Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Der Name, den Sie einer Schicht geben, wird in CrewPlanner gespeichert und wenn Sie die erforderlichen Berechtigungen haben, finden Sie eine Übersicht darüber unter SCHICHT-FUNKTIONEN in EINSTELLUNGEN. Um Löhne und Kosten zu verwalten, haben Sie hier die Möglichkeit, eine Reihe von Einstellungen vorzunehmen, damit Sie Projekte schneller und effizienter erstellen können. Wir möchten Ihnen in diesem Artikel erklären, wie Sie mit Schicht-Funktionen arbeiten können.
Wenn eine der in diesem Artikel beschriebenen Optionen für Sie nicht sichtbar oder verfügbar ist, überprüfen Sie bitte, ob die erforderliche Berechtigung in Ihrem Profil aktiviert ist, oder wenden Sie sich an Ihren Teammanager, um dies zu tun.
Schicht-Funktionen erstellen
In CrewPlanner können Sie eine Schicht-Funktion an vier Stellen erstellen.
1. Wenn Sie ein neues Projekt erstellen:
Hier unter Crew hinzufügen haben Sie das Feld Berufsbezeichnung, wo Sie eine bestehende Schicht-Funktion auswählen oder eine neue erstellen können. Lesen Sie hier mehr über die Erstellung eines Projekts.
Wenn Sie auf diese Weise eine neue Schicht-Funktion erstellen, können Sie hier jedoch keine weiteren Informationen hinzufügen. Sie können Ihre Schicht-Funktionen weiterhin unter SCHICHT-FUNKTIONEN in EINSTELLUNGEN verwalten, wie später beschrieben.
CrewTip! Schicht-Funktionen, die Sie hier erstellen, sind immer allgemein. Lesen Sie weiter, um betriebs-oder standortspezifische-Schicht-Funktionen zu erstellen.
2. Über das Betriebsblatt
Auf dem Tab SCHICHT-FUNKTIONEN im Betriebsblatt haben Sie die Möglichkeit, Betriebs-Schicht-Funktionen zu erstellen oder, falls bereits erstellt, diese hier zu verwalten. Achtung: Sobald eine Betriebs-Schicht-Funktion erstellt wird, stehen die allgemeinen Schicht-Funktionen für diesem Betrieb nicht mehr zur Verfügung.
CrewTip! Bevor Sie eine Betriebs-Schicht-Funktion erstellen, stellen Sie sicher, dass alle vergangenen Projekte für dieses Betrieb abgeschlossen und fakturiert wurden, da die allgemeinen Schicht-Funktionen nicht mehr verfügbar sein werden. Achten Sie außerdem darauf, dass die Schicht-Funktionen für alle bestehenden zukünftigen Projekte dieses Betriebs auf Betriebs-Schicht-Funktionen aktualisiert werden, indem Sie das Projekt bearbeiten und die neuen verfügbaren Schicht-Funktionen auswählen.
Wenn Sie FUNKTION ERSTELLEN wählen, gelangen Sie auf die Seite mit den allgemeinen Schicht-Funktionen, wo Sie die Betriebs-Schicht-Funktion erstellen können. Wir werden gleich besprechen, wie Sie dies tun können.
CrewTip! Beachten, Sie können aber auch nur den Stundenpreis einer allgemeinen Schicht-Funktion für ein bestimmtes Betrieb über den Tab FINANZEN in dessen Betriebsblatt ändern. Wenn Sie also nur den Stundenpreis ändern wollen, müssen Sie keine Betriebs-Schicht-Funktionen anlegen.
3. Über das Standortblatt:
Ähnlich wie bei der Erstellung von Schicht-Funktionen für Betriebe können Sie Schicht-Funktionen in einer Standortblatt erstellen, die nur für diesen Standort verfügbar sind. Achtung: Sobald eine Standort-Schicht-Funktion erstellt wird, stehen die Betriebs- oder allgemeinen Schicht-Funktionen für diesen Standort nicht mehr zur Verfügung.
CrewTip! Bevor Sie eine Standort-Schicht-Funktion erstellen, stellen Sie sicher, dass alle vergangenen Projekte für diesen Standort abgeschlossen und fakturiert wurden, da die Betriebs- oder allgemeinen Schicht-Funktionen nicht mehr verfügbar sein werden. Achten Sie außerdem darauf, dass die Schicht-Funktionen für alle bestehenden zukünftigen Projekte dieses Standorts auf Standort-Schicht-Funktionen aktualisiert werden, indem Sie das Projekt bearbeiten und die neuen verfügbaren Schicht-Funktionen auswählen.
