Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Mit unserem Rechnungsstellungs-Modul können Sie automatisch Konzeptrechnungen und Spezifikationen in CrewPlanner erstellen.
Das Rechnungstellungsmodul ist für unsere Classic- und Pro-Kunden verfügbar und kann auf der Seite AUFBAU in den EINSTELLUNGEN durch Auswahl von JA für die Rechnungstellungsfunktion aktiviert werden und gespeichert werden.
Sobald das Rechnungsstellungs-Modul aktiviert ist, können Sie CrewPlanner auch mit einem unserer Rechnungsstellungspartner wie Exact Online, Xero oder Odoo integrieren, oder Sie können das Modul ohne Integration verwenden. Weitere Informationen zum Herstellen dieser Verknüpfungen und zum Festlegen der allgemeinen Einstellungen, wie das Erstellen und Verknüpfen Ihrer Artikel, finden Sie in den entsprechenden Support-Artikeln.
In diesem Artikel besprechen wir die allgemeinen Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten des Rechnungsstellungs-Moduls und gehen kurz auf die verschiedenen Verbindungen ein, die Sie mit einem möglichen Rechnungspartner herstellen können..
Allgemeine Rechnungsstellungsregeln einrichten
Lesen Sie die entsprechenden Support-Artikel, um Ihre Artikel und Kontenpläne einzurichten und zu verknüpfen. Anschließend können wir mit der Einrichtung der allgemeinen Rechnungsstellungsregeln fortfahren. Sobald das Rechnungsstellungs-Modul für Ihre Umgebung aktiviert wurde, können Sie die allgemeinen Rechnungsstellungsregeln einrichten.
Stellen Sie unter RECHNUNGSSTELLUNG in den EINSTELLUNGEN auf dem Tab GENERAL die Standardrechnungstellungsregeln ein, und zwar für Arbeitsstunden, Reisekosten und berechenbare Regeln.
CrewTip! Wenn Sie den Cursor auf das Fragezeichen neben den Namen bewegen, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie Informationen über die Funktionsweise dieses Feldes finden.
Arbeitsstunden
Sie können die folgenden Felder als Rechnungsstellungsregeln für die Anrechnung oder Nichtanrechnung von Überstunden und Prämien festlegen.
1. Wenn Sie sich in Belgien befinden, sehen Sie hier mehrere Tabs mit einer Reihe von Paritätischen Kommissionen. Hier erscheinen nur die Paritätischen Kommissionen, die Sie entsprechend Ihrer Planung benötigen. Auf dem Tab STANDARD geben Sie Ihre Grundregeln für die Rechnungsstellung ein. Wenn die Regeln für einen bestimmten Paritätischen Kommission von den Grundregeln abweichen, legen Sie sie auf dem Tab für diese Kommission fest. Diese setzen dann die Standardregeln außer Kraft.
2. Überstunden am Tag: Hier legen Sie fest, ob Sie Überstunden unterschiedlich berechnen und ab wie vielen Arbeitsstunden Überstunden berechnet werden. Mit der Mindeststundenzahl legen Sie fest, nach wie vielen Arbeitsstunden an einem Tag eine Überstunde verrechnet werden soll, und mit dem Multiplikator und dem Wert legen Sie fest, wie viel.
Beispiel:
Stellen Sie sich vor, der Stundensatz beträgt 10 €/Stunde, an einem Tag werden 12 Stunden geleistet, und es gilt eine Mindestschwelle von 10 Stunden bei einem festen Satz von 50 %. In der Rechnung wird dann Folgendes ausgewiesen:
12 x €10 = €120
2x €5 (50%) = €10
Gesamt = €130
3. Überstunden pro Woche: Ähnlich wie bei den Überstunden am Tag legen Sie hier fest, ob Sie Überstunden auch wöchentlich (Mo-So) berechnen und ab wann. Mit der Mindeststundenzahl legen Sie fest, ab wie vielen geleisteten Stunden in einer Woche Überstunden verrechnet werden sollen. Wie viel Sie berechnen, wird durch den Multiplikator und den Wert festgelegt.
Beispiel:
Stellen Sie sich vor, der Stundensatz beträgt 10 €/Stunde, in einer Woche werden 50 Stunden geleistet, und es gilt eine Mindestschwelle von 40 Stunden bei einem festen Satz von 50 %. In der Rechnung wird dann Folgendes ausgewiesen:
50 x €10= €500
10 x €5(50%) = €50
Gesamt = €550
4. Samstagsprämie: Hier legen Sie fest, ob Sie eine Prämie für Samstagsarbeit gewähren wollen und für wie viele Stunden. Anders als bei der Mindeststundenzahl funktioniert diese Logik in umgekehrter Richtung. Hier verwenden Sie den Schwellenwert für die Höchststundenzahl, um die Obergrenze festzulegen, ab der die Samstag Prämie in Rechnung gestellt werden soll.
