Introduction

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Nos Managers de Payroll reçoivent leur compte via leur fournisseur de paie qui est un client de CrewPlanner. Ce compte est, comme nous l'appelons, une version allégée des fonctionnalités d'un compte CrewPlanner standard.

Cette version légère est idéale pour un petit groupe d'employés flexibles qui doivent être inscrits, par exemple, des étudiants qui aident uniquement le week-end ou pendant les périodes de pointe. Le Manager Payroll dispose des fonctionnalités nécessaires pour gérer, planifier les employés et traiter leur prestations.

Les fonctionnalités disponibles sont les suivantes:

Le Manager de Payroll dispose d'un tableau de bord qui donne un aperçu du horaires de travail, l'agenda, les projets à venir et les projets à finir.

Le Manager de Payroll a la possibilité de configurer lui-même ce tableau de bord selon ses préférences. Ceci, en sélectionnant les trois points qui se trouvent sur chacun des modules du tableau de bord dans le coin supérieur droit.

Un champ apparaîtra alors vous demandant quelle action vous souhaitez effectuer.

Via l'agenda, le Manager de Payroll peut consulter un aperçu de tous les projets prévus. Dans cet aperçu, un planification peut être créé, filtré et les projets à venir peuvent être exportés. Lorsque vous consultez l'agenda, il s'ouvrira toujours dans la semaine en cours.

1. Filtres: trouvez facilement ce que vous recherchez en filtrant par employés, type de contrat, statut de la planification ou type. Ce dernier, type, vous permet également de rendre visible les horaires de travail dans l’agenda.

2. Calendrier: Ici, vous pouvez voir les jours du mois et vous pouvez sélectionner un jour, une semaine ou un mois. Vous verrez également les couleurs noir, vert, orange et rouge pour les jours. Ces couleurs indiquent l'état de votre planification.

3. Aperçu des projets: L'aperçu des projets est déterminée par la sélection dans l’agenda et les filtres. Si vous sélectionnez un jour, vous obtiendrez un aperçu des projets prévus ce jour-là. Si vous sélectionnez une semaine, vous obtiendrez logiquement un aperçu de tous les projets de cette semaine. Idem pour un mois. Si vous sélectionnez le mois entier, vous obtiendrez un aperçu de tous les projets déjà planifiés ce mois-ci. Les projets seront toujours présentés chronologiquement, que ce soit pour un aperçu d'une journée, d'une semaine ou d'un mois.

4. Projets au passé: Il existe une subdivision pour la sélection de la semaine et la sélection du mois. En haut de la page se trouvent tous les projets actuels et futurs de la période sélectionnée. Si vous avez encore besoin de terminer un projet, cela peut être reconnu par l'icône que vous trouverez dans le champ du projet.

Ce que vous trouverez également sur la page de l'agenda est le bouton d'action, que vous pouvez utiliser pour exporter les projets à venir.

Comme déjà mentionné, l'exportation des données dépend de la période et des filtres sélectionnés. Pour les projets inclus dans cette sélection, vous pouvez exporter les données que vous souhaitez voir listées vers Excel, CSV ou PDF. Vous pouvez indiquer les données souhaitées dans cette liste:

Vous pouvez sélectionner les informations que vous souhaitez exporter.

Un exemple de liste d'export:

L'export de l'aperçu du projet dépend également de la période sélectionnée et des filtres actifs. Vous pouvez exporter la vue d'ensemble des projets, pour lesquels les données que vous souhaitez voir répertoriées, au format PDF. Dans cette liste vous pouvez indiquer les données souhaitées:

Un exemple d'export de l'aperçu du projet:

Les payroll managers peuvent également créer et gérer des projets.

Vous pouvez ajouter un projet dans deux façons:

1. via le tableau de bord du module projets à venir

2. Ou via l’agenda, vous trouverez également ici un bouton “Ajouter un projet” en bas du calendrier:

Lorsque vous sélectionnez le bouton “Ajouter un projet” à l'un de ces endroits, vous va voir l'écran ci-dessous. Ici, vous pouvez commencer à créer un projet.

