Inleiding

Het dashboard

De agenda

Projecten

Werkschema's

Documenten

Administratie

Werknemers

Instellingen

Onze Payroll Managers ontvangen hun account via hun payroll leverancier die klant is bij CrewPlanner. Dit account is, zoals we het noemen, een light versie van de functionaliteiten die een standaard CrewPlanner account heeft.

Deze light-versie is ideaal voor een kleine poule van flexibele werknemers die moeten worden ingeschreven. Ideaal voor bijvoorbeeld studenten die alleen in het weekend of in drukke periodes bijspringen. De Payroll Light Manager heeft wel de nodige functionaliteiten om de werknemers te beheren, in te plannen en de prestaties te verwerken.

De functionaliteiten waarover u beschikt zijn als volgt:

U beschikt over een dashboard overzicht waarin u zicht heeft op uw werkschema, agenda, aankomende projecten en de urenregistraties die u dient af te ronden.

U heeft de mogelijkheid om dit dashboard zelf in te richten naar eigen voorkeur. Dit kunt u doen door de drie puntjes te selecteren die u op elk van de dashboard modules in de rechterbovenhoek terugvindt.

Er verschijnt dan een veld dat u vraagt welke actie u wenst uit te voeren.

Via de agenda kan de Payroll Light Manager een overzicht van alle ingeplande dagen raadplegen. In dit overzicht kan een planning worden aangemaakt, kan gefilterd worden en kunnen aankomende projecten worden geëxporteerd. Wanneer u de agenda raadpleegt zal deze altijd in de huidige week openen.

1. Filters: hiermee kunt u eenvoudig vinden wat u zoekt door te filteren op werknemers, type contract, status van de planning of type. Dit laatste, type, staat u ook toe om ook de werkschema’s zichtbaar te maken in de agenda.

2. Kalender: hier ziet u de dagen van de maand en kunt u een dag, week of maand selecteren. Ook ziet u bij de dagen de kleuren zwart, groen, oranje en rood. Deze kleuren indiceren de status van uw planning.

3. Projectenoverzicht: Het projectoverzicht wordt bepaald door de selectie in de agenda en de filters. Indien u één dag selecteert, krijgt u het overzicht van de projecten die op die dag gepland zijn. Indien u een week selecteert, dan krijgt u logischerwijze een overzicht van alle projecten in die week. Idem voor een maand. Als u de gehele maand selecteert krijgt u het overzicht van alle projecten die reeds gepland zijn in deze maand. De projecten zullen altijd chronologisch gepresenteerd worden, zij het voor het overzicht van één dag, een week of een maand.

4. Projecten in de verleden tijd: Zowel voor de weekselectie als voor de maandselectie is er een onderverdeling. Bovenaan de pagina staan alle huidige en toekomstige projecten van de geselecteerde periode. Indien u een project nog dient af te ronden is dit te herkennen aan het icoontje dat u aantreft in het veld van het project.

Wat u ook nog op de agenda pagina aantreft is de actieknop, deze kunt u gebruiken om de aankomende projecten te exporteren.

Zoals reeds vermeld, is de export van de gegevens afhankelijk van welke periode en filters er geselecteerd zijn. Van de projecten die in deze selectie zitten, kunt u de gegevens die u opgelijst wenst te zien, exporteren naar Excel, CSV of PDF. Welke gegevens u wenst, kunt u aangeven in deze lijst:

U kunt aanvinken welke informatie u wenst te exporteren.

Een voorbeeld van een exportlijst:

De export van het projectoverzicht is eveneens afhankelijk van de geselecteerde periode en de actieve filters. U kunt het overzicht van de projecten waarvan de gegevens die u opgelijst wenst te zien, exporteren naar PDF. Welke gegevens u wenst, kunt u aangeven in deze lijst:

Een voorbeeld van een export van het projectoverzicht:

Als payroll manager kunt u eveneens projecten aanmaken en beheren.

U kunt op twee manieren een project aanmaken:

1. via het dashboard bij de module aankomende projecten

2. Of via de agenda, hier treft u onderaan de kalender ook een knop project toevoegen aan:

Wanneer u op een van de deze plaatsen de knop project toevoegen selecteert, ziet u het onderstaande scherm. Hier gaat u aan de slag om een project aan te maken.