Beispiel:
Stellen Sie sich vor, der Stundensatz beträgt 10 €/Stunde, es werden 10 Stunden an einem Samstag geleistet und es gilt eine Höchstgrenze von 5 Stunden bei einem festen Satz von 100 %. In der Rechnung wird dann Folgendes ausgewiesen:
10 x €10 = €100
5 x €10(100%) = €50
Gesamt = €150
5. Sonntagsprämie: Wie bei der Samstagsprämie legen Sie hier fest, ob Sie eine Sonntagsprämie gewähren wollen und für wie viele Stunden. Mit dem Schwellenwert für die Höchststundenzahl legen Sie fest, für wie viele geleistete Arbeitsstunden der Sonntagsprämie berechnet werden soll und für wie viele.
Beispiel:
Stellen Sie sich vor, der Stundensatz beträgt 10 €/Stunde, es werden 10 Stunden an einem Sonntag geleistet und es gilt eine Höchstgrenze von 5 Stunden bei einem festen Satz von 150 %. In der Rechnung wird dann Folgendes ausgewiesen:
10 x €10= €100
5 x €15(150%) = €75
Gesamt = €175
6. Feiertagsprämie: Sie können auch eine Prämie für an einem Feiertag geleistete Arbeitsstunden gewähren. Hier verwenden Sie den Schwellenwert für die Höchststundenzahl, um wiederum die Obergrenze festzulegen, für wie viele geleistete Arbeitsstunden die Feiertagsprämie berechnet werden soll und in welcher Höhe.
Beispiel:
Stellen Sie sich vor, der Stundensatz beträgt 10 €/Stunde, es werden 10 Stunden an einem Feiertag geleistet und es gilt eine Höchstgrenze von 5 Stunden bei einem festen Satz von 50 %. In der Rechnung wird dann Folgendes ausgewiesen:
10 x €10= €100
5 x €5(50%) = €25
Gesamt = €125
7. Nachtstundenprämie: Schließlich können Sie hier einstellen, ob Sie eine Nachtstundenprämie berechnen möchten. Sie bestimmen, zwischen welchen Stunden und in welcher Höhe die Nachtstundenprämie angewendet werden soll.
Beispiel:
Stellen Sie sich vor, der Stundensatz beträgt 10 €/Stunde, es werden 10 Stunden von 17:00 Uhr abends bis 03:00 Uhr morgens geleistet und wir setzen 22:00-06:00 Uhr als Nachtstundenprämie zu einem festen Satz von 50 % an. In der Rechnung wird dann Folgendes ausgewiesen:
10 x €10= €100
5(22:00-03:00) x €5(50%) = €25
Gesamt = €125
Rechnungsbeispiel in CrewPlanner mit Überstunden am Tag
Reisekosten
Es gibt 4 Standardoptionen, mit denen Sie Reisekosten abrechnen können. Diese wird immer von der Mitarbeiteradresse bis zur Projektadresse berechnet.
1. Pro Kilometer: Hier können Sie einen Mindestkilometerpreis für eines Ihrer verbundenen Transport Artikel festlegen. Hier gilt die Regel, dass, wenn ein Mindestbetrag festgelegt ist, dieser berechnet wird, wenn die tatsächlichen Kilometerkosten niedriger sind.
Hier geben Sie einen Mindestbetrag ein, der berechnet werden soll. In diesem Beispiel werden immer €5 berechnet, es sei denn, die berechnete Anzahl der gefahrenen Kilometer ist größer als €5. Also zum Beispiel 55 Kilometer zu 0,15 = €8,25.
Hier wählen Sie den Artikel aus Ihrem Buchhaltungsprogramm aus
Hier geben Sie den Wert ein, bis zu dem die Regel auf Basis der Entfernung berechnet werden soll.
2. Pro Person: Hier wählen Sie den Posten aus, der pro arbeitende Person auf der Rechnung berechnet werden soll.
Hier wählen Sie den Artikel aus Ihrem Buchhaltungsprogramm aus
Hier geben Sie den Wert ein, mit dem die Leitung pro Person belastet werden soll.
Beispiel: Sie rechnen eine Reisekostenpauschale von 20 € pro Mitarbeiter an.
3. Pro Auto: Hier wählen Sie den Posten aus, der pro Auto auf der Rechnung berechnet werden soll. Dabei gehen wir davon aus, dass sich maximal 5 Personen in einem Auto befinden und dass diese Mitarbeiter alle gleichzeitig starten. Wenn mehr als 5 Personen an einem Projekt beteiligt waren oder die Mitarbeiter zu einer anderen Uhrzeit angefangen haben, werden mehrere Autos berechnet.
Hier wählen Sie den Artikel aus Ihrem Buchhaltungsprogramm aus
Hier geben Sie den Wert ein, auf den die Regel pro Auto berechnet werden soll.
Beispiele:
Wenn nur 4 Personen beschäftigt werden, die alle zur gleichen Zeit anfangen, werden 25 € berechnet.
Wenn die Schichten von 7 Mitarbeitern um 9 Uhr und von 3 Mitarbeitern um 10 Uhr beginnen, werden 75 € für 3 Autos berechnet.
4. Pro Mitarbeiter nach Entfernung: Wenn Sie Kilometerpreise auf der Grundlage der mindestens gefahrenen Entfernung verwenden. Sie können dies zum Beispiel verwenden, wenn Sie einen Standardbetrag in Tranchen (10, 20, 30 km) der Entfernung berechnen.