Wählen Sie FUNKTION ERSTELLEN, und Sie werden erneut zur Seite der allgemeinen Schicht-Funktionen weitergeleitet, wo Sie Ihre Standort-Schicht-Funktion erstellen können.
4. Auf der allgemeinen Schicht-Funktionen-Seite:
Sie finden die Seite der allgemeinen Schicht-Funktionen, indem Sie zu EINSTELLUNGEN navigieren und im Einstellungsmenü SCHICHT-FUNKTIONEN auswählen.
Auf dieser Seite können Sie neue Schicht-Funktionen erstellen, die entweder für die allgemeine Verwendung oder für einen bestimmten Betrieb oder Standort bestimmt sind. Zusätzlich können Sie Kosten- und Lohninformationen hinzufügen.
Um mit der Erstellung einer neuen Funktion zu beginnen, wählen Sie FUNKTION ERSTELLEN oben auf der Seite aus, und es wird folgendes Formular geöffnet:
CrewTip! Sie müssen nicht alle Daten ausfüllen, nur den Namen. Wenn Sie Felder leer lassen, werden diese aus Ihren Standardaufbaueinstellungen übernommen.
Hier legen Sie fest, ob diese Funktion Allgemein oder für ein bestimmtes Betrieb gelten soll. Wenn Sie Allgemein wählen, kann die Funktion zur Erstellung der Planung für alle Betriebe verwendet werden, die keine Betriebs-Schicht-Funktionen haben.
Wenn ein Betrieb ausgewählt wird, der Standorte hat, erscheint ein zusätzliches Feld, in dem Sie einen Standort auswählen können. Hinweis: Wählen Sie einen Standort nur aus, wenn Sie eine Schicht-Funktion ausschließlich für diesen Standort erstellen möchten. Treffen Sie keine Auswahl, wenn Sie eine Betriebs-Schicht-Funktion erstellen möchten.
CrewTip! Wenn Sie eine oder mehrere Schicht-Funktionen für einen Betrieb oder einen Standort erstellen, sind nur diese Funktionen für diesen Betrieb oder diesen Standort verfügbar. Hinweis: Das bedeutet auch, dass der Betrieb oder der Standort selbst über sein Kundenportal nur die Funktionen zur Verfügung hat, die für ihn erstellt wurden.
Wenn Sie jedoch nur den Stundensatz für einen bestimmten Betrieb oder Standort ändern möchten, navigieren Sie zum Tab FINANZEN in das Betriebs- oder Standortblatt und vermerken Sie die Abweichung dort.
Name: Hier geben Sie den Namen Ihrer neuen Schicht-Funktion ein.
Farbe: Sie haben die Möglichkeit, jeder Schicht-Funktion eine Farbe zuzuweisen.
Kostentyp: Diese Felder sind nur sichtbar, wenn unser Rechnungsstellungs-Modul in Ihrer Lizenz aktiviert ist oder Sie eine Integration mit einem Rechnungsstellungspartner haben. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihrer Schicht-Funktion Kosten zuzuordnen. Unter Typ wählen Sie aus, wie die Kosten berechnet werden sollen, stündlich oder Tagesrate. Wenn Sie Tagesrate wählen, erscheint ein zusätzliches Feld, in das Sie die maximale Anzahl der Stunden pro Tag eingeben können, siehe das Beispiel unten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den entsprechenden Artikeln.
Hier legen Sie den Kostpreis der Schicht-Funktion fest. Dieser Betrag wird in unseren Zusatzmodulen als Rechnungsbetrag in der RECHNUNGSTELLUNG und als Budgetkosten in der Margenberechnung im Modul FINANZEN verwendet.
Hier wählen Sie den Lohntyp aus, Sie haben auch die Wahl zwischen stündlich oder täglich. Wenn Sie täglich wählen, können Sie wieder eine maximale Anzahl von Stunden eingeben.
Hier geben Sie den Betrag ein, der als Lohn für diese Schicht-Funktion festgelegt werden soll.
Wenn Sie einen oder mehrere Paritätische Kommissionen verwenden, können Sie auch unterschiedliche Löhne festlegen (gilt nur für Belgien).
In diesem Feld wählen Sie die Vertragstyp, der diesen Lohn erhalten soll.
Wenn Sie dieses Symbol wählen, erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie Prozentsätze pro Altersgruppe festlegen können, um den Grundlohn automatisch zu berechnen.
Sie können eine Lohnzeile löschen, indem Sie das Mülleimersymbol verwenden.