Nadat u een project heeft aangemaakt vindt u deze in de agenda terug en kunt u vanuit de agenda pagina meteen inplannen. U selecteert het veld met het pijltje van die shift die u wenst in te plannen.

U ziet dan links op de plaats van uw kalender een nieuw venster staan waarin u de beschikbaarheid van uw werknemers ziet. U hoeft alleen het + teken achter de naam van de flexibele werknemer te selecteren om deze in te plannen.

Maar u kunt ook het project selecteren en vanuit de detailpagina van het project de werknemers inplannen.

U selecteert de gele velden met het + teken erin en u zult dan aan uw linkerzijde net zoals bij de agenda een veld te voorschijn zien komen. Vervolgens gaat u op dezelfde wijze aan de slag.

Wanneer u een project raadpleegt ziet u een aantal tabbladen en knoppen waar u mee aan de slag kunt gaan.

Wanneer u gebruik maakt van een planning op weekbasis, dan is een werkschema ideaal. Voor de duidelijkheid, werknemers zullen nooit werkschema's te zien krijgen, alleen de dagen als individuele projecten. In uw overzicht van de projecten in de agenda verschijnen voor u ook de werkschema's in projectvorm, indien u bij type, dit ook heeft geselecteerd.

Wanneer u de pagina van de werkschema's opent, vallen er 3 componenten op:

Er zijn 3 mogelijk scenario's voor een werkschema:

Om een nieuw werkschema aan te maken selecteert u rechts bovenaan de actieknop.

Om een nieuw werkschema aan te maken selecteert u “maak een werkschema” en u zult dan naar de volgende pagina worden geleid.

Hier geeft u een naam aan het nieuwe werkschema dat u gaat toevoegen, bijvoorbeeld “Winterschema”. U selecteert “maak werkschema aan” om verder te gaan. Nu is uw werkschema gereed om de planning aan toe te voegen.

Om een weekplanning aan te maken selecteert u “voeg nieuwe week toe”. U merkt wellicht op dat het aanmaken van een werkschema dezelfde stappen vereist als bij een project. Evenwel met een groot verschil: bij het aanmaken van een werkschema selecteert u ook de dagen waarop de shiften nodig zijn.

Een voorbeeld hiervan:

Twee shiften dagelijks van 10:00 -17:00 op dinsdag, donderdag en zaterdag. Na het selecteren van “maak een nieuwe week” wordt uw werkschema aangemaakt.

Indien u op de dag van de week klikt, zoals het voorbeeld hieronder, wordt u doorverwezen naar die dag binnen het werkschema:

U komt dan in het project terecht en kunt aanpassingen doen met behulp van het potloodje:

U kunt hier op dezelfde wijze aan de slag zoals reeds uitgelegd bij project aanmaken.

Een werkschema is meestal in grote lijnen uniform gedurende de hele week, maar het is natuurlijk mogelijk dat sommige dagen een lichtere of zwaardere bezetting vereisen. Deze aanpassingen kunt u maken nadat uw werkschema is aangemaakt.

Stel dat u op bovenstaand werkschema op dinsdag telkens 1 slot wenst te verwijderen, dan kunt u dat zo doen:

Door op het vuilnisbakje te klikken rechts bovenaan een slot, verwijdert u deze shift. Na het verwijderen van de shiften zal het werkschema er zo uitzien:

Het is natuurlijk ook mogelijk om shiften aan het schema toe te voegen. Verdergaand op bovenstaand voorbeeld voegen we een extra shift op donderdag toe. Een shift toevoegen kunt u zo doen:

Nadat u klikt op 'Shift toevoegen' krijgt u de volgende pop-up voor donderdag:

Vanuit dit overzicht selecteert u de timing, de functie en u wijst deze shift meteen toe aan een werknemer. Maar in het geval dat dit nog niet gekend is, raadpleegt u de dag en voegt u via het bewerken van het project de shift toe.

Als voorbeeld selecteren we Ilse die op deze shift meteen wordt ingepland.