Geben Sie die Mindestentfernung ein, die der Arbeitnehmer zurücklegen muss
Wählen Sie hier die Position aus Ihrem Buchhaltungsprogramm aus
Hier geben Sie den Wert ein, auf den die Regel aufgrund der in Tranchen zurückgelegten Strecke berechnet werden soll
Beispiel: 1 Mitarbeiter fährt 5 km zu einem Projekt, 1 Mitarbeiter 12 km und ein letzter 25 km. Folglich werden €5 + €10 + €15 = €30 berechnet.
Allgemein
Mit der Funktion EXTERNE AGENTUREN IN RECHNUNG STELLEN können Sie die Kosten von Mitarbeitern, die Sie für Ihr Projekt beschäftigt haben, über einen externen Anfrag ein- oder ausschließen.
Berechenbare Regeln
Hier legen Sie die Rechnungsstellungsregeln fest, die Sie nach dem von Ihnen gewählten Multiplikator abrechnen möchten.
Sie geben der berechenbaren Regel eine gut erkennbare Beschreibung.
Über den Multiplikator wählen Sie aus, auf welcher Basis Sie eine kalkulierbare Regel abrechnen wollen, z. B. pro Schicht oder pro Stunde.
Sie können einen Artikel mit Ihrer kalkulierbaren Regel verknüpfen, um ihn in Ihrer Buchhaltung zu verarbeiten.
Um den Preis für diese Regel festzulegen, geben Sie hier einen Betrag ein.
Falls erforderlich, können Sie unsere Koeffizientberechnung verwenden, bei der ein Koeffizient auf den Selbstkostenpreis angewendet wird.
Beispiel: Sie zahlen Ihren Mitarbeitern ein Bekleidungspauschale, aber Sie berechnen diese Kosten mal dem Koeffizienten 1,20 auf der Rechnung an Ihren Kunden.
CrewTip! Wenn Sie mit unserem Servicepartner Offix arbeiten, verwenden Sie berechenbare Regeln zur Berechnung Ihrer leistungen. Diese Regeln werden nur angewandt, wenn der Mitarbeiter diesen Posten tatsächlich über Offix bezahlt hat. Wenn Sie jedoch auch Mitarbeiter haben, deren Lohn nicht über Offix abgerechnet wird, Sie aber möchten, dass auch für sie bestimmte Posten fakturiert werden, dann verwenden Sie hier die allgemein gültigen berechenbaren Regeln, z.B. mit 'pro Schicht' als Multiplikator. Aktivieren Sie diese Regel(n)nach der Festlegung pro Betrieb über den Tab RECHNUNGSSTELLUNG im Betriebsblatt.
Dies waren die Schritte, die Sie für Ihre Standardeinstellungen ausführen müssen. In den folgenden Abschnitten sehen wir uns an, wie Sie Rechnungsstellungsregeln für Shift-Funktionen und Betriebe einrichten können, die Vorrang vor den Standardeinstellungen haben.
Rechnungsstellungsregeln für einen Betrieb einrichten
Sie werden feststellen, dass Sie nach der Aktivierung des Rechnungsstellungs-Moduls nun ein zusätzliches Tab RECHNUNGSSTELLUNG im Betriebsblatt haben.
Auf diesem Tab können Sie verschiedene Rechnungsstellungsregeln für einen Betrieb festlegen, die immer Vorrang vor den allgemeinen Rechnungsstellungsregeln haben. Mehr dazu in einem Moment.
Sie legen zunächst die Preisberechnung fest, d. h. wie die geleisteten Stunden berechnet werden sollen. Dies in dem Feld PREISBERECHNUNG:
Sie haben zwei Möglichkeiten, den Preis für die Rechnungsstellung zu berechnen:
Definierter Festpreis pro Stunde: Auf der Grundlage des eingestellten Rechnungsstellungspreises pro Stunde werden die Rechnungsstellungsregeln generiert.
Lohn mit Koeffizient: Der Lohn gemäß den Lohnregelneinstellungen wird mit einem von Ihnen festgelegten Koeffizienten belastet.
CrewTip! Beachten Sie, dass Sie Ihre bevorzugte Preisberechnung nur ändern können, solange für diese Betriebe keine Betriebs- oder Standort-Shift-Funktionen erstellt wurden und keine zukünftigen Projekte geplant sind. Falls Sie diese Einstellung ändern müssen, müssen Sie zunächst alle Betriebs- oder Standort-Shift-Funktionen sowie alle zukünftigen Projekte entfernen.
Danach können Sie abweichende Rechnungsstellungsregeln für einen Betrieb festlegen.
STANDARD: Wenn Sie diese Option wählen, wird die Standardeinstellung der Rechnungsstellungsregel beibehalten, es sei denn, sie wird durch eine auf JA oder NEIN eingestellte Shift-Funktion-Regel überschrieben.
NEIN: Wenn Sie für eine der Regeln "Nein" wählen, wird für dieses Betrieb keine Rechnungsstellungsregel angewendet. Es sei denn, Sie haben in den Einstellungen Ihrer Shift-Funktion eine andere Abrechnungsregel festgelegt.