Une fois que vous avez créé un projet, vous le trouverez dans l’agenda et vous pouvez planifier immédiatement à partir de la page de l’agenda. Vous sélectionnez le champ avec la flèche du quart de travail que vous souhaitez programmer.

Vous verrez alors une nouvelle fenêtre sur le côté gauche de votre calendrier dans laquelle vous pourrez voir la disponibilité de vos employés. Il vous suffit de sélectionner le signe + après le nom de l'employé flexible pour le planifier.

Mais vous pouvez également sélectionner le projet et planifier les employés à partir de la page de détails du projet.

Vous sélectionnez les champs jaunes avec le signe + et vous verrez un champ sur votre gauche, tout comme dans l'agenda. Ensuite, vous commencez à planifier de la même manière.

Lorsque vous consultez un projet, vous verrez un certain nombre d'onglets et de boutons que vous pouvez utiliser pour démarrer.

Page de détail: ici vous pouvez voir tous les détails du projet.

Documents: si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un document et le partager avec les employés

Les Dimona: des employés planifiés

Contrats: des employés planifiés

2. Avec ces boutons, vous pouvez effectuer des actions

Lorsque vous utilisez la planification sur une base hebdomadaire, un horaire de travail est idéal. Pour être clair, les employés ne verront jamais les horaires de travail, seulement les jours en tant que projets individuels. Dans votre aperçu des projets dans l’agenda, les horaires de travail sous forme de projet apparaîtront également pour vous, si vous avez également sélectionné ce sous type.

Lorsque vous ouvrez la page des horaires de travail, 3 éléments se détachent:

Il y a 3 scénarios possibles pour un horaire de travail:

Comme mentionné ci-dessus, vous avez un bouton d'action en haut à droite. Pour créer un nouveau horaire de travail, sélectionnez ce bouton.

Sélectionnez ensuite “créer un horaire de travail” et vous serez redirigé vers la page suivante.

Ici, vous entrez un nom pour le nouveau horaire de travail que vous êtes sur le point d'ajouter, par exemple “Horaire d'hiver”. Vous sélectionnez “créer un horaire de travail” pour continuer. Votre horaire de travail est maintenant prêt à être ajouté à la planification.

Pour créer une planification hebdomadaire, sélectionnez “ajouter une nouvelle semaine”. Vous remarquerez peut-être que la création d'un horaire de travail nécessite les mêmes étapes que pour un projet. Cependant, avec une grande différence: lors de la création d'un horaire de travail, vous sélectionnez également les jours où les quarts de travail sont requis.

Un exemple de ceci:

Deux quarts de travail tous les jours de 10 h 00 à 17 h 00 les mardi, jeudi et samedi. Après avoir sélectionné “créer une nouvelle semaine”, votre horaire de travail sera créé.

Si vous cliquez sur un jour de la semaine, comme dans l'exemple ci-dessous, vous serez redirigé vers ce jour dans l'horaire de travail:

Vous entrerez alors dans le projet et pourrez faire des ajustements à l'aide du crayon:

Vous pouvez ici de la même manière démarrer comme déjà expliqué lors de la création d'un projet.

Un horaire de travail est généralement uniforme tout au long de la semaine, mais il est bien sûr possible que certains jours nécessitent une dotation en personnel plus légère ou plus lourde. Vous pouvez effectuer ces ajustements après la création de votre horaire de travail.

Supposons que vous souhaitiez supprimer 1 quart de travail chaque mardi dans le horaire de travail ci-dessus, vous pouvez le faire comme suit:

En cliquant sur la poubelle en haut à droite d'un quart de travail, vous supprimez ce quart. Après avoir supprimé les quarts de travail, l'horaire de travail ressemblera à ceci:

Il est bien entendu également possible d'ajouter des quarts de travail. En continuant sur l'exemple ci-dessus, nous ajouterons un quart de travail supplémentaire jeudi. Vous pouvez ajouter un quart de travail comme suit:

Après avoir cliqué sur “Ajouter un quart de travail”, vous obtiendrez la pop-up suivante pour le jeudi:

À partir de cet aperçu, sélectionnez le moment, la fonction et attribuez immédiatement ce quart à un employé. Mais au cas où cela ne serait pas encore connu, reportez-vous au jour et ajoutez le quart en éditant le projet.

