Table des matières
Introduction
Le nom que vous donnez à un shift est enregistré dans CrewPlanner, si vous disposez des permissions nécessaires, vous en trouverez un aperçu sous FONCTIONS DE SHIFT dans les PARAMÈTRES. Afin de gérer les salaires et les coûts, vous avez ici la possibilité de régler un certain nombre de paramètres qui vous permettront de créer des projets plus rapidement et plus efficacement. Nous aimerions vous expliquer dans cet article comment travailler avec les fonctions d'un shift.
Si l'une des options décrites dans cet article n'est pas visible ou disponible pour vous, veuillez vérifier si la permission requise est active dans votre profil ou contactez votre manager d'équipe pour le faire.
Créer des fonctions de shift
Dans CrewPlanner, vous pouvez créer une fonction d'équipe à quatre endroits.
1. Lors de la création d'un nouveau projet :
Ici, sous ajouter équipe, vous avez le champ Profession, où vous pouvez sélectionner une fonction de shift existant ou en créer un nouveau. Pour en savoir plus sur la création d'un projet, cliquez ici.
Toutefois, si vous créez une nouvelle fonction de shift de cette manière, vous ne pouvez pas ajouter d'autres informations ici. Vous pouvez gérer vos fonctions de changement de poste sous FONCTIONS DE SHIFT dans PARAMÈTRES, comme on verra plus loin.
CrewTip! Les fonctions de shift que vous créez ici sont toujours générales. Lisez la suite pour créer des fonctions de shift spécifiques à votre entreprise.
2. Via le profil de l'entreprise :
Dans l'onglet FONCTIONS DE SHIFT du profil de l'entreprise, vous avez la possibilité de créer des fonctions de shift spécifiques à l'entreprise ou, si elles sont déjà créées, de les gérer ici. Attention, dès qu'une fonction de shift d'entreprise est créée, les fonctions de shift générales ne seront plus disponibles pour cette entreprise.
CrewTip! Avant de créer une fonction de shift d'entreprise, assurez-vous que tous les projets passés pour cette entreprise ont été finalisés et facturés, car les fonctions de shift générales ne seront plus disponibles. Veillez également à mettre à jour les fonctions de shift pour tous les projets futurs existants de cette entreprise en modifiant le projet et en sélectionnant les nouvelles fonctions de shift disponibles.
Sélectionner CRÉER UNE FONCTION, et vous accédez à la page générale des fonctions de shift où vous pouvez créer la fonction de shift d'entreprise. Nous verrons comment procéder dans un instant.
CrewTip! Toutefois, vous pouvez également modifier uniquement le prix horaire d'une fonction de shift général pour une certaine entreprise via l'onglet FINANCE du profil de l'entreprise de cette dernière. Par conséquent, si vous souhaitez uniquement modifier le prix horaire, il n'est pas nécessaire de créer des fonctions de shift d'entreprise.
3. Via le profil du site :
De la même manière que pour la création de fonctions de shift pour les entreprises, vous pouvez créer des fonctions de shift dans le profil de site, qui ne seront disponibles que pour ce site. Attention, dès qu'une fonction de shift de site est créée, les fonctions de shift d'entreprise ou générales ne seront plus disponibles.
CrewTip! Avant de créer une fonction de shift de site, assurez-vous que tous les projets passés pour ce site ont été finalisés et facturés, car les fonctions de shift d'entreprise ou générales ne seront plus disponibles. Veillez également à mettre à jour les fonctions de shift pour tous les projets futurs existants de ce site en modifiant le projet et en sélectionnant les nouvelles fonctions de shift disponibles.
Sélectionnez CRÉER UNE FONCTION, et vous serez à nouveau redirigé vers la page des fonctions de shift générales où vous pourrez créer votre fonction de shift de site.
4. Sur la page générale des fonctions de shift :
Vous trouvez la page des fonctions de shift générales en naviguant vers PARAMÈTRES et en sélectionnant FONCTIONS DE SHIFT dans le menu des paramètres. Sur cette page, vous pouvez créer de nouvelles fonctions de shift destinées soit à une utilisation générale, soit à une seule entreprise ou à un seul site. De plus, vous pouvez ajouter des informations sur les coûts et les salaires.
Pour commencer à créer une nouvelle fonction, sélectionnez CRÉER UNE FONCTION en haut de la page, ce qui ouvrira la page ci-dessous :
CrewTip! Il n'est pas obligatoire de remplir toutes les données, seulement le nom. Si vous laissez des champs vides, ils seront repris de vos paramètres de configuration par défaut.
Vous définissez ici si cette fonction doit être générale ou destinée à une entreprise spécifique. Si vous sélectionnez générale, la fonction peut être utilisée pour créer la planification de toutes les entreprises qui ne disposent pas de fonctions de shift propres à l'entreprise. Si vous sélectionnez une entreprise qui dispose de sites, un champ supplémentaire apparaîtra pour vous permettre de sélectionner un site. Attention, sélectionnez un site uniquement si vous souhaitez créer une fonction de shift spécifique à ce site. Ne faites aucune sélection si vous voulez créer une fonction de shift pour l'entreprise entière.