JA: Wenn Sie "Ja" wählen, müssen Sie die Abweichungsregel auf dieselbe Weise festlegen, wie zuvor beschrieben. Diese Regel hat dann Vorrang vor den Standardregeln und den Rechnungsregeln des Paritätische Kommission, aber nicht vor den Rechnungsregeln einer Shift-Funktion.
Außerdem können Sie für jeden einzelnen Betrieb festlegen, ob die Kosten für eine externe Anfrage in Rechnung gestellt werden sollen oder nicht.
Rechnungsstellungsregeln für eine Shift-Funktion einrichten
Sie navigieren über EINSTELLUNGEN zu SHIFT-FUNKTIONEN und wählen hier eine Shift-Funktion aus, um sie zu bearbeiten oder neue hinzuzufügen. Nach der Aktivierung des Rechnungsstellungs-Moduls finden Sie hier nun den zusätzlichen Tab RECHNUNGSSTELLUNG. Hier können Sie die Rechnungsstellungsregeln der Shift-Funktion einstellen.
Wie bei den allgemeinen und betrieblichen Rechnungsstellungsregeln haben Sie auch hier die Möglichkeit, Regeln festzulegen.
Die Rechnungsstellungseinstellungen der Shift-Funktion bestimmen weitgehend, welche Rechnungsstellungsregel verwendet wird.
STANDARD: Hier werden alle Standardeinstellungen für die Rechnungsstellung beibehalten, d. h. die Einstellungen, die Sie auf der allgemeinen Ebene festgelegt haben, wie gerade beschrieben. Es sei denn, für einen bestimmten Betrieb andere Rechnungsstellungseinstellungen festgelegt worden sind, die in diesem Fall beibehalten werden.
NEIN: Wenn Sie für eine der Regeln "Nein" wählen, wird hier keine Rechnungsstellungsregel verwendet, auch nicht die aus den Standard- oder Betriebseinstellungen, und es erfolgt keine Rechnungsstellung.
JA: Wenn Sie Ja wählen, müssen Sie die Abweichung auf dieselbe Weise einstellen, wie zuvor beschrieben. Diese Einstellungen haben immer Vorrang vor den Standard- und Abweichungsabrechnungseinstellungen für Betriebe.
In diesem Feld können Sie auswählen, ob Sie die Rechnungsstellungsregeln standardmäßig oder für einen bestimmten Paritätischen Kommission festlegen wollen.
In diesem Feld müssen Sie einen Artikel für diese Shift-Funktion auswählen, der von Ihnen selbst oder von Ihrem Rechnungspartner erstellt wurde.
In diesen Feldern legen Sie die Regeln für die Arbeitsstunden fest.
In diesen Feldern definieren Sie die Regeln für Reisekosten.
Hier legen Sie pro Shift-Funktion fest, ob Sie die Kosten für eine externe Anfrage in die Rechnung aufnehmen möchten oder nicht.
Logik der Rechnungsstellungsregeln
In den vorangegangenen Kapiteln haben wir Ihnen gezeigt, wo Sie Regeln für die Rechnungsstellung einrichten können, aber wie arbeiten diese Regeln zusammen und welche Logik wird angewendet?
Wir listen dies noch einmal für Sie auf:
Zunächst überprüft CrewPlanner, ob ein Preis für eine Standort-Shift-Funktion vorhanden ist oder ob ein anderer Stundenpreis für eine Shift-Funktionen, der im Tab FINANZEN der Standortblatt eingegeben wurde, für die Rechnungsstellung gilt.
Dann, falls vorhanden, gilt der Preis einer SHIFT-FUNKTION des Betriebs oder ein anderer Stundenpreis für eine allgemeine SHIFT-FUNKTION, der im Tab FINANZEN der Betriebsdatei eingegeben wurde, für die Rechnungsstellung.
Als nächstes prüft CrewPlanner, welche Rechnungsstellungsregeln für die allgemeinen SHIFT-FUNKTIONEN festgelegt wurden, und wendet diese an.
Anschließend prüfen wir, welche Rechnungsstellungsregeln im Tab RECHNUNGSSTELLUNG in der Betriebsdatei festgelegt wurden.
Wenn keine der oben genannten Einstellungen zutrifft, gelten die allgemeinen Rechnungsstellungsregeln, wie sie auf der Seite RECHNUNGSSTELLUNG unter EINSTELLUNGEN eingerichtet wurden. Zunächst prüfen wir jedoch, ob für ein bestimmtes Paritair Comité andere Regeln festgelegt wurden.
Schließlich gelten die allgemeinen Rechnungsstellungsregeln, wenn keine anderen Einstellungen vorhanden sind.
Eine gute Verbindung sicherstellen
Wie bereits erwähnt, können Sie das Rechnungsstellungs-Modul verwenden, um eine Verbindung mit einem Rechnungspartner herzustellen, um Ihre Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Damit dieser Link richtig funktioniert, sind korrekte Verknüpfungen und Einstellungen der verschiedenen Komponenten in CrewPlanner entscheidend.