A titre d'exemple, nous sélectionnons Ilse qui est immédiatement programmée pour ce quart de travail.

Vous pouvez le faire en sélectionnant le crayon:

Nous continuons sur l'exemple ci-dessus et nous voulons adapter un quart le samedi. Lorsque vous cliquez sur le crayon du quart de travail que vous souhaitez adapter, cette pop-up apparaît:

Vous avez la possibilité d’adapter les heures du quart et / ou de la fonction, avec le résultat:

Une fois l'horaire de travail est prêt, vous pouvez planifier les employés. Remplir un quart de travail dans un horaire de travail est identique à remplir un quart de travail dans un projet. Dès que vous sélectionnez un quart de travail, les employés disponibles apparaîtront sur votre gauche, vous sélectionnez l'employé comme expliqué précédemment en sélectionnant le signe +.

Dès que les employés ont été planifiés, vous pouvez facilement voir si les Dimona (D) et les contrats © de ces employés sont en règle.

Les couleurs des cercles indiquent ce qui suit:

Dimona (BE)

Contrat

Si vous constatez que le Dimona ou le contrat n'a pas été traité correctement et que le quart de travail commencera dans un avenir prévisible, il est préférable de contacter immédiatement votre fournisseur de paie. Il s'agit de s'assurer qu'ils font un suivi et que l'employé est en ordre avant le début de son quart de travail.

Si vous souhaitez copier un horaire de travail, sélectionnez-le. Cela peut être fait avec ou sans les employés.

En cliquant sur la flèche à côté de dimanche, vous serez redirigé vers la semaine suivante. Si aucun horaire de travail n'existe encore, vous verrez l'écran suivant.

Vous pouvez choisir de créer une nouvelle semaine ou de copier un horaire de travail d'une semaine précédente. Si vous choisissez de copier une semaine, vous devrez sélectionner la semaine de votre choix.

Lorsque vous avez sélectionné la semaine, vous serez redirigé vers l'écran suivant. Ici, vous verrez un champ supplémentaire sous les jours de la semaine, avec lequel vous déterminez si vous copiez l'horaire de travail de la semaine précédente avec ou sans employés.

A titre d'exemple, nous copions la semaine avec les employés:

Enfin, vous verrez également le bouton d'action à côté de votre (vos) horaire(s) de travail. Vous pouvez l'utiliser pour exporter ou supprimer une semaine.

Sous DOCUMENTS, vous trouverez un aperçu de tous les documents téléchargés par les managers ou les employés. Vous pouvez utiliser les filtres ici pour trouver rapidement ce que vous recherchez.

Vous pouvez télécharger des fichiers en faisant glisser un fichier de votre ordinateur dans la case en haut de la page des documents:

Vous avez également la possibilité de cliquer sur cette case puis de parcourir vos fichiers sur votre ordinateur.

Après avoir sélectionné le document requis, vous avez la possibilité de modifier le nom, d'attribuer un type et de l'attribuer à vous-même ou à un employé.

Après avoir sélectionné “traiter”, votre document est enregistré. Vous avez alors toujours la possibilité de le télécharger ou de le supprimer à nouveau.

Vous trouverez également dans la barre de navigation sur votre gauche une partie de l'administration. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous verrez 3 parties: les factures, les enregistrements de temps et les rapports.

Vous trouverez ici les factures qui ont été établies pour vous, après vous avez approuvé les heures de la semaine précédente.

Ici, vous pouvez consulter l'état du paiement et la facture elle-même, mais vous avez également la possibilité de télécharger la facture sous forme de fichier PDF. Si vous souhaitez une spécification de la facture, veuillez la consulter en sélectionnant l'icône en forme d'œil.