Dit kunt u doen door het potloodje te selecteren:

We gaan nogmaals verder op het bovenstaand voorbeeld en we willen een shift aanpassen op zaterdag. Wanneer u op het potloodje klikt van de shift die u wilt aanpassen, verschijnt deze pop-up:

U heeft de mogelijkheid om de uren van de shift en/of de functie aan te passen, met als resultaat:

Eens het werkschema gereed is, kunt u werknemers inplannen. Een slot invullen in een werkschema is identiek aan het invullen van een slot bij een project. Zodra u een shift selecteert komen aan uw linkerzijde de beschikbare werknemers, u selecteert zoals eerder uitgelegd de werknemer door het selecteren van het + teken.

Zodra de werknemers zijn ingepland ziet u heel eenvoudig of de Dimona’s (D) en contracten © voor deze werknemers in orde zijn.

De kleuren van cirkels geven het volgende aan:

1. Dimona

2. Contract

Indien u merkt dat de Dimona of het contract niet correct is verwerkt en de shift binnen afzienbare tijd van start gaat, neemt u best contact op met uw Payroll leverancier. Zodoende kunnen zij het nodige opvolgen en zorgen dat de werknemer administratief in orde is alvorens diens shift begint.

Indien u een werkschema wenst te kopiëren, selecteert u het. Dit kan zowel met of zonder de werknemers.

Door op het pijltje te klikken naast zondag wordt u naar de volgende week toegebracht. Indien daarvoor nog geen werkschema bestaat, ziet u het volgende scherm.

U kunt ervoor kiezen om een nieuwe week aan te maken, of om een werkschema te kopiëren van een vorige week. Indien u ervoor kiest om een week te kopiëren zult u de week van uw keuze moeten selecteren.

Wanneer u de week heeft geselecteerd wordt u naar het volgende scherm geleid. Hier ziet u onder de dagen van de week een extra veld, hiermee bepaalt u of u het werkschema van de vorige week met of zonder werknemers kopieert.

Als voorbeeld kopiëren we de week met werknemers :

Als laatste ziet u ook bij uw werkschema(s) de actieknop terug. Deze kunt u gebruiken om een week te exporteren of te verwijderen.

Bij 'Documenten' vindt u een overzicht van alle documenten die geüpload zijn door managers of werknemers. U kunt hier gebruik maken van de filters om snel datgene te vinden waarnaar u op zoek bent.

Bestanden uploaden kunt u doen door bovenaan de pagina van de documenten een bestand vanaf uw computer te slepen in vak:

U heeft ook de mogelijkheid om op dit vak te klikken en vervolgens door uw bestanden op uw computer te bladeren.

Nadat u het benodigde document heeft geselecteerd heeft u de mogelijkheid om de naam te wijzigen, een type toe te kennen en het toe te wijzen aan uzelf of aan een werknemer.

Nadat u “verwerk” heeft geselecteerd, is uw document opgeslagen. U heeft dan steeds de mogelijkheid om het opnieuw te downloaden of te verwijderen.

In de navigatiebalk aan uw linkerzijde vindt u ook een onderdeel Administratie terug. Wanneer u dit selecteert ziet u 3 onderdelen: Facturen, urenregistraties en rapportage.

Hier vindt u de facturen terug die voor u zijn opgemaakt, nadat u de uren van een afgelopen week heeft geaccordeerd.

U kunt hier de betalingsstatus en de factuur zelf raadplegen, maar ook beschikt u over de mogelijkheid om de factuur als pdf-bestand te downloaden. Indien u graag een specificatie van de factuur wenst, raadpleegt u deze door het oog-icoontje te selecteren.

Voor uw payroll-leverancier is het belangrijk om de gepresteerde uren zo spoedig mogelijk van u te ontvangen. Zo kunnen zij wekelijks zorgen voor een correcte uitbetaling aan de werknemers. CrewPlanner zal u steeds wijzen op de projecten waarvan u de urenregistratie nog dient te accorderen.

Om een urenregistratie te accorderen selecteert u een dag in dit overzicht, een pop-up zal verschijnen waarin u wijzigingen kunt aanbrengen.