Nachdem Ihr Kontomanager die Verknüpfung mit Ihrem Rechnungsstellungspartner aktiviert hat, finden Sie diese auf dem Tab INTEGRATIONEN in den EINSTELLUNGEN in der Menüleiste. Hier können Sie in Absprache mit Ihrem Rechnungsstellungspartner Ihre allgemeinen Einstellungen optimieren.
Betriebe verknüpfen
Sobald Ihre Verknüpfung aktiv ist, haben Sie im betriebsblatt einen zusätzlichen Tab mit dem Namen Ihres Rechnungsstellungspartner. Hier wird der Betrieb aus der Datei Ihres Rechnungsstellungspartner angezeigt, mit dem dieser Betrieb in CrewPlanner verknüpft ist.
Je nach Ihrem Rechnungsstellungspartner können die Informationen auf diesem Tab unterschiedlich sein. Für alle Partner gilt jedoch, dass CrewPlanner den Betrieb automatisch mit dem ersten Betrieb mit derselben Umsatzsteuernummer aus der Datei Ihres Rechnungsstellungspartner verknüpft, so dass die Informationen korrekt ausgewechselt werden können.
Sie können diese Verknüpfung jedoch auch manuell vornehmen oder ändern, indem Sie den gewünschten Betrieb aus dem Dropdown-Menü oben auswählen und auf SPEICHERN klicken. Zum Beispiel, wenn Sie Ihren Betrieb in CrewPlanner mit einem anderen Büro der entsprechenden Betriebe aus der Datei Ihres Rechnungsstellungspartner verbinden wollen.
Wenn Sie eine Verknüpfung mit Exact Online haben, werden Sie auf diesem Tab nach zusätzlichen Informationen gefragt. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel.
Die anderen Tabs RECHNUNGEN und RECHNUNGSTELLUNG werden später in diesem Artikel behandelt.
Artikel verknüpfen
Um die restlichen Rechnungsstellungsregeln so genau wie möglich einzurichten, gehen wir dazu über, Ihre Artikel zu verknüpfen. Denn es ist wichtig, dass Sie diese Grundlagen richtig einrichten, um sie in CrewPlanner optimal nutzen zu können.
Auf der Seite RECHNUNGSTELLUNG, die Sie nun unter EINSTELLUNGEN finden, wählen Sie den letzten Tab ARTIKEL.
Die Artikel, die Sie aus dem System Ihres Rechnungsstellungspartner verwenden möchten, können durch Hinzufügen eines Textes zum Code in 4 Arten unterteilt werden. Diese Arten sind Arbeitszeit, Transport, Verschiedenes und Berechenbare Regel.
Jeder Typ hat seinen eigenen Namen, den Sie dem Code hinzufügen können. Sie platzieren dann den rosa Text vor dem Codenamen in Exact Online, gefolgt von einem "-" und Ihrem Namen.
Hier sind ein paar Beispiele:
WH-Angestellter
TR-Wagen
MISC-Vermietung Walkie-Talkie
Weitere Informationen zur Verknüpfung Ihrer Positionen finden Sie in den Artikeln über Ihre Rechnungsstellungspartner. Wenn Sie sich jedoch mit der Einrichtung Ihrer Positionen im System Ihres Rechnungsstellungspartners nicht ganz sicher sind, empfehlen wir Ihnen, Ihren Buchhalter um Hilfe oder Rat zu bitten, wie Sie die nächsten Schritte in Ihrem Rechnungsstellungssystem richtig ausführen.
CrewTip! Optional können Sie auch unseren kostenpflichtigen Service nutzen, bei dem unser Rechnungsstellungsexperte dies in Absprache mit Ihrem Steuerberater komplett für Sie einrichtet.
Sie haben die Flexibilität, die Verwendung von Artikeln so umfangreich zu gestalten, wie Sie es wünschen. Es hängt alles davon ab, wie Sie diese Informationen in Ihrer analytischen Buchhaltung sehen wollen.
Nachdem Sie alles eingerichtet haben, müssen Sie CrewPlanner mit Ihrem Abrechnungspartner synchronisieren. Standardmäßig geschieht dies einmal alle 24 Stunden. Sie können aber auch MANUELL SYNCHRONISIEREN. Dies finden Sie oben auf der Seite ARTIKEL von CrewPlanner.
Exact Online-Sachkonten mit CrewPlanner verknüpfen
Nur wenn Sie über eine Integration mit Exact Online verfügen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Sachkonten mit Ihren Arbeitsstunden und Reisekosten pro Abteilung zu verknüpfen, wenn Sie dies in CrewPlanner verwenden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
Rechnungsstellung von CrewPlanner
Um eine Rechnung in CrewPlanner zu erstellen, müssen Sie zunächst die Zeiterfassung über die Seite ZEITERFASSUNG in VERWALTUNG abschließen.
CrewTip! Die Symbole, die neben den Projekten in AGENDA erscheinen, zeigen an, für welche Projekte Sie einen Konzeptrechnung in CrewPlanner erstellen können.
Sobald Sie diese Leistungen verarbeitet haben, wird CrewPlanner automatisch einen Konzeptrechnung für Ihr Projekt erstellen. Diese finden Sie auf dem Tab FAKTURIERUNG des Projekts, das Ihnen nach der Aktivierung des Rechnungsstellungs-Modul s zur Verfügung steht.