Mit dem Pluszeichen können Sie verschiedene Lohnzeilen für eine Schicht-Funktion hinzufügen. Zum Beispiel, wenn Sie verschiedenen Vertragstypen unterschiedliche Löhne zuweisen möchten.
Die Funktionen der Schicht-Funktion erweitern sich auch, wenn Sie mehr unserer Module aktivieren. Wenn Sie unseren Exact Online-Link oder Offix verwenden, haben Sie zwei zusätzliche Tabs RECHNUNGSSTELLUNG und EASYPAY. Wir empfehlen Ihnen, die entsprechenden Artikel zu lesen, um mehr über die zusätzlichen Einstellungen zu erfahren.
Schicht-Funktionen verwalten
Möchten Sie Ihre Schicht-Funktionen verwalten; gehen Sie dann über die EINSTELLUNGEN auf die allgemeine SCHICHT-FUNKTION-Seite.
Auf dieser Seite können Sie nicht nur neue Schicht-Funktionen erstellen, sondern auch Ihre vorhandenen Funktionen exportieren und wieder importieren, ändern und löschen.
Mit den Export- und Importfunktionen können Sie die Löhne und Kosten Ihrer Schichtfunktionen schnell aktualisieren, wenn eine Indexierung erforderlich ist.
Sobald Sie SCHICHT-FUNKTIONEN EXPORTIEREN auswählen, öffnet sich der Export Dokument Generator und Sie können die Informationen auswählen, die Sie exportieren möchten.
CrewTip! Um einen möglichen Datenverlust zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen jedoch, ALLE Felder und Informationen auszuwählen und zu exportieren.
Sie können die Informationen nur nach Excel exportieren. Sobald Sie dies ausgewählt haben, finden Sie die Datei in Ihrem Download-Ordner.
Wenn Sie die Datei öffnen, werden Sie feststellen, dass für jeden Vertragstyp eine eigene Zeile vorhanden ist. Wenn im Feld Lohnvertragstyp keine Informationen aufgeführt sind, gilt der Lohnwert für alle (verbleibenden) Vertragstypen. In CrewPlanner entspricht dies dem Vertragstyp Allgemein.
Beachten Sie, dass bei mehreren Zeilen für dieselbe Schicht-Funktion, d. h. Zeilen mit derselben Job-Funktions-ID, der Kostenwert derselbe Betrag sein muss! Ist dies nicht der Fall, überschreibt der Wert der letzten Zeile den bekannten Wert.
Sobald Sie die erforderlichen Anpassungen oder Indexierungen vorgenommen haben, können Sie die Datei importieren.
Wählen Sie SCHICHT-FUNKTIONEN IMPORTIEREN aus, um die folgende Seite zu öffnen:
Um eine Datei zu importieren, ziehen Sie sie einfach auf EXCEL- ODER CSV-DATEI HOCHLADEN oder wählen Sie sie aus, um nach der Datei zu suchen.
Nach dem Hochladen der Datei erhalten Sie einen Statusbericht über die erfolgreich hochgeladenen Zeilen. Wenn alle Zeilen korrekt geladen wurden, werden die (aktualisierten) Informationen auf der Seite SCHICHTFUNKTIONEN angezeigt.
Auf dieser Seite haben Sie einen Überblick über alle von Ihnen erstellten Schicht-Funktionen und deren Einstellungen.
Unter Betrieb können Sie sehen, ob die Schicht-Funktion allgemein oder nur für einen bestimmten Betrieb verwendet werden kann.
Unter Name finden Sie die Liste der von Ihnen erstellten Schicht-Funktionen.
Unter Stundenlohn finden Sie abhängig von Ihren Einstellungen, die Paritätische Kommission, den Lohn und eventuell die Vertragstyp.
In der Spalte Stundensatz wird der Satz angezeigt, den Sie dieser Schichtfunktion zugewiesen haben.
Shift Funktionen ändern
Rechts neben der Schicht-Funktion sehen Sie das Bleistiftsymbol, mit dem Sie die Schicht-Funktion abfragen oder ändern können.
Wenn Sie dieses Symbol anklicken, gelangen Sie zurück zur Shift-Seite, auf der Sie die gleichen Informationen finden, die Sie bereits bei der Erstellung einer Schicht-Funktion besprochen haben. Alle Informationen außer den Betrieb oder Standorte, für die die Schicht-Funktion verwendet werden kann, können geändert werden. Hinweis: Änderungen an Kosten und Löhnen werden automatisch nur auf zukünftige Projekte angewendet.
CrewTip! Wenn Sie dennoch den Betrieb oder Standort ändern möchten, ist es am besten, eine neue Schicht-Funktion zu erstellen und die falsche zu löschen. Lesen Sie unten weitere Informationen und Tipps zum Löschen einer Schicht-Funktion.