CrewTip! Si vous créez une ou plusieurs fonctions de shift pour une entreprise ou un site, seulement cette(ces) fonction(s) sera(ont) disponible(s) pour cette entreprise ou ce site. Remarque : Cela signifie également que l'entreprise ou le site lui-même, via son portail client, ne dispose que de la ou des fonctions qui ont été créées pour lui.
Toutefois, si vous souhaitez uniquement modifier le prix horaire d'une entreprise ou site spécifique, accédez à l'onglet FINANCE du profil de l'entreprise ou site et notez l'écart à cet endroit.
Nom : vous donnez ici un nom à votre nouvelle fonction de shift.
Couleur : Vous avez la possibilité d'attribuer une couleur à chaque fonction de shift.
Type de tarif : Ces champs ne sont visibles que si notre module de facturation est activé dans votre licence ou si vous avez une intégration avec un partenaire de facturation. Ils vous permettent d'affecter des coûts à votre fonction de shift. Sous type, vous sélectionnez la manière dont les coûts doivent être calculés, par heure ou par taux journalier. Si vous sélectionnez par taux journalier, un champ supplémentaire apparaît dans lequel vous pouvez saisir le nombre de heures maximum par jour, voir l'exemple ci-dessous. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans les articles correspondants.
Vous définissez ici le prix de la fonction de shift. Ce montant est utilisé dans nos modules supplémentaires comme montant de la facture dans la FACTURATION et coût de budget dans le calcul de la marge dans le module FINANCE.
Ici, vous sélectionnez le type de salaire, vous avez également le choix entre par heure ou par jour. Si vous sélectionnez par jour, vous pouvez à nouveau saisir un nombre d'heures maximum.
Saisissez ici le montant qui sera défini comme salaire pour cette fonction de shift.
Si vous utilisez une ou plusieurs commissions paritaires, vous pouvez également définir des salaires différents sur cette base (uniquement applicable pour la Belgique).
Dans ce champ, vous sélectionnez le type de contrat qui doit recevoir ce salaire.
Si vous sélectionnez cette icône, une fenêtre pop-up apparaît qui vous permet de définir des pourcentages par groupe d'âge pour calculer automatiquement le salaire de base.
Vous pouvez supprimer une ligne de salaire en utilisant l'icône poubelle.
Le signe plus vous permet d'ajouter différentes lignes de salaire pour une même fonction de shift. Par exemple, si vous souhaitez attribuer des salaires différents à des types de contrats différents.
Les fonctionnalités de la fonction de shift s'étendent également à mesure que vous activez d'autres de nos modules. Si vous utilisez notre lien Exact online ou Offix, vous disposez de deux onglets supplémentaires FACTURATION et EASYPAY. Nous vous recommandons de lire les articles correspondants pour en savoir plus sur les paramètres supplémentaires.
Gérer les fonctions de shift
Vous voulez gérer les fonctions de shift ; allez à la page générale des FONCTIONS DE SHIFT via les PARAMÈTRES.
Sur cette page, vous pouvez non seulement créer de nouvelles fonctions de shift, mais aussi exporter vos fonctions existantes et les importer à nouveau, les modifier et les supprimer.
Les fonctionnalités d'exportation et d'importation vous permettent de mettre à jour rapidement les salaires et les coûts de vos fonctions de shift, si une indexation est nécessaire.
Dès que vous sélectionnez EXPORTER LES FONCTIONS DE SHIFT, le générateur de documents d'exportation s'ouvre et vous pouvez sélectionner les informations que vous souhaitez exporter.
CrewTip ! Cependant, pour éviter toute perte de données, nous vous conseillons de sélectionner et d'exporter TOUS les champs et toutes les informations.
Vous ne pouvez exporter les informations que vers Excel et une fois que vous avez choisi de le faire, vous trouverez le document dans votre dossier de téléchargement.
Lorsque vous ouvrirez le fichier, vous remarquerez qu'une ligne différente est présente pour chaque type de contrat. Si aucune information n'est indiquée dans le champ Type de contrat de salaire, la valeur de salaire s'appliquera à tous les (autres) types de contrat. Dans CrewPlanner, cela correspond au type de contrat Général.
Notez que lorsque plusieurs lignes sont présentes pour la même fonction de shift, c'est-à-dire des lignes avec le même ID de fonction de travail, la valeur du coût doit être identique ! Sinon, la valeur de la dernière ligne écrasera la valeur connue.
Une fois que vous avez effectué les ajustements ou indexations nécessaires, vous êtes prêt à importer le fichier.
Sélectionnez IMPORTER LES FONCTIONS DE SHIFT et la page suivante s'ouvrira :
Pour importer un fichier, il suffit de le déposer sur TÉLÉCHARGER FICHIER EXCEL OU CSV ou de le sélectionner pour rechercher le fichier.
Une fois le fichier téléchargé, vous recevrez un rapport d'état des lignes qui ont été téléchargées avec succès. Si toutes les lignes ont été chargées correctement, vous verrez les informations (mises à jour) répertoriées sur la page FONCTIONS DE SHIFT.