CrewTip! Bitte beachten Sie, dass Sie sich dafür entscheiden können, bestimmte Abteilungen von der Rechnung auszuschließen, was bedeutet, dass diese nicht auf der Rechnung erscheinen. Weitere Informationen finden Sie hier.
CrewTip! Dieser Tipp ist selbstverständlich, aber je sorgfältiger alle Regeln für die Rechnungsstellung und ihre Anwendung festgelegt werden, desto mehr Zeit sparen Sie bei der Erstellung Ihrer Rechnungen.
Rechnungsstellung konsultieren
Bevor Sie einen Konzeptrechnung in CrewPlanner erstellen, können Sie in diesem Stadium Abschnitte bearbeiten oder verschiedene Kosten hinzufügen. Dazu ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie diese Seite konsultieren können.
Unter den Punkten 1, 2 und 3 finden Sie die Arbeitsstunden, Transportkosten und verschiedene Kosten. Dies sind die Typen, in die Sie die Artikel, wie bereits erwähnt, unterteilen können.
Arbeitsstunden: Hier wird die Leistung der Arbeitnehmer angezeigt. Wie Sie feststellen werden, können Sie hier nichts ändern. Wenn Sie dies noch tun müssen, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen auf dem vorherigen Tab ZEITERFASSUNG vor.
Transportkosten: Es handelt sich um die Anzahl der Mitarbeiter und die Gesamtentfernung in Kilometern. Die Entfernung wird von Tür zu Tür gezählt, von der Adresse des Mitarbeiters bis zur Projektadresse, wie sie in CrewPlanner eingegeben wurde. Oder wenn Sie eine Adresse auf Abteilungsebene festgelegt haben, ersetzt diese die Mitarbeiteradresse.
Verschiedene Kosten: Wählen Sie hier den Posten aus, der der Rechnung als verschiedene Kosten hinzugefügt werden soll.
Rechnungsnummer/Bestellnummer: Falls zutreffend, können Sie hier eine eindeutige Referenz hinzufügen, die auf der Rechnung erscheinen wird.
Beschreibung: Sie richtet sich danach, was Sie bei Ihrem Rechnungsstellungspartner in das Feld Artikelbeschreibung eingegeben haben.
Menge: bezieht sich auf die Menge der zu berechnenden Arbeitsstunden.
Preis: Dieser wird durch Ihren Stundensatz pro Shift-Funktion bestimmt.
Rabatt: Falls zutreffend, können Sie einen Rabatt pro Zeile anbieten.
Zwischensumme: Gesamtbetrag, der in diesem Rechnungsabschnitt in Rechnung gestellt wird.
Regenerieren: Hier haben Sie die Möglichkeit, die Rechnungsstellungsregeln erneut zu generieren. Beachten Sie, dass alle geänderten oder hinzugefügten Rechnungsstellungsregeln gelöscht werden, wenn Sie diese Seite neu generieren. Daher wird zunächst ein Pop-up-Fenster erscheinen, in dem Sie gefragt werden, ob Sie fortfahren wollen.
Manuell abgerechnet: Wenn Sie keine Rechnung über CrewPlanner erstellt und über Ihren Rechnungsstellungspartner verschickt haben, haben Sie hier die Möglichkeit, dieses Projekt trotzdem als abgerechnet zu markieren. Dadurch wird verhindert, dass doppelte Rechnungen erstellt werden.
Nachdem Sie MANUELL ABGERECHNET ausgewählt haben, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie diese Auswahl bestätigen möchten. Ihre Rechnung wird dann als manuell abgerechnet markiert.
Sie haben jedoch weiterhin die Möglichkeit, die Rechnung erneut zu erstellen, was nützlich sein kann, wenn Sie bestimmte Rechnungsstellungsregeln geändert haben.
Speichern: Damit können Sie Ihre Änderungen einfach speichern.
Zur Rechnung hinzufügen: Dies führt Sie zur Rechnungsstellungsseite, auf der Sie dann die Konzeptrechnung erstellen können.
Eine Konzeptrechnung erstellen
Wie bereits erwähnt, wählen Sie ZUR RECHNUNG HINZUFÜGEN, um das Konzept in CrewPlanner zu erstellen. Wenn mehrere Projekte für diesen Kunden fakturierbar sind, werden Sie zunächst gefragt, welche Projekte auf der Rechnung erscheinen sollen.
In diesem Beispiel gibt es eine Reihe von abgeschlossenen Projekten für den Kunden, wir haben nur den 5. November ausgewählt, wie Sie sehen können.
Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, verwenden Sie RECHNUNG ERSTELLEN, um Ihre Konzeptrechnung in CrewPlanner zu erstellen.
Sie können noch Anpassungen vornehmen, bevor wir dieses Konzept an Ihren Rechnungsstellungspartner senden.
Sie konsultieren diese Seite wie folgt:
Hier können Sie den Status der Rechnung konsultieren.
Betrieb: der Name Ihres Kunden.