Schicht-Funktionen löschen
Wenn Sie eine Schicht-Funktion nicht mehr benötigen, löschen Sie sie einfach, indem Sie das Mülleimer-Symbol auf der rechten Seite auswählen.
Die Schicht-Funktion wird dauerhaft gelöscht, nachdem Sie im Popup-Fenster unten bestätigen gewählt haben.
CrewTip! Wir empfehlen Ihnen, sicherzustellen, dass alle Projekte, für die Sie diese Schicht-Funktion verwenden, abgeschlossen und fakturiert sind, bevor Sie eine Schicht-Funktion löschen! Überprüfen Sie außerdem zunächst, ob diese Schicht-Funktion für aktuelle oder zukünftige Projekte verwendet wurde, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, bevor Sie sie löschen.
Schicht-Funktionen-Logik
Wir haben bereits kurz erwähnt, wie die CrewPlanner-Logik in Bezug auf Schicht-Funktionen funktioniert. Da Schicht-Funktionen jedoch sowohl Kosten- als auch Lohninformationen enthalten können, werden wir dies hier ausführlicher erklären und einige Beispiele geben.
Allgemeine Schicht-Funktionen stehen für jeden Betrieb oder Standort zur Verfügung, es sei denn, Betriebs-Schicht-Funktionen oder Standort-Schicht-Funktionen wurden erstellt. Sobald eine dieser spezifischen Funktionen erstellt wird, stehen die allgemeinen Schicht-Funktionen für diesen Betrieb oder Standort nicht mehr zur Verfügung.
Betriebs-Schicht-Funktionen stehen für den gesamten Betrieb zur Verfügung, es sei denn, eine Standort-Schicht-Funktion wurde für einen bestimmten Standort erstellt. Sobald eine Standort-Schicht-Funktion erstellt wird, stehen die Betriebs-Schicht-Funktionen für diesen Standort nicht mehr zur Verfügung. Wenn der Betrieb jedoch andere Standorte hat, für die keine Standort-Schicht-Funktionen erstellt wurden, bleiben die Betriebs-Schicht-Funktionen für diese Standorte weiterhin verfügbar.
Daher überprüft CrewPlanner zur Bestimmung, welche Kosten- oder Lohneinstellungen angewendet werden, immer zuerst, ob Standort-Schicht-Funktionen eingerichtet und anwendbar sind. Als Nächstes wird geprüft, ob Betriebs-Schicht-Funktionen vorhanden und anwendbar sind. Schließlich, wenn weder Standort- noch Betriebs-Schicht-Funktionen eingerichtet oder anwendbar sind, werden die allgemeinen Schicht-Funktionen angewendet.
Für vollständige Informationen zu unseren Lohnregeln oder zur Rechnungstellungslogik konsultieren Sie bitte die entsprechenden Artikel.
Beispiele:
Unternehmen A hat keine Standorte und keine Betriebs-Schicht-Funktionen
➡️ Alle allgemeinen Schicht-Funktionen stehen sowohl Managern als auch Betriebsmanagern zur Verfügung.Unternehmen B hat keine Standorte, aber eine Betriebs-Schicht-Funktion
➡️ Nur diese Betriebs-Schicht-Funktion ist für die Planung sowohl für Manager als auch für Betriebsmanager verfügbar.Unternehmen C hat keine Betriebs-Schicht-Funktionen, aber zwei Standorte, Standort 1 und Standort 2. Standort 1 hat eine Standort-Schicht-Funktion, Standort 2 hat keine.
➡️ Für Standort 1 können sowohl Manager als auch Betriebsmanager nur die Standort-Schicht-Funktion nutzen. Für Standort 2 stehen sowohl Managern als auch Betriebsmanagern die allgemeinen Schicht-Funktionen zur Verfügung.Unternehmen D hat Betriebs-Schicht-Funktionen und zwei Standorte, Standort A und Standort B. Standort A hat eine Standort-Schicht-Funktion, Standort B hat keine.
➡️ Für Standort A können sowohl Manager als auch Betriebsmanager nur die Standort-Schicht-Funktion nutzen. Für Standort B können sowohl Manager als auch Betriebsmanager nur die Betriebs-Schicht-Funktionen nutzen.
Hoffentlich haben wir Ihnen mit diesem Artikel geholfen!
Wenn Sie noch Fragen haben, werfen Sie zunächst einen Blick in unsere Crew Academy. Hier finden Sie vielleicht die Antwort in einem unserer Artikel.