna OPSLAAN.
Hoe ervaart de werknemer dit
Zodra de werknemer het gehele registratieproces heeft afgerond zal de werknemer gevraagd worden om de documenten ter verificatie te uploaden.
Zodra de werknemer een type heeft geselecteerd zal deze de mogelijkheid hebben om rechtstreeks een foto of document te uploaden.
Wat gebeurt er als de documenten ter verificatie vervallen zijn
Indien dit werd ingesteld voor het type document, zoals eerder besproken, zal de werknemer geblokkeerd worden om ingepland te worden.
De werknemer zal in de app de vraag krijgen om een geldig identiteitsdocument toe te voegen. Indien gewenst kan de werknemer deze stap overslaan om verder te gaan in de app, dit tot de vervaldag van het document. Na deze datum zal de werknemer niet verder kunnen in de app, tot hij nieuwe documenten heeft toegevoegd.
Hoe volgt u document verificatie van uw werknemers op
Op de werknemerspagina beschikt u over twee filters waardoor u de document verificatie van uw werknemers kunt opvolgen, zijnde Identificatie vervalt en Status.
Identificatie vervalt
Met behulp van deze filter kunt u de identificatie documenten van uw bestaande werknemers waarvoor deze documenten weldra verlopen, actief opvolgen. U beschikt in deze filter over de volgende mogelijkheden: Niet verlopen, Verlopen, Verloopt over 15 dagen en Verloopt over 45 dagen.
Zo heeft u snel een overzicht en kunt u de gewenste personen eventueel contacteren en hen erop wijzen nieuwe documenten te uploaden.
Status
Via de status van uw werknemers bent u snel op de hoogte van welke werknemers nog geen documenten geüpload hebben of voor wie u nog actie dient te ondernemen, zoals het goedkeuren van de identiteit of het checken van documenten. In de filter Status beschikt u hiervoor over de opties Vereist goedkeuring identiteit, Vereist documenten, Documenten niet aangevinkt en Geverifieerd.
Deze statussen zult u ook aantreffen op de visitekaartjes van uw werknemers. Meer hierover leest u in dit artikel.
Hoe bewerkt u document verificaties
Indien u een document verificatie wenst te bewerken, selecteert u in het overzicht het potlood icoon naast deze verificatie.
U wordt hierna doorverwezen naar de gegevenspagina van deze verificatie, waar u het nodige kunt wijzigen.
Selecteer steeds OPSLAAN om deze wijzigingen toe te passen.
CrewTip! Let wel, indien u een document verificatie bewerkt, zal dit niet opnieuw aan reeds geregistreerde werknemers worden gevraagd. Wenst u dat een document verificatie aan reeds geregistreerde maar niet geverifieerde (identiteit goedkeuren) werknemers wordt gevraagd, dan dient u een nieuwe document verificatie aan te maken zoals hier eerder besproken. Indien gewenst, kunt u hiervoor de verificatie van werknemers terugdraaien.
Hoe verwijdert u document verificaties
U verwijdert een document verificatie door in het overzicht het prullenbak icoon te selecteren naast deze verificatie.
Zodra u dit icoon selecteert, opent onderstaande pop-up.
De document verificatie wordt verwijderd na uw bevestiging.
CrewTip! Documenten die reeds voor deze document verificatie werden opgeladen, kunt u nog steeds raadplegen in het tabblad DOCUMENTEN in het profiel van de werknemer.
Hopelijk hebben wij u met dit artikel verder geholpen!
Indien u nog vragen heeft, neem eerst even een kijkje in onze Crew Academy. Hier vindt u misschien het antwoord in één van onze artikelen.