Sur cette page, vous avez un aperçu de toutes vos fonctions de shift créées et de leurs paramètres.
Sous entreprise, vous pouvez voir si la fonction de shift peut être utilisée de manière générale ou seulement pour une entreprise spécifique.
Sous le nom se trouve la liste des fonctions de shift que vous avez créées.
Sous salaire horaire, vous trouverez selon vos paramètres, la commission paritaire, le salaire et éventuellement le type de contrat.
Dans la colonne taux horaire, vous verrez le taux que vous avez affecté à cette fonction de shift.
Modifier les fonctions de shift
À droite de la fonction de shift, vous verrez l'icône du crayon qui vous permet de consulter ou de modifier la fonction de shift.
En sélectionnant cette icône, vous reviendrez à la page des fonctions de shift, où vous trouverez les mêmes informations que celles abordées précédemment lors de la création d'une fonction de shift. Toutes les informations, à l'exception de l'entreprise ou le site pour laquelle la fonction de shift peut être utilisée, peuvent être modifiées.
Attention, les modifications des coûts et des salaires ne s'appliqueront automatiquement qu'aux projets futurs.
CrewTip! Si vous voulez changer l'entreprise ou le site, créez une nouvelle fonction de shift et supprimez la fonction incorrecte. Lisez ci-dessous pour plus d'informations et des conseils concernant la suppression d'une fonction de shift.
Supprimer les fonctions de shift
Si une fonction de shift n'est plus nécessaire, il suffit de la supprimer en sélectionnant l'icône poubelle sur le côté droit.
La fonction de shift est supprimée de façon permanente après avoir choisi de confirmer dans la fenêtre pop-up ci-dessous.
CrewTip! Nous vous recommandons de vous assurer que tous les projets pour lesquels vous utilisez cette fonction d'équipe sont terminés et facturés avant de supprimer une fonction d'équipe ! Vérifiez également d'abord si cette fonction de shift a été utilisée pour des projets en cours ou futurs, et apportez les modifications nécessaires avant de la supprimer.
Logique de la fonction de shift
Nous avons déjà mentionné brièvement le fonctionnement de la logique de CrewPlanner concernant les fonctions de shift, mais comme ces fonctions peuvent inclure des informations sur les coûts et les salaires, nous allons les expliquer plus en détail et fournir quelques exemples.
Les fonctions de shift générales sont disponibles pour toutes les entreprises ou tous les sites, sauf si des fonctions de shift spécifiques à une entreprise ou à un site ont été créées. Dès qu'une fonction de shift d'entreprise ou de site est créée, les fonctions de shift générales ne seront plus disponibles pour cette entreprise ou ce site.
Les fonctions de shift d'entreprise sont disponibles pour l'ensemble de l'entreprise, sauf si une fonction de shift de site a été créée pour un site spécifique. Dès qu'une fonction de shift de site est créée, les fonctions de shift d'entreprise ne seront plus disponibles pour ce site. Cependant, si cette entreprise possède d'autres sites pour lesquels aucune fonction de shift de site n'a été créée, les fonctions de shift d'entreprise resteront disponibles pour ces sites.
Par conséquent, pour déterminer quels paramètres de coûts ou de salaires sont appliqués, CrewPlanner vérifiera toujours en premier si des fonctions de shift spécifiques au site ont été définies et sont applicables. Ensuite, il vérifiera si des fonctions de shift d'entreprise sont présentes et applicables. Enfin, si aucune fonction de shift de site ou d'entreprise n'a été définie ou n'est applicable, les fonctions de shift générales s'appliqueront.
Pour des informations complètes concernant nos règles de salaire ou la logique de facturation, veuillez consulter les articles correspondants.
Exemples :
Entreprise A : n'a pas de sites et n'a pas de fonctions de shift d'entreprise
➡️ Toutes les fonctions de shift générales seront disponibles pour les managers et les managers d'entreprise.Entreprise B : n'a pas de sites mais a une fonction de shift d'entreprise
➡️ Seule cette fonction de shift d'entreprise sera disponible pour la planification, tant pour les managers que pour les managers d'entreprise.Entreprise C : n'a pas de fonctions de shift d'entreprise mais possède deux sites, Site 1 et Site 2. Site 1 a une fonction de shift spécifique au site et Site 2 n'en a pas.
➡️ Pour Site 1, les managers et les managers d'entreprise ne pourront utiliser que la fonction de shift spécifique au site. Pour Site 2, ils pourront utiliser les fonctions de shift générales.Entreprise D : a des fonctions de shift d'entreprise et possède deux sites, Site A et Site B. Site A a une fonction de shift spécifique au site et Site B n'en a pas.
➡️ Pour Site A, les managers et les managers d'entreprise ne pourront utiliser que la fonction de shift spécifique au site. Pour Site B, ils ne pourront utiliser que les fonctions de shift d'entreprise.
Nous espérons vous avoir aidé avec cet article !
Si vous avez encore des questions, jetez d'abord un coup d'œil à notre Crew Academy. Vous trouverez peut-être la réponse dans l'un de nos articles.