Il est important que votre fournisseur de paie reçoive les heures travaillées de votre part le plus tôt possible. De cette façon, ils peuvent assurer un paiement correct aux employés chaque semaine. CrewPlanner indiquera toujours les projets pour lesquels vous devez encore approuver l'encodage des heures.

Pour approuver un encodage des heures, sélectionnez un jour dans cet aperçu, une fenêtre contextuelle apparaîtra dans laquelle vous pouvez apporter des modifications.

Vous avez alors le choix de sauvegarder ou de compléter cette inscription de temps.

Si vous êtes plutôt en faveur de l'approche consistant à consulter plusieurs feuilles de temps et à enregistrer les modifications, utilisez les flèches en haut à gauche pour faire défiler. Bien sûr vous sélectionnez le bouton “enregistrer” si vous avez effectué des modifications.

Ensuite, vous pouvez sélectionner une ou toutes les encodages à compléter. En bas à droite, vous trouverez le bouton “finaliser”.

Ou préférez-vous une approche dans laquelle vous affichez les encodages des heures un par un, apportez des modifications si nécessaire et terminez un projet avant de passer au projet suivant. Le choix vous appartient.

Une fois que toutes les encodages ont été approuvées, CrewPlanner vous donnera un aperçu de ces prestations et la question si la facture pour ces prestations peut être traitée.

Après avoir sélectionné “traiter la facture”, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de le confirmer.

Après cela, votre fournisseur de paie traitera votre facture. Il est donc important d'être très attentif lors de l'approbation des horaires.

Tous les projets terminés sont une énorme source d'informations utiles. D'une part, ces informations sont utiles pour évaluer vos projets et, d'autre part, ces informations constituent une base riche pour rendre les projets futurs encore plus efficaces et meilleurs.

Cette page comporte deux éléments principaux. Consulter les informations à l'aide des filtres et des champs et exporter ces informations dans un format éditable ou prêt à l'emploi.

La page Employés vous offre un aperçu des employés qui font partie de votre equipe. Vous pouvez facilement inviter ou ajouter des employés manuellement.

Si vous souhaitez ajouter un employé manuellement, sélectionnez ce bouton en haut à gauche de cette page. Vous serez alors dirigé vers le processus d'inscription.

Vous remplissez tous les champs nécessaires sur chaque onglet puis sélectionnez “ajouter un employé”. Votre fournisseur de paie doit à son tour approuver ce nouvel employé.

Si vous préférez que l'employé remplisse lui-même toutes ses coordonnées, vous pouvez choisir d'inviter l'employé. Il existe 3 options pour cela.

1. Envoyer une invitation: il vous suffit de saisir le prénom, le nom, l'adresse e-mail et la langue de l'employé. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter plusieurs employés de cette manière en même temps.

2. Vous pouvez télécharger un document Excel dans lequel toutes les données des employés ont été saisies. Faites attention! Sur cette page, vous trouverez une explication sur la façon de commencer.

3. Vous utilisez le formulaire d'inscription. Avec cette option, vous créez un lien que vous pouvez partager avec les employés. Lorsque ce lien est utilisé, les employés entrent automatiquement dans le processus d'inscription de votre environnement de paie.

Ici, vous avez la possibilité de déterminer vos paramètres pour votre environnement de paie. Sur la page “général”, vous trouverez des informations sur votre entreprise et les données associées.

Sous “attributs”, vous trouverez les vêtements, fournitures et formules prescrits que vous avez saisis dans les projets ou les horaires de travail lors de la planification.

Avec les fonctions du quart de travail, vous trouverez les fonctions de quart définies pour vous et les salaires associés, définis pour les différents types de contrat. Vous n'avez pas la possibilité de l'ajuster. Si un changement ou un ajout est nécessaire, veuillez contacter votre fournisseur de paie.

Enfin, vous avez également un aperçu des accords relatifs à la facturation des heures travaillées.

Nous espérons vous avoir aidé avec cet article !

Si vous avez encore des questions, jetez d'abord un coup d'œil à notre Crew Academy. Vous trouverez peut-être la réponse dans l'un de nos articles.