In deze pop-up kunt u nog het nodige aanpassen. Vervolgens heeft u de keuze om deze urenregistratie op te slaan of af te ronden.

Bent u meer een voorstander van de aanpak meerdere urenregistraties te raadplegen en eventuele wijzigingen op te slaan, maak dan gebruik van de pijltjes linksboven om te scrollen. Uiteraard selecteert u de “opslaan”-knop als u wijzigingen heeft aangebracht.

Nadien kunt u één of alle nog af te ronden urenregistraties selecteren. Rechtsonder treft u dan de knop “afronden” aan.

Of houdt u van een aanpak waar u graag één voor één de urenregistraties bekijkt, bewerkingen uitvoert waar nodig en een project afrondt alvorens u naar het volgende project verder gaat. De keuze is aan u.

Nadat alle urenregistraties zijn geaccordeerd, krijgt u van CrewPlanner een overzicht van deze prestaties en de vraag of de factuur van deze prestaties mag worden verwerkt.

Nadat u “verwerk factuur” heeft geselecteerd, zal een pop-up verschijnen met de vraag om dit te bevestigen.

Hierna zal uw payroll-leverancier uw factuur verwerken. Het is dus belangrijk om goed op te letten tijdens het accorderen van de uren.

Alle afgeronde projecten vormen een enorme bron aan bruikbare informatie. Enerzijds is deze informatie nuttig om uw projecten te evalueren en anderzijds vormt deze informatie een rijke basis om toekomstige projecten nog efficiënter en beter te maken.

Deze pagina heeft twee grote componenten. Het raadplegen van de informatie met behulp van de filters en de velden en het exporteren van deze informatie in een bewerkbaar of gebruiksklaar formaat.

De werknemer-pagina biedt u een overzicht van de werknemers die in uw poule zitten. U kunt hier eenvoudig nog werknemers voor uitnodigen of handmatig toevoegen.

Wanneer u een werknemer handmatig wenst toe te voegen, selecteert u deze knop, linksboven op deze pagina. U wordt dan naar het registratieproces toegebracht.

U vult alle nodige velden van ieder tabblad in en selecteert vervolgens op “werknemer toevoegen”. Uw payroll-leverancier moet op zijn beurt dan deze nieuwe werknemer nog wel goedkeuren.

Indien u liever de werknemer zelf al zijn gegevens wil laten invullen kunt ervoor kiezen om de werknemer uit te nodigen. Hiervoor zijn 3 opties.

1. Uitnodiging sturen: hierbij hoeft u enkel de voornaam, naam, email-adres en de taal van de werknemer in te vullen. Indien gewenst kunt u meerdere werknemers tegelijkertijd op deze wijze toevoegen.

2. U kunt een Excel-document uploaden waarin alle gegevens van de werknemers zijn ingevuld. Let op! U vindt op deze pagina uitleg over hoe u hiermee het beste aan de slag gaat.

3. U maakt gebruik van het registratieformulier. Met deze optie creëert u een link die u kunt delen met de werknemers. Wanneer deze link wordt gebruikt komen de

werknemers automatisch in het registratie proces terecht van uw payroll omgeving.

Hier heeft u de mogelijkheid om uw instellingen van uw payroll-omgeving te bepalen. Op de “algemene” pagina treft u informatie aan met betrekking tot uw firma en de bijbehorende gegevens

Bij “attributen” vindt u de door u ingegeven voorgeschreven kledij, benodigdheden en formules terug die u tijdens het plannen in de projecten of werkschema’s heeft ingegeven.

Bij shift functies treft u de voor u ingestelde shift functies en de daarbij behorende lonen, ingesteld op de verschillende contracttypes, aan. U beschikt niet over de mogelijkheid om deze aan te passen. Indien een wijziging of toevoeging nodig is neemt u contact op met uw payroll-leverancier.

Als laatste heeft u ook een overzicht over de afspraken omtrent de facturatie van de gepresteerde uren.

Hopelijk hebben wij u met dit artikel verder geholpen!

Indien u nog vragen heeft, neem eerst even een kijkje in onze Crew Academy. Hier vindt u misschien het antwoord in één van onze artikelen.