Beschreibung: Standardmäßig wird hier der Name des Projekts oder die Anzahl der in Rechnung gestellten Projekte angezeigt. Dies ist jedoch ein freies Feld, in dem Sie der Rechnung Ihre eigene Beschreibung hinzufügen können.
Referenz-/Einkaufsnummer: In diesem zusätzlichen freien Feld können Sie bei Bedarf eine Referenz hinzufügen.
Rechnungsdatum: Hier wird der Tag eingetragen, an dem die Rechnung erstellt wird.
Projektauswahl: Über diese praktische Schaltfläche können Sie die Projekte, die in Ihrer Rechnung enthalten sind, noch ändern. Das Pop-up ermöglicht es Ihnen, weitere abgeschlossene Projekte hinzuzufügen oder zu löschen.
Projektübersicht und Gesamtbetrag pro Projekt
Projektübersicht und Gesamtbetrag pro Projekt
Gesamtbetrag aller Projekte und Rechnung
Rechnung löschen: den Konzeptrechnung in CrewPlanner löschen
Spezifikation herunterladen: In Ihrem Browser öffnet sich ein neuer Tab mit einer pdf-Datei der Rechnungsspezifikation, die Sie herunterladen oder ausdrucken können. So erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Mitarbeiter die in Rechnung gestellten Stunden geleistet haben.
Speichern: Wenn Sie Änderungen an dem Konzept vorgenommen haben, sollten Sie ihn immer speichern, bevor Sie zu einer anderen Seite wechseln.
Prozess oder Senden an Ihren Rechnungsstellungspartner: Wenn alle Daten in Ordnung sind, prozessieren oder senden Sie Ihr Konzept an Ihren Rechnungsstellungspartner.
Am unteren Rand sehen Sie einen Zeitstempel, der angibt, wer das Konzept wann erstellt hat.
Wenn Sie unten SENDEN AN RECHNUNGSSTELLUNGSPARTNER ausgewählt haben, erscheint oben auf der Seite ein grüner Balken, der Sie darüber informiert, dass die Konzeptrechnung korrekt gesendet wurde. Außerdem sehen Sie einige zusätzliche Felder ohne Inhalt, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. Diese werden erst automatisch ausgefüllt, nachdem die Rechnung erstellt wurde. Der Status am oberen Rand wurde ebenfalls auf Konzept in Rechnungstellungspartner geändert.
Außerdem gibt es unten auf der Seite drei neue Aktionsmöglichkeiten: AN KUNDEN SENDEN, ÖFFNEN SIE IN RECHNUNGSSTELLUNGSPARTNER und schließlich KREDITRECHNUNG ERSTELLEN. Mehr dazu in Kürze.
Eine Rechnung erstellen
Mit zwei der drei neuen Aktionen, die Sie soeben kennen gelernt haben, können Sie eine Rechnung aus CrewPlanner bei Ihrem Rechnungsstellungspartner erstellen.
Sie können dies direkt aus CrewPlanner über AN KUNDEN SENDEN machen. Die Rechnung wird dann bei Ihrem Rechnungsstellungspartner erstellt und sofort an die auf dem Betriebsblatt eingerichtete E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.
Nachdem Sie die Rechnung an den Kunden gesendet haben, sehen Sie oben wieder einen grünen Balken, der anzeigt, dass die Rechnung korrekt an den Kunden gesendet wurde. In der Zwischenzeit sind die zusätzlichen Felder ausgefüllt worden, und der Status auf der rechten Seite hat sich auf den Zahlungsstatus dieser Rechnung geändert, nämlich Öffnen.
CrewTip! Der Zahlungsstatus wird aus der Umgebung Ihres Rechnungsstellungspartners gelesen. Sie können die Synchronisierung manuell auf der allgemeinen Seite RECHNUNGSSTELLUNG in VERWALTUNG vornehmen oder über den Tab RECHNUNGEN des Betriebsblatts. Mehr dazu im Kapitel Rechnungen konsultieren.
Die zweite Möglichkeit, eine Rechnung über CrewPlanner zu erstellen, ist über ÖFFNEN SIE IN RECHNUNGSSTELLUNGSPARTNER. Sie werden dann direkt zur Rechnung in Ihrer Rechnungsstellungspartnerumgebung weitergeleitet, wo Sie die Rechnung erstellen und an den Kunden senden können.
Eine Kreditrechnung erstellen
Um eine Kreditrechnung für eine Rechnung zu erstellen, wählen Sie unten auf der Seite KREDITRECHNUNG ERSTELLEN. Sie werden dann direkt zur Rechnung bei Ihrem Rechnungsstellungspartner weitergeleitet, wo Sie die Kreditrechnung erstellen.
Rechnungen konsultieren
Wie bereits erwähnt, können Sie Ihren Rechnungskonzept für ein Projekt über den Tab RECHNUNGSSTELLUNG in einem Projekt einsehen, aber es gibt noch zwei weitere Stellen, an denen Sie eine Übersicht über die Rechnungen finden können: auf der Seite Rechnungsstellung und im Betriebsblatt.
Die Seite RECHNUNGSSTELLUNG in VERWALTUNG gibt Ihnen einen Überblick über alle Rechnungen in CrewPlanner.
Sie werden feststellen, dass wir diese Seite in 4 Teile unterteilen können:
Aktionen
Übersicht Rechnungen
Suchfunktion
Filter
Aktionen
Auf der Seite für die Rechnungsstellung können Sie einige weitere praktische Aktionen ausführen:
Rechnung erstellen: Damit können Sie von dieser Seite aus eine Rechnung erstellen. Wenn Sie diese Option wählen, werden Sie aufgefordert, den Betrieb zu wählen, für den Sie die Rechnung erstellen möchten. Im Dropdown-Menü werden alle Betriebe angezeigt, für die Sie Rechnungskonzepte erstellen können, sowie die Anzahl der Projekte. Danach gelangen Sie auf den gewohnten Bildschirm, auf dem Sie die erforderlichen Projekte zu Ihrer Rechnung hinzufügen und, nachdem Sie RECHNUNG ERSTELLEN gewählt haben, einen Rechnungskonzept erstellen, wie zuvor beschrieben.
Bereit zur Rechnung: Mit dieser praktischen Funktion werden Sie auf die Seite AGENDA weitergeleitet, wo im Filter Status automatisch Bereit zur Rechnung markiert wurde. Beachten Sie, dass Sie den angezeigten Zeitraum über den Kalender anpassen können.
Manuell synchronisieren: Wie bereits erwähnt, haben Sie hier die Möglichkeit, den Status Ihrer Rechnungen in CrewPlanner manuell mit denen Ihres Rechnungspartners zu synchronisieren. Andernfalls wird der Status Ihrer Rechnungen einmal alle 24 Stunden automatisch synchronisiert.
Übersicht Rechnungen
In dieser Übersicht werden die Rechnungen nach den von Ihnen gewählten Filtern angezeigt.
Welche Informationen werden angezeigt:
Betrieb: der Name des Kunden, für den die Rechnung erstellt wurde
Beschreibung: hier wird der Name des Projekts oder die Anzahl der Projekte aus der Rechnung angezeigt, es sei denn, Sie haben diese Beschreibung geändert.
Rechnungsnummer: Nachdem eine Rechnung an den Kunden gesendet wurde, erhält sie eine Rechnungsnummer.
Rechnungsdatum: das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
Ablaufdatum: das Ablaufdatum der Rechnung.
Gesamt exkl. MwSt.: der Gesamtbetrag der Rechnung ohne MwSt.
Status: der Status der Erstellung oder Zahlung der Rechnung.
Rechnungskonzept bearbeiten: Verwenden Sie das Bleistiftsymbol, um das Rechnungskonzept in CrewPlanner zu öffnen und Änderungen durchzuführen.
Rechnung einsehen: Sobald ein Konzept beim Rechnungsstellungspartner erstellt wurde, können Sie es über das Augensymbol einsehen.
PDF herunterladen: Sobald die Rechnung erstellt und versandt wurde, können Sie ein PDF-Dokument davon öffnen.
Suchfunktion
Mit der Suchfunktion können Sie schnell nach einer bestimmten Rechnung suchen, indem Sie z.B. die Rechnungsnummer oder den Betrieb eingeben und das Lupensymbol auswählen.
Filter
Wählen Sie das Trichtersymbol rechts neben der Suchfunktion, um die Filter auszublenden oder sichtbar zu machen.
Auf dieser Seite haben Sie außerdem 4 Filteroptionen:
Status: Damit können Sie nur die Rechnungen in der Übersicht anzeigen, die einen bestimmten Status haben.
Datumsbereich: Mit diesem Filter zeigen Sie nur die Rechnungen an, die in einen bestimmten Datumsbereich fallen. Sie haben die üblichen Optionen für diesen Filter oder wählen selbst einen Zeitraum aus.
Betriebe: wie Sie sich denken können, können Sie hier einen oder mehrere Betriebe auswählen, für die Sie die Rechnungen anzeigen möchten, indem Sie sie ankreuzen.
Hat Gesamtbetragsdifferenz (nur in Verbindung mit einem Rechnungsstellungspartner): Durch nachträgliche Änderungen stimmt der Gesamtbetrag einer Rechnung in Crewplanner möglicherweise nicht mehr mit dem in Rechnung gestellten Betrag überein. Mit Hilfe dieses Auswahlfeldes können Sie diese Rechnungen schnell auffinden.
In dem Betriebsblatt haben Sie jetzt aber auch den Tab RECHNUNGEN, der Ihnen einen schnellen Überblick über alle Rechnungen für diesen Betrieb gibt.
Hier finden Sie in der Rechnungsübersicht dieselben Informationen wie auf der Seite mit den allgemeinen Rechnungen, und Sie können auch Rechnungskonzepte in CrewPlanner bearbeiten, Rechnungen einsehen oder eine pdf-Datei öffnen.
Oben auf der Seite können Sie auch Ihren Rechnungsstatus noch einmal MANUELL SYNCHRONISIEREN.
Hoffentlich haben wir Ihnen mit diesem Artikel geholfen!
Wenn Sie noch Fragen haben, werfen Sie zunächst einen Blick in unsere Crew Academy. Hier finden Sie vielleicht die Antwort in einem unserer Artikel.